Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Was HR beim Onboarding beachten muss

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Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz kann neue Herausforderungen für HR mit sich bringen, zum Beispiel beim Onboarding. Insbesondere das Preboarding kann entscheidend sein, sagt Andreas Meya, Division Manager HR Service Solutions, Haufe Group. Seine Empfehlung: Individuelle Onboarding-Journeys gestalten.

Mit dem Inkrafttreten des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes geht die Bundesregierung einen neuen Schritt im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Ab sofort wird das Anwerben von qualifizierten Fachkräften aus Nicht-EU-Ländern durch das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) erheblich vereinfacht.

Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Neue Möglichkeiten im Recruiting

Mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz eröffnen sich für Unternehmen neue Optionen, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Ab März 2024 werden drei Wege zur Fachkräfteeinwanderung ermöglicht: Über Qualifikation, Erfahrung und Potenzial.

Personen mit einem in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschulabschluss können qualifizierten Beschäftigungen nachgehen. Zusätzlich werden Berufsabschlüsse aus nicht-europäischen Ländern akzeptiert, sofern Bewerberinnen / Bewerber mindestens zwei Jahre Berufserfahrung und eine staatlich anerkannte Ausbildung von mindestens zwei Jahren in ihrem Herkunftsland vorweisen können.

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Für den Weg über das Potenzial gibt es nun eine sogenannte Chancenkarte zur Arbeitssuche, die auf einem Punktesystem beruht. Die Auswahlkriterien umfassen unter anderem die Qualifikationen, die Deutsch- und Englischkenntnisse und die Berufserfahrung.

Die Reduzierung des bürokratischen Aufwands, der bisher eine große Hürde bei der Einstellung darstellte, verspricht eine starke Vereinfachung für HR-Abteilungen, Fachkräfte aus dem Nicht-EU-Ausland zu rekrutieren und einzustellen. Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz soll für Entlastung auf dem Arbeitsmarkt sorgen – und kann gleichzeitig neue Herausforderungen bedeuten, zum Beispiel beim Onboarding.

Aufkommende Challenges im Umgang mit ausländischen Fachkräften

Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Was HR beim Onboarding beachten muss
Envato/insta_photos

Die verstärkte Rekrutierung ausländischer Fachkräfte führt zu diverseren und heterogeneren Belegschaften. Unternehmen stehen damit vor der Aufgabe sicherzustellen, dass neue Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter aus anderen Ländern optimal integriert werden. Dies erfordert ein Umdenken und die Entwicklung gezielter Maßnahmen, welche bereits beim Onboarding der neuen Fachkräfte beginnen und vor allem die soziale Integration betreffen. Dabei geht es etwa um Unterstützung bei der Wohnungssuche, Tipps für Behördengänge oder Informationen darüber, wie im neuen Team zusammengearbeitet wird.

Intensives Onboarding ermöglicht soziale und kulturelle Integration

Ein zielgruppenspezifisches Onboarding, das die Bedürfnisse ausländischer Fachkräfte berücksichtigt, ist vor allem für zukünftige Mitarbeitende mit einem anderen kulturellen Hintergrund von großer Bedeutung. Sie stehen nicht nur vor einer neuen beruflichen Herausforderung mit neuen Prozessen und Arbeitsabläufen, sondern müssen auch mit fremden kulturellen Aspekten sowie einer neuen Sprache und Umgebung klarkommen.

In den drei Phasen des Onboardings der neuen Fachkräfte – vom Preboarding über die Orientierungsphase bis hin zur Einarbeitungs- und Integrationsphase – sollte der Fokus neben den fachlichen deshalb auch unbedingt auf den sozialen und kulturellen Komponenten liegen.
Ein strukturiertes Onboarding der neuen Fachkräfte mithilfe einer HR-Software oder einer Onboarding-App kann dabei die HR-Abteilung unterstützen, nicht nur Kosten und Zeit sparen, sondern auch Frühfluktuation vermindern.

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Das Preboarding – Eine wichtige Phase, um verfrühtes Ausscheiden direkt zu unterbinden

Foto Chatbot
Twenty20/@thanmano

Schon im allgemeinen Onboarding kommt es laut Onboarding-Studie (2023) der Haufe Group zu Frühfluktuationen. Insbesondere das Preboarding, also das Onboarding in der Zeit vor dem offiziellen Arbeitsantritt, kann dabei entscheidend sein. In der Studie wurde deutlich, dass 36 Prozent der befragten Unternehmen bereits Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag erhalten haben. Gerade Fachkräfte aus dem Ausland haben beim Onboarding noch einen spezifischeren Bedarf, welcher weit über den beruflichen Einstieg hinausgeht. Denn im Gegensatz zu lokalen Mitarbeitenden benötigen sie auch Unterstützung bei Alltagsaufgaben wie Wohnungssuche, Behördengängen, Kindergarten, Schule oder Sprachkursauswahl.

