13 Prozesse, die Sie im Recruiting automatisieren können

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Daniel Popa von Bullhorn beschreibt 13 Prozesse im Recruiting, die sich leicht automatisieren lassen und so für mehr Effizienz sorgen.

Zu viel Arbeit, zu wenig Zeit – das ist in Unternehmen leider keine Seltenheit. Gerade sich wiederholende, eintönige Aufgaben sind Zeitfresser, die eliminiert werden sollten. Digitalisierungsmaßnahmen haben dieses Potenzial. Das haben Unternehmen – forciert durch die globalen Ereignisse der vergangenen Monate – erkannt und ihre digitale Transformation begonnen oder beschleunigt. Auch die Recruitingbranche war und ist gezwungen, ihre Prozesse zu überdenken. Viele Personaldienstleister, -berater und -vermittler agieren jedoch weiterhin zögerlich.

Eine verpasste Chance, denn neue Technologien erleichtern die Zusammenarbeit und durch die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen gewinnen Recruiter wertvolle Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben wie den Erfolgsfaktor „Candidate Experience“ nutzen können. Ihnen bleibt dann genügend Raum, sich auf das Wesentliche – den Menschen hinter dem Lebenslauf – zu konzentrieren. Ein Punkt der schnell zum Wettbewerbsvor- oder -nachteil werden kann.

Es ist also an der Zeit, die Automatisierung gezielt voranzutreiben und Recruitern die Möglichkeit zu geben, sich auf die persönliche Kandidatenbetreuung zu fokussieren, denn nur so bleiben Sie langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich. Die folgenden 13 Arbeitsabläufe sind ein idealer Startpunkt:

1. Kandidatenstatus ändern

Um ein ATS und CRM auf dem aktuellen Stand zu halten, ist es nötig, Updates manuell einzutragen. Eine Aufgabe, die häufig übersehen wird, ist das Aktualisieren des Kandidatenstatus von passiv auf aktiv. Dieser Schritt lässt sich leicht automatisieren, sodass Sie nicht mehr daran denken müssen, den Status zu ändern.

2. Lebenslauf sichten und Fähigkeiten kategorisieren

Lebensläufe zu sichten und die Kompetenzen der Bewerber einzuordnen ist zeitaufwendig, auf der Suche nach passenden Kandidaten jedoch unabdingbar. Es gibt Tools, die das Einlesen und Kategorisieren mithilfe von KI automatisch übernehmen.

3. Rückmeldung geben

Recruiter erhalten oft zahlreiche Bewerbungen für eine Stelle. Eine automatisierte Bestätigung über den Erhalt und den Stand der Bewerbung verbessert die Candidate Experience. Bewerber investieren meist viel Zeit und erwarten im Gegenzug, eine Rückmeldung, ob sie in Frage kommen oder die Stelle anderweitig besetzt wird. Proaktive Kommunikation ist auch bei einer Absage eine positivere Erfahrung als keine Kommunikation.

4. Erinnerungen versenden

Mit einer einfachen, automatisch gesendeten E-Mail an Kandidaten und den HR-Verantwortlichen können Sie an den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess erinnern und so sicherstellen, dass niemand ein wichtiges Meeting verpasst.

5. Benachrichtigung und Follow-up bei inaktiven Kandidaten

Möglicherweise melden sich Kandidaten nur zögerlich zurück und es gibt keine Fortschritte im Bewerbungsprozess. Sie können sich automatisch benachrichtigen lassen, sobald ein Kandidat für eine festgelegte Zeitspanne nicht aktiv war und automatische Follow-up-Nachrichten einstellen, um inaktive Kandidaten zu reaktivieren.

6. Onboarding-Unterlagen versenden

Sobald ein Bewerber für eine Position ausgewählt wurde, beginnt das Onboarding. Erleichtern Sie den Onboarding-Prozess durch automatisierte E-Mails mit den entsprechenden Unterlagen für HR und den Kandidaten.

7. Persönliche Nachricht am ersten Arbeitstag

Versenden Sie automatisierte Nachrichten am ersten Arbeitstag, um den Kandidaten einen guten Start zu bereiten – ressourcenschonend und persönlich.

8. Feedback einholen

Automatisieren Sie Ihren Feedback-Prozess mit Kandidaten und HR-Verantwortlichen, um sicherzustellen, dass der Arbeitseinsatz problemlos verläuft. So können Sie aufkommende Probleme direkt angehen.

9. Top-Kandidaten aktiv verfolgen

Behalten Sie Ihre Top-Kandidaten im Auge und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn sie eine relevante Aktion durchführen, wie etwa eine bestimmte Stelle ansehen oder eine Bewerbung abschicken.

10. Benachrichtigung bei Statusänderung

Bei einer wichtigen Statusänderung, beispielsweise von „Vorstellungsgespräch“ zu „vermittelt“, können Sie die Recruiting Manager oder Account Manager automatisch benachrichtigen. Das verbessert die Prognose von Vermittlungsquoten.

11. E-Mail-Benachrichtigung bei wichtigen Änderungen

Senden Sie bei wichtigen Änderungen, wie Neueinstellungen, automatisiert eine E-Mail an Kandidaten, Recruiter, Personalverantwortliche, HR und andere involvierte Personen.

12. Aktualisierung der Kontaktdatensätze

Manchmal sollen mit einer Änderung des Status weitere Aktionen ausgeführt werden. Sie können beispielsweise automatisieren, dass alle Kandidaten, die auf „vermittelt“ gesetzt werden, eine bestimmte Kategorisierung erhalten. So erkennen Sie auch nach dem Arbeitseinsatz, wer schon einmal erfolgreich vermittelt wurde und können Ihre Ansprache personalisieren.

13. Fristgerechte Erinnerungen

Bescheinigungen, wie etwa die der Krankenversicherung, sind wichtig. Stellen Sie eine automatische E-Mail für einen Monat vor Ablauf der Bescheinigungen ein und erinnern Sie den Kandidaten in kurzen Zeitabständen, so lange daran, bis die neuen Bescheinigungen vorliegen.

Viele Recruiter verbringen täglich viel Zeit mit Aufgaben, die sich leicht automatisieren lassen. Neue Technologien ersetzen dabei keineswegs die menschliche Komponente, doch sie können sie erweitern. Die Verbesserung der Candidate Experience steht im Zentrum der Automatisierung, denn sie ist ein wichtiger, umsatztreibender Faktor und sollte daher nicht vernachlässigt werden. Laufen Prozesse automatisiert, können Personaldienstleister mehr Zeit in die Betreuung ihrer Kandidaten investieren und diesen eine reibungslose Erfahrung bieten. Um Automatisierung erfolgreich einzusetzen, ist Akzeptanz und Verständnis für die neuen Tools nötig. Nur so werden Recruiter und Personalvermittler langfristig produktiver und effizienter arbeiten können.

Als Manager of Solutions Consultancy bei Bullhorn, einem internationalen Anbieter von Software für die Recruiting-Branche, ist Daniel Popa Spezialist für Recruiting-Prozesse und -Technologien. Seit 16 Jahren ist er im Bereich Softwarelösungen und Personalbeschaffung tätig und verfügt über vielfältig Erfahrungen. Seine große Leidenschaft hat er zum Beruf gemacht: Täglich unterstützt er Kunden dabei, Technologien zu bewerten und erfolgsbringend einzusetzen.

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