7 Aufgaben, bei denen KI die HR-Abteilung entlastet

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KI ermöglicht es HR, sich auf strategische Aufgaben und die Schaffung einer positiven Mitarbeitererfahrung zu konzentrieren. Gerrit Külper, Director People and Employee Relations Central Europe bei Sage, beschreibt sieben Aufgaben, bei denen KI die HR-Abteilung entlasten kann.

Künstliche Intelligenz (KI) durchdringt mittlerweile nahezu alle Bereiche unseres Lebens. Dies gilt nicht erst seit dem Hype um generative KI-Systeme wie ChatGPT. Insbesondere im Bereich des Personalmanagements steht die Unternehmenswelt vor einer grundlegenden Zäsur. KI-gestützte Anwendungen erfassen zunehmend die traditionellen Strukturen des Personalwesens und versprechen nicht nur Effizienzsteigerungen, sondern auch eine grundlegende Neuausrichtung der HR-Praxis.

Die bevorstehende KI-Revolution im HR-Management wirft Fragen auf: Wie werden sich die Arbeitsweise von Personalabteilungen, die Personalbeschaffung, die Leistungsbeurteilung und die Personalentwicklung verändern? Welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen und ihre Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter?

Von der digitalen Bewerberauswahl bis zur datengestützten Entscheidungsfindung bietet KI den Personalabteilungen die Möglichkeit, überholte Praktiken zu überwinden und eine zukunftsorientierte, auf Fakten basierende Strategie zu verfolgen. Die Analyse großer Datenmengen ermöglicht eine bessere Identifizierung von Talenten und eine effektivere Personalentwicklung, während es automatisierte Prozesse den HR-Experten ermöglichen, sich auf strategische Aufgaben und die Schaffung einer positiven Mitarbeitererfahrung zu konzentrieren.

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Allerdings gibt es im Zusammenhang mit KI im Personalwesen auch ethische und datenschutzrechtliche Bedenken. So könnte die Automatisierung von HR-Funktionen unter Umständen zu Entscheidungen führen, die das Potenzial für Diskriminierung und Vorurteile bergen.

Vorteile der KI vs. Employee Wellbeing

7 Aufgaben, bei denen KI die HR-Abteilung entlastet
Envato/stokkete

Unternehmen müssen hier einen ausgewogenen Ansatz finden, um die Technologie effektiv zu nutzen und gleichzeitig die menschliche Komponente nicht zu vernachlässigen. Es geht darum, die Vorteile der KI zu nutzen, um die Produktivität und den Erfolg des Unternehmens zu steigern, ohne dabei die Bedürfnisse und das Wohlergehen der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter aus den Augen zu verlieren.

Tatsächlich revolutioniert KI die Arbeitswelt im Allgemeinen, erleichtert allerdings vor allem sich wiederholende Aufgaben, die früher mühsam und zeitaufwendig waren. Durch die Integration von KI in eine Personalverwaltungssoftware können viele Prozesse automatisiert und dadurch effizienter gestaltet werden.

Wie KI die HR-Abteilung entlastet

Folgende Aufgaben im Personalbereich lassen sich durch KI vereinfachen, ohne dabei den menschlichen Faktor zu vernachlässigen.

1. Zeitintensive Aufgaben automatisieren

In der Personalverwaltung fallen zahllose Aufgaben an, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, aber eigentlich als Routineaufgaben gelten. Zum Beispiel die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Zeiterfassung, Onboarding und Gehaltsabrechnungen. Hier kann KI die HR-Abteilung unterstützen, indem sie diese Routineaufgaben automatisiert. Gerade sich wiederholende Aufgaben eignen sich hervorragend für das Delegieren an die KI. Das bedeutet, dass Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter nicht mehr unzählige Stunden damit verbringen müssen, Dokumente auszufüllen oder Informationen manuell einzutragen. Stattdessen kann die KI diese Aufgaben automatisch erledigen, was eine Zeitersparnis zur Folge hat und menschliche Fehler minimiert.

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2. Effizienz der Personalverwaltung steigern

Frau arbeitet im Büro
Twenty20/@daphneemarie

Die Automatisierung von Routineaufgaben wird die HR-Mitarbeiterinnen / -Mitarbeiter insgesamt entlasten. Sie können sich dann besser auf die Aufgaben konzentrieren, die menschliche Qualitäten, also komplexe Entscheidungen oder das Abwägen von menschlichen Einflussfaktoren wie Empathie oder Bauchgefühl erfordern. Ihnen steht dann beispielsweise mehr Zeit für die Suche nach den richtigen Bewerbern zur Verfügung. Dadurch minimiert das Personal-Team auch Fehler, die aufgrund von Überlastung oder Nachlässigkeit entstehen können.

