ChatGPT in HR? Wer HR mit einem Chatbot unterstützen möchte, sollte auf einen dedizierten HR-Chatbot zurückgreifen, sagt Andreas Meya, Division Manager HR Service Solutions, Haufe Group. Denn ChatGPT bietet keine rechtssicheren Antworten.
Künstliche Intelligenz – besonders in Form von Chatbots – schlägt momentan hohe Wellen. Das vielleicht bekannteste Beispiel ist das Tool ChatGPT von Open AI. In beinahe jeder Branche wurde über das disruptive Potenzial durch ChatGPT und KI im Allgemeinen diskutiert. Das gilt natürlich auch für HR. Doch während in manchen Bereichen der Vorteil von KI-Nutzung auf der Hand liegt, gelten für HR noch einmal besondere Anforderungen.
Die HR: Vorreiter in der KI-Nutzung
Tatsächlich war das Potenzial von KI in den Personalabteilungen auch vor ChatGPT bereits länger Thema. Personalerinnen / Personaler haben notorisch mit Überlastung zu kämpfen und waren daher schon seit einiger Zeit auf der Suche nach möglichen Lösungen. Eine davon: Chatbots.
Insbesondere routinemäßige Anfragen durch die Belegschaft kann KI inzwischen schnell und vor allem rechtssicher beantworten. Bis wann muss ich meinen Resturlaub aus dem letzten Jahr genommen haben oder wo bekomme ich eine Plakette für den Firmenparkplatz? Solche Fragen müssen Personalabteilungen täglich beantworten – und sie halten die HR-Verantwortlichen davon ab, sich den Anliegen zu widmen, die eine individuelle Betreuung benötigen. Hier schafft KI Abhilfe.
(K)ein Chatbot für alle Fälle
Ein Chatbot bietet also zahlreiche Vorteile. Wird daher in Zukunft jede Personalabteilung mit ChatGPT arbeiten? Nein, denn Chatbot ist nicht gleich Chatbot. Ein Chatbot wie ChatGPT bietet keine rechtssicheren Antworten, die im Personalbereich aber zwingend nötig sind. Denn ein Chatbot, dessen Antworten Compliance-Richtlinien verletzen oder Mitarbeitende falsch informieren, verwirkt die Vorteile der KI.
Des Weiteren ist ein Chatbot wie ChatGPT nicht auf die spezifischen Anforderungen der einzelnen Unternehmen zugeschnitten. Jede Organisation hat andere Personalprozesse, die generische Chatbots nicht abbilden können. Wer die eigene HR also mit einem Chatbot unterstützen möchte, sollte auf einen dedizierten HR-Chatbot zurückgreifen. Diese liefern rechtssichere Antworten und lassen sich passgenau auf die Bedingungen der eigenen Organisation zuschneiden.
Chatbots: die Personalerinnen / Personaler der Zukunft?
Personalabteilungen der Zukunft werden also nicht einfach aus einem Link zu ChatGPT bestehen. Dass stattdessen ein dedizierter HR-Chatbot die Personalerinnen / Personaler unterstützt, ist hingegen sehr wahrscheinlich. Denn ein HR-Chatbot bietet zahlreiche Vorteile: Eine höhere Effizienz, ein höheres Service-Level für die Mitarbeitenden und ein attraktiveres Arbeitgeber-Image. Wenn ein Chatbot die Beantwortung von Routineanfragen übernimmt, kann die HR-Abteilung deutlich effizienter arbeiten.
Gleichzeitig stärkt ein HR-Chatbot den Service-Charakter der Personalabteilung. Der Chatbot bietet den Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle, an die sie sich 24/7 mit ihren Fragen wenden können. Diese Zentralisierung der Anfragen hebt besonders Katja Fast von Hellmann Worldwide Logistics hervor, die ebenfalls einen HR-Chatbot im Einsatz haben. „Wir möchten einfach nur mit Rat und Tat zur Seite stehen, die Fragen abfedern und gerade den Mitarbeitenden diese Möglichkeit geben, an einer Anlaufstelle die Fragen geklärt zu bekommen.“, beschreibt sie den Nutzen des HR-Chatbots.
Der verbesserte Service der Personalabteilung zahlt last but not least auch auf die Attraktivität der gesamten Arbeitsumgebung ein. HR-Prozesse liegen den Mitarbeitenden oft besonders am Herzen, da sie in vielen Fällen auch ihr Privatleben direkt betreffen (zum Beispiel in Urlaubsfragen). Ein Unternehmen, das hier effizient arbeitet, signalisiert, dass es sich um die Mitarbeitenden kümmert und ihre Anliegen priorisiert. Dadurch wird die Zufriedenheit aller Beteiligten gefördert.
Ein Schritt zur HR von Morgen
Unternehmen können mit dem Einsatz von HR-Chatbots also den ersten Schritt zur HR der Zukunft gehen und profitieren von vielen Vorteilen. Eine erhöhte Mitarbeiter / -innenzufriedenheit und eine effizienter agierende HR sind die positiven Effekte, die dabei unmittelbar auf der Hand liegen. Doch daneben ist ein HR-Chatbot auch ein wichtiges Puzzlestück für die künftige Ausrichtung der HR und des gesamten Unternehmens. Denn Arbeitgeber, die ihrer Belegschaft einen Chatbot an die Seite stellen, zeigen, dass sie den Fortschritt mitgehen und die Digitalisierung ernst nehmen.
Andreas Meya verantwortet bei der Haufe Group als „Division Manager HR Service Solutions“ das Lösungs-Portfolio mit Lösungen von HR Administration bis zu integrierten HR Service Experiences. Er beschäftigt sich, neben den Herausforderungen für Unternehmen und Personalabteilungen in der Arbeitswelt von heute und morgen, vorrangig mit den Themenfeldern Strategieentwicklung, Gotomarket, Marketing sowie dem Produkt- und Portfoliomanagement. Meya begann seine Laufbahn bei Haufe im Jahr 2001. In den letzten 20 Jahren hat er maßgeblich daran mitgewirkt, dass sich aufbauend auf den Kerngeschäften eines traditionellen Verlags, ein Anbieter smarter Digital-Lösungen mit verlässlicher HR-Expertise entwickelt hat.
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