Chancen schaffen: Personalprozesse erfolgreich optimieren

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Es ist für HR gar nicht so leicht, sich aus der Verwaltungsfalle zu befreien. Melina Garber, Talent Operations Lead bei Personio, beschreibt, wie HRler sich durch automatisierte Personalprozesse Freiräume erarbeiten können, um die Potenziale der Mitarbeitenden zu entfalten.

Strategische Aufgaben und Projekte, die die interne Motivation, Mitarbeiterbindung und letztlich auch den Umsatz fördern, sind wichtig für den unternehmerischen Erfolg. Jedoch fehlt Personalentscheiderinnen / -Entscheider oftmals die Zeit dafür, da sie zu sehr mit administrativen Aufgaben beschäftigt sind. Doch es ist gar nicht so leicht, sich aus der Verwaltungsfalle zu befreien. Gerade in Zeiten, in denen Unternehmen auf Krisenmodus schalten, da ihnen die wirtschaftlich instabile Lage augenscheinlich keine andere Wahl lässt, als Stellen abzubauen, operative Kosten zu minimieren und Investitionen einzustellen. Doch die Lösung ist eine andere.

Sicherlich ist blinder Aktionismus im Sinne erhöhter Ausgaben und Investitionen nach dem Gießkannenprinzip ebenso wenig zielführend. Vielmehr sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, langfristig zu denken und Wege zu finden, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern und somit die operativen Kosten permanent zu senken, statt Mitarbeitende zu entlassen. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass Rezessionen in der Regel von kurzer Dauer sind und ihnen lange Phasen des Wachstums folgen. Unternehmen, die weiterhin richtig investieren, sind in der Lage, die Rezession schneller hinter sich zu lassen.

Was bedeutet das für HR?

Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat gezeigt, welch entscheidenden Einfluss optimal strukturierte Personalprozesse auf die operative Effizienz und die Produktivität eines Unternehmens haben. Wer ständig zwischen Anwendungen hin- und herwechseln muss und danach strauchelt, sich wieder in den Arbeitsfluss einzufinden, verliert wertvolle Zeit. Diese unnötigen Verzögerungen können letztlich Chancen für das Unternehmen kosten. Die vergangenen zwei Jahre haben dieses Problem nochmals verstärkt, denn die Anzahl genutzter Tools und Applikationen hat sich seither drastisch erhöht.

Studien haben gezeigt, dass jede unfreiwillige Verzögerung, wie beispielsweise der Wechsel zwischen Anwendungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr als 47 Minuten kostet. So werden einfache Aufgaben, wie das Stellen eines Urlaubsantrags oder das Unterschreiben von Dokumenten zu echten Produktivitätskillern, wenn man diese mit vielen unterschiedlichen Applikationen erledigen muss.

Auch wenn es darum geht, ein Angebot auszuarbeiten oder einen Vertrag zu unterzeichnen, können träge Prozesse ein Unternehmen ausbremsen. Da hier mehrere Personen beteiligt sind, fehlt die Zeit, die jene für manuelle Arbeiten aufbringen müssen, bei wichtigeren Themen wie Strategieentwicklung, Verkauf oder Kundenbetreuung. Diese internen und externen Verzögerungen können sich negativ auf das Wachstum, die Innovationskraft und die Weiterentwicklung einer Organisation auswirken.

Die Automatisierung von Personalprozessen unterstützt dabei, Verzögerungen über Anwendungen und Teams hinweg zu beseitigen, sodass sich die Personalabteilung wieder darauf konzentrieren kann, die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern und ihre Potenziale zu entfalten.

Workflow-Automatisierung als Weg aus der Krise und Schlüssel zum Erfolg

Selbst wenn die Dinge im Unternehmen (heute noch) gut laufen, sollten Unternehmen die nötigen Strukturen schaffen und Prozesse implementieren, um die gebotenen Chancen bestmöglich für sich nutzen zu können und sich so einen Wettbewerbsvorsprung zu verschaffen. Workflow-Automatisierung unterstützt HR-Teams bei der Optimierung von Personalprozessen, die sich über die ganze Organisation erstrecken und damit über die Grenzen einzelner Personalabteilungen hinausgehen. Sie verändert daher auch die Art und Weise, wie Menschen arbeiten – indem sie dafür sorgt, dass Applikationen und Mitarbeitende miteinander kommunizieren.

Eine Neuausrichtung ist in diesen unwägbaren Zeiten längst überfällig. Dezentrale Arbeitsmodelle sind heute nicht mehr wegzudenken, was zur Folge hat, dass insbesondere Themen wie Onboarding, Provisioning und Performance Management überdacht werden sollten. Personalprozesse müssen in der Lage sein, sowohl die Mitarbeitenden als auch die Organisation erfolgreich zu machen. Sie müssen reibungslos laufen, Verzögerungen reduzieren und die Arbeit erleichtern, die notwendig ist, um Wachstum zu ermöglichen. Ein massives Problem für viele Organisationen ist fragmentierte Aufmerksamkeit – und die bleibt vielerorts unbemerkt. Jedoch summieren sich kleine Verzögerungen und lassen die Produktivität einbrechen.