Onboarding-Apps ermöglichen es HR-Abteilungen, diese Bedürfnisse ohne großen Aufwand zu erfüllen und Antworten zu allen administrativen und organisatorischen Fragen zur Ankunft in Deutschland entsprechend den Anforderungen der neuen Mitarbeitenden zu geben. Doch auch Informationen zum Unternehmen, dessen Kultur, Prozessen und Strukturen tragen bereits in diesem frühen Stadium zur Identifikation mit dem neuen Job bei.

Eine zeitliche Staffelung, beginnend bei der Entscheidung, nach Deutschland zu gehen, bis hin zum Einstieg in den neuen Job, ermöglicht es HR, eine individuelle Onboarding-Journey zu erstellen und den Fachkräften aus dem Ausland immer genau dann die Inhalte zur Verfügung zu stellen, die sie zu dem Zeitpunkt benötigen, ohne sie von einer Flut an Information zu überwältigen.

Zusätzlich können erste Kennenlernschritte auch gut über die Vernetzung in den Social-Media-Plattformen der jeweiligen Unternehmen erfolgen. So signalisieren sie bereits virtuelle Präsenz trotz räumlicher Distanz und nehmen den ausländischen Fachkräften ein wenig die Hemmung vor dem Unbekannten. Sind die neuen Kolleginnen / Kollegen dann in Deutschland eingetroffen, ist eine Einladung zum nächsten Team-Event oder Afterwork-Veranstaltung eine gute Gelegenheit, das Team in einem informelleren Rahmen kennenzulernen.

So unterstützen ein Mix aus digitalen Tools, wie Onboarding-Apps oder -Portalen und persönlicher Kontakt die effektive Integration der ausländischen Fachkräfte und sorgen dafür, dass sie sich langfristig wohlfühlen

Transparente Kommunikation als Keytool im Verlauf des Onboardings

Foto Diverses Team im Office
Envato/nd3000

Auch in den späteren Abschnitten des Onboardings sollten nicht nur die fachlichen Aspekte im Fokus liegen. Gemeinsame Aktivitäten fördern die zwischenmenschlichen Beziehungen und ermöglichen einen Austausch über kulturelle Unterschiede sowie gegenseitige Erwartungen.

Transparente Kommunikation und eine offene beidseitige Feedbackkultur ist für alle Phasen des Onboardings und für alle Onboardees, egal welcher Nationalität, essenziell. Die neuen Fachkräfte erfahren so, was von ihnen in ihrer neuen Position erwartet wird. Auf der anderen Seite bringen die Fachkräfte aus dem Ausland nicht nur einen frischen Blick auf das Unternehmen, sondern auch andere, vielleicht sogar innovativere, Herangehensweisen und Arbeitstechniken mit.

Ein erfolgreiches Onboarding fungiert als Startschuss für eine positive Employee Journey, die für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation darstellt und die Integration fördert. Durch eine gezielte Vorbereitung, Unterstützung und Einbindung werden die neuen Fachkräfte schneller produktiv, können eigenverantwortlich Aufgaben übernehmen und tragen somit früher zum Erfolg des Unternehmens bei.

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Andreas Meya verantwortet bei der Haufe Group als „Division Manager HR Service Solutions“ das Lösungs-Portfolio mit Lösungen von HR Administration bis zu integrierten HR Service Experiences. Er beschäftigt sich, neben den Herausforderungen für Unternehmen und Personalabteilungen in der Arbeitswelt von heute und morgen, vorrangig mit den Themenfeldern Strategieentwicklung, Gotomarket, Marketing sowie dem Produkt- und Portfoliomanagement. Meya begann seine Laufbahn bei Haufe im Jahr 2001. In den letzten 20 Jahren hat er maßgeblich daran mitgewirkt, dass sich aufbauend auf den Kerngeschäften eines traditionellen Verlags, ein Anbieter smarter Digital-Lösungen mit verlässlicher HR-Expertise entwickelt hat.

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