Applicant Tracking & CRM-Systeme erfolgreich einführen

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Die Einführung von Applicant Tracking- und CRM-Systemen bedeutet Einschnitte in Routinen im Unternehmen. Julia Gotor Schäffer, Bullhorn, erklärt, worauf HR achten sollte.

Die Arbeit von Personaldienstleistern hat sich im Laufe der letzten Jahre stark gewandelt. Zunehmend ist der berufliche Alltag von digitalen Tools und Systemen geprägt. Diese Digitalisierung verfolgt ein klares Ziel: Technologien sollen Mitarbeitende bei Routinetätigkeiten entlasten und Prozesse insgesamt effektiver und effizienter gestalten. Im Recruiting stehen hier besonders Applicant Tracking Systeme (ATS) oder Customer Relationship Management (CRM) Systeme auf dem Plan, denn sie bieten zahlreiche Vorteile für Personaldienstleister.

Vorausgesetzt, sie werden richtig eingesetzt, miteinander vernetzt und auch wirklich von den Mitarbeitenden genutzt. Ist das nicht der Fall, hat man es schon bald mit einem Wirrwarr aus verschiedenen Tools und Systemen zu tun, das nicht die Produktivität erhöht, sondern die Stimmung und Effizienz in den Keller fallen lässt. Um dem vorzubeugen und dafür zu sorgen, dass sich die Investition in neue Systeme am Ende auch wirklich lohnt, helfen die folgenden 5 Schritte.

1. Die richtigen Systeme wählen

Die Einführung eines neuen Tools oder Systems ist immer mit finanziellem sowie zeitlichem Aufwand verbunden. Im Vorfeld sollten sich die Verantwortlichen also intensiv mit der Frage auseinandersetzen, warum und mit welchem Ziel neue Software implementiert werden soll. Ist das einmal klar definiert, leitet sich die gesamte Implementierungsstrategie von diesem ab.

Unabhängig von den unternehmensspezifischen Zielen sollten ATS und CRM-Systeme drei grundlegende Voraussetzungen erfüllen: Sie sollten kosteneffizient, auf individuelle Bedürfnisse anpassbar und zweckmäßig sein. All dies steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit der jeweiligen Software. Nur wenn sich diese unkompliziert und ohne den Besuch unzähliger Schulungen in den Alltag der Mitarbeitenden integrieren, entsteht ein Mehrwert.

2. Einen ATS- & CRM-Implementierungsplan erarbeiten

Die Einführung eines ATS- und CRM-Systems ist keine Kleinigkeit. Es markiert einen Einschnitt in teilweise über viele Jahre etablierte Routinen im Unternehmen und dem Arbeitsleben der Mitarbeitenden. Dementsprechend sollte man bei der Einführung entlang eines klaren Plans vorgehen, der nicht nur die Faktoren Zeit und Budget, sondern vor allem die Perspektive und den Wissensstand der Mitarbeitenden einbezieht.

Neue Technologien können zu Beginn erschlagend wirken. Jeder Mitarbeitende sollte also die Möglichkeit haben, sich mit den neuen Tools und Systemen in mehreren Sessions und in seinem Tempo schrittweise vertraut zu machen. Dieser individuelle Ansatz mag kurzfristig ein höheres Maß an Ressourcen benötigen, doch wird auf diese Weise die Lernkurve der Mitarbeitenden mittel- und langfristig steil nach oben schnellen.

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3. Feedback vom Team einholen

Bei jeder Implementierung ist das Feedback von Mitarbeitenden unerlässlich, da sie es schließlich sind, die mit den neuen Systemen arbeiten müssen. Entscheidend ist hierbei, dass intern teamübergreifend und über hierarchische Grenzen hinweg offen kommuniziert werden kann. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise mit einem neuen Tool unzufrieden ist, ist das für den entsprechenden Vorgesetzten eine wichtige Information.

Andersherum müssen Führungspersonen das Gespräch mit den Mitarbeitenden auch aktiv suchen, um sich ein konkretes und realistisches Bild ihrer Arbeitswirklichkeit zu machen. Nur auf Grundlage dieses Wissens können Führungspersonen dann auch auf der Managementebene, zum Beispiel im Gespräch mit CRM oder ATS-Anbietern die Interessen ihrer Mitarbeitenden adäquat vertreten. Um es auf den Punkt zu bringen: Der Erfolg einer Implementierung hängt signifikant mit der Unternehmenskultur zusammen.

4. Messen, was wichtig ist, und fortlaufend optimieren

Neben dem individuellen Feedback der einzelnen Mitarbeitenden sind auch harte Fakten zur Evaluation des Implementierungsprozesses essenziell. Erfüllt die neue Software die gesteckten Erwartungen? Trägt sie zum Erreichen der anfangs formulierten Ziele bei? Ein gutes System stellt die zur Beantwortung dieser Fragen notwendigen Daten zur Verfügung. Dank dieser Daten werden Ergebnisse messbar und Erfolge sowie Misserfolge nachvollziehbar. Gerade in einem so dynamischen Feld wie dem Recruiting müssen sich Unternehmen stetig weiterentwickeln, um mit dem raschen Wandel mithalten zu können. Digitale Tools und Systeme können diesen Lernprozess um ein Vielfaches erleichtern.

5. Tools und Systeme miteinander verbinden

Unternehmensintern mit verschiedenen Tools und Systemen zu arbeiten, ist häufig wie in verschiedenen Sprachen zu sprechen. Man arbeitet leider zu oft aneinander vorbei. Sowohl im Laufe der Implementierung als auch in der Nachbereitung sollte man also unbedingt darauf achten, dass die Software auch miteinander verbunden ist. Nur so können digitale Tools ihr volles Potenzial entfalten und aus der Symbiose von Systemen entstehen neue Funktionalitäten.

Das ist nicht nur gut für das Budget, sondern spart auch den Mitarbeitenden wertvolle Zeit bei ihren Aufgaben. Durch eine Kombination des CRM-Systems und ihrem ATS erhalten Personaldienstleister den für sie so wichtigen Überblick über Kunden und Kandidaten. Alle Mitarbeitenden haben so Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und können effizienter arbeiten. Eine solche nahtlose Infrastruktur garantiert, dass alle die gleiche Sprache sprechen.

Selbstverständlich kann es bei jeder Implementierung eines neuen Systems zu unvorhergesehenen Komplikationen kommen, doch diese 5 Schritte sind ein guter Wegweiser, um neue digitale Systeme möglichst schnell zu integrieren und schnell sowie nachhaltig von ihnen zu profitieren.

Julia Gotor Schäffer ist Account Director, Enterprise Accounts bei Bullhorn. Sie unterstützt Personaldienstleister und Personalvermittler, ihr Geschäft zu transformieren, damit sie effizienter mit ihren Kandidaten und Kunden arbeiten können. Ihre Hauptinteressen sind die Automatisierung der Personalbeschaffung und wie sie die Arbeit von Kandidaten und Personalvermittlern vereinfachen und verbessern kann.

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