3. Datengestützte Entscheidungen treffen

KI ist ferner in der Lage, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu analysieren. Dadurch kann das HR-Team datengestützte Entscheidungen treffen und bessere Einblicke gewinnen. Zum Beispiel kann KI die HR-Abteilung dabei unterstützen, die besten Kanäle für das Recruiting zu identifizieren oder Trends in der Mitarbeiterzufriedenheit zu erkennen. Die Analyse von Daten kann auch dazu beitragen, die Effektivität von Mitarbeiter-Programmen zu bewerten und zukünftige Entscheidungen zu verbessern.

4. Datensicherheit in der Personalverwaltung erhöhen

Twenty20/@sitthiphong

In den letzten Jahren und Monaten hat sich immer wieder gezeigt, welchen enormen Schaden Datenlecks und Hackerangriffe anrichten können. Gerade Personaldaten sind äußerst sensibel und erfordern maximalen Schutz. Durch zentrale Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten können diese besser überwacht und vertrauliche Informationen besser gesichert werden. Die Cloud wird dabei oft falsch eingeschätzt: Tatsächlich sind Daten in der Cloud heute doppelt und dreifach durch Backups gesichert und werden in hochgesicherten Rechenzentren aufbewahrt. Das Schutzniveau ist dabei üblicherweise höher, als es auf einem On-Premise Server möglich wäre, der im Unternehmen steht. KI ist durch die zentrale Sicherung außerdem besser in der Lage, potenzielle Schwachstellen in der Datensicherheit zu erkennen und zu beheben.

5. Personalisierte Fortbildung

KI-Systeme können Daten über Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter analysieren, um personalisierte Schulungs- und Entwicklungsprogramme auszuarbeiten. Indem die individuellen Stärken und Schwächen der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter berücksichtigt werden, können Unternehmen Schulungsprogramme effektiver gestalten. So werden die Stärken von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern besser gefördert und Wissenslücken gezielter adressiert.

6. Mitarbeiter besser und langfristig binden

Heute geht es im Personalwesen durch den Fachkräftemangel im Wesentlichen darum, gute Mitarbeiter lange zu binden, um Produktivität und Qualität zu sichern. Durch die Analyse von Mitarbeiterdaten können KI-Systeme Verhaltensmuster und Vorlieben identifizieren. Dies kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu steigern. Die Personalabteilung kann so gezielter auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter eingehen.

7. Risiken für Mitarbeiter minimieren

KI-Systeme sind zudem in der Lage, vor Risiken für die Organisation und ihre Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter zu warnen. Zum Beispiel können KI-Systeme Daten über Mitarbeitergesundheit und -sicherheit sammeln und analysieren, wo Gefahren lauern, um Krankheitsausfälle, Verletzungen und Unfälle am Arbeitsplatz zu minimieren.
Unternehmen können so zum Beispiel den Bedarf an speziellen Schulungen für Arbeitssicherheit oder den Umgang mit Sicherheitsausrüstung wie Schutzkleidung am Arbeitsplatz identifizieren. Oder es wird die Notwendigkeit von Förderungsprogrammen für mehr Bewegung der Büroarbeiter deutlich, mit deren Hilfe Ausfälle durch Rückenprobleme verhindert werden können.

KI verändert das Personalwesen nachhaltig

Der Einsatz KI-gestützter Anwendungen macht es möglich, Talente besser zu identifizieren, Prozesse zu automatisieren, sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und eine positive Mitarbeitererfahrung zu fördern. Die Unternehmen müssen dabei auch die ethischen Aspekte und Datenschutzfragen berücksichtigen, um eine integrative und auf den Menschen ausgerichtete HR-Zukunft zu gestalten, die das Beste aus KI-Technologie und menschlicher Kompetenz vereint.
Die Wahl der richtigen Personalverwaltungssoftware mit integrierter KI ist ein wichtiger Schritt in Richtung datengetriebener und sicherer Verwaltung von Ressourcen. Verantwortliche sollten sich bei ihrer Entscheidung über eine Personalverwaltungssoftware darüber im Klaren sein, dass KI-Features nicht länger als Zukunftsmusik gelten, sondern sie sind bereits heute ein echter Gewinn für effizienteres Arbeiten.

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Gerrit Külper ist Director People and Employee Relations Central Europe bei Sage.

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