5 Tipps für das digitale Onboarding

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Wie funktioniert das Einarbeiten neuer Kräfte in Zeiten von Physical Distancing? Hier kommen Tipps von Matthias Kuss, CEO der Tyme Group.

Die zweite Welle, der zweite Lockdown: Homeoffice ist für viele Unternehmen auf unbestimmte Zeit Arbeitsalltag. Viele Branchen boomen trotz Pandemie, das bedeutet Wachstum und Neuanstellungen. Was früher häufig nebenbei lief, wird jetzt zur Herausforderung – das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.

Die Digitalisierung ermöglicht in vielen Bereichen problemlos die Einarbeitung neuer Teammitglieder. Durch einen Mix auf digitalen und analogen Onboarding-Maßnahmen und Schulungen können neue Mitarbeiter nicht nur schneller, sondern auch effizienter fit gemacht werden.

Eine Multiplikation ist individuell kosten-nutzen-effizient möglich. Damit sich der Aufwand der Transformation jedoch gering hält, Workflows dynamisch bleiben und die Integration neuer Arbeitskräfte erfolgreich wird, sollten 5 einfache Regeln befolgt werden. Mit ihnen ist das Onboarding per Video-Kommunikation simpel und sicher umsetzbar.

Tipp 1: Kamera an!

Das Set-up sollte vor dem ersten Arbeitstag getestet werden. Auf Unternehmensseite müssen alle Funktionen vertraut sein. Aber auch beim Neuankömmling daheim oder im Einzelbüro muss die Technik sichergestellt werden. Eine stabile Internetverbindung ist das A und O, ein moderner Browser die Mindestvoraussetzung. Wenn ein Dienst-Notebook gestellt wird, muss alle Software vorher aktiviert werden und am wichtigsten: Es bedarf einer stabilen und von Ende-zu-Ende-verschlüsselten Kommunikationsplattform mit Video- und Chatfunktion.

Das Onboarding wird per Video deutlich besser funktionieren als per Telefon. Nur per Video können Präsentationen gehalten und Workflows am Bildschirm gezeigt werden. Zudem ist die Einarbeitung mehrerer neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich. Da in diesem Prozess aber sensible Daten, gegebenenfalls Betriebsgeheimnisse und Kundeninformationen geteilt werden, gilt es den Datenschutz sicherzustellen. Schnell greifen Unternehmen hier auf namhafte Lösungen aus den USA zu. Diese sind aber nicht DSGVO konform. Besser ist es, ein Kommunikationstool eines zertifizierten Anbieters zu wählen und damit Datenhoheit zu garantieren.

Tipp 2: Starke Mentorinnen/Mentoren etablieren

Damit neue Kolleginnen und Kollegen erfolgreich im Unternehmen ankommen und sich in noch fremde Arbeitsabläufe einfinden können, brauchen sie feste Ansprechpartner. Solche Mentoren erklären nicht nur, was man wo auf dem Server findet und welche Applikationen genutzt werden. Vielmehr soll diese Person helfen, auch mental im neuen Job anzukommen. Denn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben nur langfristig, wenn sie sich zügig als Teil des Unternehmens verstehen. Teil eines Teams zu werden, ohne gemeinsame Zeit zu verbringen, ist aber nicht leicht. Deshalb sollten Mentor und Neuankömmling so oft es geht die Möglichkeit haben, Erfahrungen auszutauschen. Was fällt noch schwer? Was läuft schon gut? Drückt der Schuh irgendwo? In der Anfangszeit sollte dafür ein täglicher fester Termin verabredet werden. Auch hier gilt: Video ist deutlich persönlicher als Telefon und hilft nicht zuletzt dank nonverbaler Kommunikation eine Beziehung zueinander aufzubauen. Dazu muss man nicht lange erklären, wie was aussieht – der Bildschirm kann einfach geteilt werden.

Tipp 3: Der Onboarding-Prozess braucht einen Fahrplan

Das Unternehmen weiß, was es von seinen Angestellten in welchem Zeitrahmen erwartet. Aber wissen diese das auch? So ein Jobwechsel bringt sehr viele Neuerungen mit sich. Manches muss sofort umgesetzt werden, anderes hat Zeit oder ist Learning-by-doing. Ein Fahrplan für die Einarbeitung verschafft den Beteiligten Überblick. Alle Themen und Aufgaben der jeweiligen Stelle werden als Stationen aufgelistet und Prioritäten vergeben. So kann das Onboarding anhand einer Checkliste Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Sind die Stationen abgehakt, ist die neue Person im Job angekommen. Entlang dieses Fahrplanes kann klar definiert werden welche Inhalte 1 zu 1, 1 zu mehreren oder auch aus dem Homeoffice oder vor Ort geschult werden. So entsteht ein effizienter Mix, der auf die individuelle Stellenbeschreibung passt.

