HR-Prozesse standardisieren und optimieren

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Sabina Molka von DocuWare gibt Einblicke in die Digitalisierung in HR und beschreibt, welche Vorteile standardisierte HR-Prozesse mit sich bringen.

Die Arbeitswelt steckt mitten in einem großen Wandel. Personalabteilungen haben alle Hände voll zu tun – neben neuen Arbeitsmodellen, der umfangreicheren Nachweispflicht und dem Fachkräftemangel, haben sich die Erwartungen der Angestellten an die Arbeitgeber ebenfalls verändert. Noch nie waren „Benefits“ bei der Unternehmenswahl so entscheidend wie aktuell. Ob Homeoffice-Angebote, Team-Events, oder ein großes Weiterbildungsangebot – der organisatorische und administrative Aufwand steigt für HR-Abteilungen stetig. Aus diesem Grund wird es immer wichtiger, in Tools und Software zu investieren, die Personalprozesse beschleunigen und automatisieren sowie administrative Aufwendungen reduzieren.

Digitale Transformation im Mittelstand

Die große Mehrheit der Unternehmen in Deutschland geht die Digitalisierung inzwischen strategisch an, wie der Digitalverband Bitkom Anfang 2022 nach einer repräsentativen Umfrage unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland bestätigte.

Nur 16 Prozent haben demnach noch keine Digitalisierungsstrategie. Vor zwei Jahren lag dieser Anteil mit 26 Prozent deutlich höher. Dabei setzt jedes zweite Unternehmen auf Strategien in einzelnen Geschäftsbereichen, jedes dritte hat sogar schon eine zentrale Strategie für das gesamte Unternehmen. Digitalisierung ist also ein bekanntes Thema in den Unternehmen.

Dennoch wird vielerorts, insbesondere im Mittelstand, wo es häufig an entsprechenden Ressourcen mangelt, das Potenzial der Digitalisierung im HR-Bereich nicht richtig erkannt – obwohl dieser neben der Buchhaltung ein ganz heißer Kandidat für Digitalisierungsmaßnahmen ist. Denn es sind dort nicht nur viele Dokumente und Prozesse hochgradig standardisiert, sondern sind die verarbeiteten Informationen dazu auch noch sehr sensibel. Vorkonfigurierte Lösungen können, wie eine Studie von Nucleus aus 2021 zeigt, innerhalb weniger Tage und meist mit wenig oder sogar ohne Unterstützung der IT-Abteilungen installiert und in das bestehende Software-Netzwerk integriert werden.

Workflows automatisieren

Um neue Kompetenzen zu erlernen und den veränderten Aufgabenbereichen gerecht zu werden, benötigen HR-Abteilungen Zeitressourcen. Prozessoptimierende Lösungen setzen genau hier an: Software automatisieren Workflows und ermöglichen eine digitale Verwaltung von Dokumenten. Mehr oder weniger alle Aufgabenbereiche von HR-Abteilungen können von einer intelligenten und flexibel gestalteten Software übernommen beziehungsweise von ihr zumindest unterstützt werden.

So können u. A. Personalakten schnell und sicher eingepflegt, gesucht und aktualisiert sowie Urlaubsanträge online gestellt und freigegeben werden. Manuelle Fehler werden reduziert und die administrative Abwicklung, unter Einbehaltung entsprechender Sicherheits- und Compliance-Standards, beschleunigt. Gleichzeitig bleiben alle Prozesse transparent – mit der Steuerung von Zugriffsrechten ist die gesamte Abteilung über Bearbeitungsstände informiert, kann letzte Bearbeitungen von Dokumenten nachverfolgen und von überall aus darauf zugreifen. Das Ergebnis: effizientes Arbeiten von überall aus und mehr Zeit für neue Themen.

Recruiting profitiert von automatisierten Abläufen

Unser Aufgabenbereich hat sich in den vergangenen Jahren sehr stark gewandelt. Nicht nur durch die Pandemie. Für den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen bleibt dank automatisierter Prozesse noch mehr Zeit, denn selten war so viel persönlicher Kontakt und Austausch gefragt. Mithilfe entsprechender Tools können wir nicht nur mit jedem von überall aus in Kontakt treten, dadurch haben wir dank der richtigen Software auch deutlich mehr Zeit hierfür.

Viele Unternehmen sind zusätzlich vom Fachkräftemangel betroffen. Qualifizierte Talente zu finden, wird immer schwieriger. Wenn wir also eine(n) Kandidatin / Kandidaten finden, müssen wir schnell handeln, um ihn einzustellen. Mit den richtigen technischen Hilfsmitteln lassen sich viele Schritte automatisieren, sodass wir uns auf den Bewerber konzentrieren können und nicht auf den Papierkram.

Der Fachkräftemangel beschäftigt viele Unternehmen. Recruiting ist aktuell ein Wettlauf gegen die Zeit: ist ein Unternehmen nicht schnell genug, werden passende Kandidatinnen und Kandidaten vorher gegebenenfalls von konkurrierenden Unternehmen eingestellt. Entsprechende Software können auch hier Abhilfe schaffen. Sie sorgen dafür, dass der Recruiting-Prozess, vom Vorstellungsgespräch bis zum Versand eines Angebots, besonders schnell und effizient abläuft. Das erweckt nicht nur einen guten ersten Eindruck bei den Bewerberinnen und Bewerbern, sondern erhöht auch die Chancen, erfolgreich neue Fachkräfte und Talente zu gewinnen.

Unternehmen ist es empfohlen, auch weiterhin ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, zentralisieren und organisieren, um auf dem Markt mithalten zu können. Ist die Personalabteilung mit den richtigen Instrumenten ausgestattet und wird zusätzlich gut geführt, profitieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon. Und das ist letztendlich immer das Ziel der Personalabteilung: die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter.

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Sabina Molka ist Director People Engagement & Development bei DocuWare. In den vergangenen Jahren sammelte sie weitreichende Erfahrungen im Recruitung, in dem Aufbau und der Förderung von Unternehmenskulturen und in der Weiterentwicklung der Führungskräfte und Mitarbeitenden.

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