Verzögerungen beseitigen, Prozesse beschleunigen

Fragmentierte Arbeitsprozesse bremsen aus. Gleichzeitig setzt die Forderung nach einem immer schnelleren Tempo HR-Teams unter Druck. Sind Prozesse nicht digitalisiert und müssen MitarbeiterInnen stets zwischen Anwendungen hin und her wechseln, erhöht sich die Frustration und ebenso die Fehleranfälligkeit – ganz zu schweigen davon, dass wertvolles Potenzial vergeudet wird.

Da Prozesse tool- und teamübergreifend ablaufen, gilt es, Möglichkeiten zu finden, um die unterschiedlichen Abläufe miteinander zu verbinden. Genau hier setzt die Workflow-Automatisierung an. Manuelle Prozesse werden in automatisierte Workflows umgewandelt, die toolübergreifend ablaufen. Das Resultat: Verzögerungen werden minimiert und alle Beteiligten auf den gleichen Stand gebracht, um das Business voranzutreiben.

Ein Klick reicht aus, um die Prozesse über Anwendungen und Teams hinweg zum Fließen zu bringen: Zum Beispiel bei Einstellungen und bei der Verwaltung und Entwicklung von Mitarbeitenden ab dem ersten Arbeitstag. So könnte beispielsweise das Equipment neuer MitarbeiterInnen mit einem Klick organisiert werden oder ihnen der Zugriff auf Applikationen gewährt werden, ohne dass sie sich dafür mit einem IT-Verantwortlichen in Verbindung setzen müssten.

Enge Integrationen zwischen einzelnen Anwendungen ermöglichen Team-Mitgliedern die Erledigung ihrer Aufgaben direkt in den Anwendungen, die sie ohnehin täglich nutzen. Sind also Applikationen und Teams miteinander verknüpft und Personalprozesse automatisiert, sparen alle Beteiligten wertvolle Zeit. Obendrein können Verzögerungen bei Aufgaben, die über den Unternehmenserfolg entscheiden, verhindert werden.

Laufen diese Prozesse reibungslos ab, hat die Personalabteilung Zeit und Möglichkeit, sich auf die Steigerung der Produktivität der Mitarbeitenden zu konzentrieren.

Das sind die Vorteile:

  • Höhere Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Minimale Verzögerungen, dafür maximale Produktivität – für reibungslose Prozesse über Teams und Tools hinweg.
  • Lockstep Security: Höhere Qualität der Datenverarbeitung – für fundierte Entscheidungen und weniger Sicherheitsrisiken.
  • Einfache Skalierbarkeit: Skalierbare Workflows, die sich an Unternehmen und BenutzerInnen anpassen lassen.

Folgende Faktoren sind bei der Wahl einer passenden Lösung entscheidend:

  • HR-spezifisch: Unternehmen benötigen eine maßgeschneiderte Lösung, die ein tiefes Verständnis für Personalprozesse und -daten mitbringt, und eine Automatisierungslösung, die so konfiguriert werden kann, dass sie den individuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
  • Toolübergreifend: Personalprozesse laufen nicht nur in der HR-Abteilung ab. Umso wichtiger ist es, dass die Workflow-Automatisierung es Personalabteilungen ermöglicht, über sich selbst hinauszuwachsen und ihnen tool- und abteilungsübergreifende Workflows erleichtert.
  • Auf KMU-Bedürfnisse ausgelegt: Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine skalierbare, erschwingliche und nutzerfreundliche Workflow-Automatisierung, die sich ihren individuellen Bedürfnissen anpasst.

Fazit

Die HR-Teams brauchen Zeit, sich auf strategische Initiativen und Aufgaben zu konzentrieren. Nur so können sie die Organisation wirklich voranbringen und sie in ihrem Wachstum unterstützen. Doch all dies gelingt nur dann, wenn Personalprozesse im ganzen Unternehmen automatisiert ablaufen.

Denn dann erhöht sich die Unternehmensgeschwindigkeit, sodass reibungslose Prozesse und optimale Workflows entstehen, die es Unternehmen erlauben, schneller und qualitativ besser zu arbeiten. Personalprozesse lassen sich dann einfacher gestalten, die HR-Teams können diese nachverfolgen, anpassen, optimieren und daraus lernen.

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Melina Garber ist Talent Operations Lead bei Personio, Anbieter einer All-in-one HR-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. In dieser Funktion unterstützt sie mit ihrem Team die Recruiting-Kolleginnen und -Kollegen von Personio dabei, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Garber war zuvor selbst Recruiterin bei der Boston Consulting Group und BMW. Foto: ©Personio

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