Tipp 4: Digitale Lehrgänge anlegen

Das Zeitmanagement-Tool oder die Cloud-Software sind Themen, die jeder im Unternehmen kennen muss und die sich nicht ständig verändern. Anstatt diese Dinge per Videochat in Echtzeit zu erklären – und das jedes Mal wieder, kann man hierzu Clips drehen. So können wichtige Informationen festgehalten und die Nutzung vorgeführt werden. Auf die Filme können neue Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter immer wieder zugreifen und Ansprechpartner in Firmen sparen Zeit, die für die zwischenmenschlichen Aspekte des Onboardings gebraucht wird. Der zusätzliche Benefit: Auch Kolleginnen und Kollegen, die schon länger im Unternehmen sind, haben mal Fragen zu Anwendungen. Machen Sie die Videos allen zugänglich, indem Sie sie auf dem Server ablegen.

Tipp 5: Neuankömmlinge spielerisch ins Team integrieren

Eine neue Stelle anzutreten, heißt, Teil eines schon bestehenden Teams zu werden. Ohne dass man Zeit mit den neuen Kolleginnen und Kollegen verbringen kann, ist das eine der größten Herausforderungen des digitalen Onboardings. Herkömmliche Videokonferenzen können Small Talk an der Kaffeemaschine oder einen ungezwungenen Team-Lunch schwer ersetzen. Kennenlernspiele wie „Digital Breakout Rooms“, bei denen alle Teilnehmerinnen/Teilnehmer aufgefordert sind, etwas über sich und ihre Interessen zu erzählen, machen es neuen Mitarbeitern einfacher, sich zu integrieren. Das Team kann ebenso vorher einen Fragenkatalog erstellen und losen, wer über was spricht. So wird das Eis gebrochen. Seien Sie kreativ und nutzen Sie die Möglichkeiten die neuen Kolleginnen und Kollegen im Team Willkommen zu heißen.

Fazit: Digitales Onboarding braucht feste Zeitfenster und stabile Softwarelösungen

Ohne eine gemeinsame Kaffeemaschine und den schnellen Blick über die Schulter benötigt das Onboarding feste Strukturen. Unternehmen müssen hierfür Zeitfenster reservieren. Denn eins ist klar: Jeder Videochat kostet Zeit – während des Gesprächs und im Nachgang. Genauso wichtig ist die Software. Eine sicher verschlüsselte, dem Datenschutz entsprechende Kommunikationsplattform, die ihren Traffic über inländische Server reguliert und stabile Verbindungen gewährleistet, vereinfacht das digitale Onboarding sehr. Gerade vor dem Hintergrund, dass Homeoffice auch nach der Pandemie für viele Unternehmen berufliche Realität bleiben wird, ist die feste Implementierung eines solchen Kommunikationstools ein Schritt in die neue Realität. Auch abseits von Onboarding-Prozessen können Unternehmen hiermit sicher und praktisch intern und extern kommunizieren.

Gut geplantes und ausgeführtes Onboarding mit digitaler Unterstützung kann die Einarbeitung beschleunigen und effizienter machen, ohne die Qualität oder das Teamgefühl zu vernachlässigen. Unternehmen werden so aus den jetzt gemachten Erfahrungen auch in der Zukunft profitieren können. Denn gut eingearbeitete Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter in starken Teams sind ein klarer Wettbewerbsvorteil.

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Dr. Matthias Kuss ist CEO der Tyme Group, dem Marktplatz für digitale Videoberatung. Mit dem Ziel, einen neuen Standard für Online-Dienstleistungen zu etablieren, gründete er das Unternehmen 2016 zusammen mit Jürgen Wier. Der promovierte Physiker arbeitete bereits in den Bereichen Unternehmensentwicklung und Innovationsmanagement für The Boston Consulting Group und erlebte die Corporate-Welt bei ZEISS und der Allianz.

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