5 Tipps: Digitales Onboarding erfolgreich aufsetzen

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Digitales Onboarding ist keineswegs eine Notlösung. Svenja Rausch von JobTeaser erläutert, wie Sie neue Teammitglieder virtuell oder hybrid erfolgreich an Bord holen.

Die Digitalisierung ist in vollem Gange, gerade mit der Gen Z – jener jüngsten Generation von Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmer, die schon bald den Großteil der Belegschaften stellt. Für Unternehmen, die sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren wollen, ist es deshalb wichtig, die digital basierten Gepflogenheiten der jungen Talente zu kennen und ihnen gerecht zu werden. Wie beim Recruiting, kommt es auch im Onboarding darauf an, bestehende Vorgehensweisen zu modernisieren und, wo möglich, zu digitalisieren.

Ziel muss sein, das während der Recruiting-Phase gewonnene Vertrauen neuer Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter zu bestätigen und weiter zu bestärken. Es braucht es ein strukturiertes Vorgehen, das den reibungslosen Einstieg ermöglicht, mit der Unternehmenskultur vertraut macht und dabei unterstützt, zeitnah produktiv zu werden. Die folgenden fünf Tipps können helfen.

Tipp 1: Vor dem Onboarding kommt das Pre-Boarding

Ein dem Arbeitsbeginn vorangehendes Pre-Boarding stimmt neue Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter so ein, dass sie quasi direkt loslegen können, weil sie bereits in Ansätzen mit dem Unternehmen und dem Team vertraut sind. Dies lässt sich gut organisieren, indem Sie neue Kolleginnen / Kollegen und Teile der bestehenden Belegschaft schon vorab miteinander bekannt machen und als „Buddies“ in einem Mentoring-Programm verknüpfen.

Gehen Sie mit neuen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter durch, was sie erwarten wird und stellen Sie sicher, dass auch in technischer Hinsicht alles funktioniert und die benötigte Ausstattung bei Bedarf auch für das Homeoffice vorliegt. Entgegen häufiger Annahmen erwartet die Gen Z dabei übrigens nicht die allerneueste Hardware. Unser aktuelles Karrierebarometer zeigt, dass selbst Heimarbeitbefürworterinnen / -Befüworter eher Wert auf eine solide Basisausstattung mit Laptop, Headset und vielleicht noch eigenem Monitor legen.

Tipp 2: Soziale Interaktion im Team fördern

Auch auf persönlicher Ebene ist es wichtig, dass die bestehende Belegschaft und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter näher zusammenrücken, insbesondere, wenn man sich zeitweise nur digital begegnet. Die Pandemie hat gezeigt, dass Remote Work nicht nur Vorteile bietet, sondern auch negative Emotionen hervorrufen kann, wenn der zwischenmenschliche Austausch fehlt.

Um dem erfolgreich entgegenzuwirken, empfiehlt sich, ein Chat-Tool wie zum Beispiel Slack oder SID [https://www.gruender.de/software-tools/slack-alternativen-team-messenger/#2-sid] zu etablieren und damit die gewohnt kurzen Wege des Office nachzubilden oder zwischen den Homeoffices den täglichen „Austausch am Wasserspender“ zu ermöglichen.

Tipp 3: Role Models für die persönliche Karriere

Zwei Drittel der Befragten des Karrierebarometers gaben an, innerhalb der nächsten fünf bis zehn Jahre in Führungsverantwortung gehen zu wollen. Wie kann das gelingen, wenn die persönliche Nähe zum Team bei der hybriden Arbeit nicht immer gegeben ist? Die Antwort liegt in Vertrauen und Mentoring.

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Machen Sie neue Kolleginnen / Kollegen mit ihren Teammitgliedern und Vorgesetzten bekannt. Sorgen Sie für regelmäßigen Austausch und ein vertrauensvolles transparentes Feedback. Lassen Sie die Young Talents wissen, welchen Beitrag sie zur Unternehmensentwicklung und zum Erreichen von Zielen leisten und kommunizieren Sie dies. Lassen Sie Ihre Führungskräfte die Aufstiegsprozesse schildern und machen Sie klar, was von den Nachwuchsführungskräften dafür erwartet wird. Das motiviert.

Tipp 4: Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten

Aufgewachsen mit allen Selbstverständlichkeiten des Internets und der digitalen Kommunikation, wissen die Digital Natives der Gen Z genau, wie sie an benötigte Informationen kommen. Anders als bei vorherigen Generationen, gehört „lebenslanges Lernen“ für sie einfach dazu. Sie verlangen nach Input, wollen sich Wissen und neue Skills aneignen.

Fördern Sie dies, indem Sie hybride Weiterbildungsmöglichkeiten oder E-Learning-Optionen anbieten, wenn es neuen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern noch an bestimmten technischen Skills fehlt. Einige Plattformen ermöglichen auch virtuelle Formate wie das Lernen in Klassenverbänden. Damit fördern Sie nicht nur fachliche Kompetenzen, sondern auch den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl Ihres Teams.

Tipp 5: Evaluation von Prozessen

Haben Sie bereits Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter erfolgreich integriert und wollen Sie dies regelmäßig wiederholen, sollten Sie durchaus über eine Automatisierung des digitalen Onboarding-Prozesses nachdenken. So sparen Sie langfristig Ressourcen und gewährleisten zugleich, dass nichts in Vergessenheit gerät. Beachten Sie aber, dass digitales Onboarding von steter Optimierung lebt – sowohl um neue Inhalte zu integrieren, als auch, um Ideen und Kritik der neuen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter einzuarbeiten. Evaluieren Sie deshalb regelmäßig Ihre Onboarding-Maßnahmen.

Fazit: Willkommen an Bord, liebe Gen Z

Ein strukturiertes Onboarding ist elementar für die künftige Zusammenarbeit. Es stellt sicher, dass neue Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter ihr Potenzial voll ausschöpfen und zum gemeinsamen Erfolg beitragen können. Die digitale Variante ist dabei keineswegs eine Notlösung. Digitales Onboarding bietet Vorteile, die mindestens als Ergänzung zum physischen Onboarding punkten. Angefangen beim Vorteil, Beteiligte von verschiedenen, teils weit auseinander liegenden Standorten ohne Reisezeit- und -kostenaufwände zusammenzubringen, über die zeitliche Unabhängigkeit bis zur Sicherstellung gemeinsamer verbindlicher Prozesse.

Der Aufwand dafür hält sich übrigens in Grenzen, denn in erster Linie braucht es ein strukturiertes Vorgehen, um wichtige initiale Erfahrungen auch virtuell oder hybrid zu ermöglichen. Gleiches gilt für die Kosten, weil auch Unternehmen mit überschaubarem Budget auf vorhandene Methoden und Tools für ein digitales Onboarding zugreifen können. Und selbst diese anfängliche Investition kann sich rasch amortisieren, wenn das erfolgreiche Onboarding die Fluktuation neuer Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter und deren Folgekosten reduziert.

Überhaupt ist die wirtschaftliche Relevanz des digitalen Onboardings nicht zu unterschätzen, weil es die Bindung neuer, digital tickender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das Unternehmen stärkt und außerdem den Zusammenhalt und die Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft verbessert. Darauf zu verzichten, wäre fatal.

Lesen Sie auch die folgenden Beiträge von Svenja Rausch:

Svenja Rausch verantwortet als Head of Marketing den gesamten deutschsprachigen Markenauftritt von JobTeaser, der führenden Recruiting-Plattform für Studierende und junge Absolvent*innen in Europa. Zuvor war sie für das digitale und internationale Marketing der Universität zu Köln zuständig. Foto: © Fabian Stürz

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