Nachhaltige Kommunikation 2.0: Die Rolle digitaler Tools in HR

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Was bedeutet Nachhaltigkeit im Zusammenhang mit interner Kommunikation und digitalen Tools in HR? David Aalbers, Business Development Manager und Head of d.velop dialogue sales bei der d.velop AG, klärt genau diese Frage und zeigt, wie digitale Tools die nachhaltige Kommunikation fördern.

Nachhaltigkeit ist heute in aller Munde. In nahezu jedem Bereich in Organisationen lassen sich Nachhaltigkeitsaspekte integrieren – so auch in die (interne) Kommunikation. Doch was bedeutet es, nachhaltig zu handeln? Vermutlich haben Sie, genau wie ich, zunächst ein Bild von unserem Planeten eingebettet in schützenden Händen im Kopf.

Beruft man sich auf eine altbewährte Definition, so ist etwas nachhaltig, wenn es „[…] den Bedürfnissen der heutigen Generation entspricht, ohne die Möglichkeiten künftiger Generationen zu gefährden, ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen.“ (World Commission on Environment and Development (WCED), 1987). Digitale Tools sind ein Bedürfnis der heutigen Generation und in der Kommunikation kaum noch wegzudenken. Gleichzeitig sollten diese jedoch so gestaltet sein, dass sie Ressourcen schonen, die für zukünftige Generationen bedeutend sind.

In der Bitkom-Studie “digitaler Graben im Büro” 2023 wurden Unternehmen gefragt, aus welchen Gründen sie Prozesse digitalisieren. Auch hier war eines der genannten Hauptargumente das Thema Nachhaltigkeit.

Drei Säulen Modell der Nachhaltigkeit

Das Drei Säulen Modell der Nachhaltigkeit ist ein Ansatz, der aus meiner Sicht herangezogen werden sollte, wenn man über die Umsetzung von nachhaltiger Kommunikation nachdenkt. Denn es fasst zusammen, auf welchen Fundamenten Nachhaltigkeit basiert. Nach diesem Modell ist es nicht allein nachhaltig, Papier in der Kommunikation zu verbannen – also ökologisch zu handeln. Zudem beruht Nachhaltigkeit auch auf ökonomischen und sozialen Aspekten.

Grafik Drei-Säulen-Modell - nachhaltige Kommunikation

Um besser zu veranschaulichen, wie diese Aspekte konkret in Bezug zur Kommunikation aussehen können, sind im Folgenden ein paar Beispiele aufgeführt:

Ökologische Aspekte

  • Reduzierung des Papierverbrauchs: Das Ausdrucken von Dokumenten und papierbasierte Kommunikation vermeiden
  • Nutzung energieeffizienter Technologien: Verwendung von Servern und Rechenzentren, die mit Ökostrom betrieben werden
  • Emissionsreduktion: Reduzierung oder Vermeidung von Geschäftsreisen für Meetings, die remote stattfinden können
  • Sensibilisierung: Förderung eines umweltbewussten Verhaltens innerhalb des Unternehmens

Ökonomische Aspekte

  • Kosteneinsparung: Verwendung kostengünstiger, digitaler statt gedruckter Medien zur Kommunikation
  • Effizienzsteigerung: Zeitgewinn durch Kommunikationstools, die Echt-Zeit-Kommunikation ermöglichen und Medienbrüche verhindern
  • Sicherheit: Haftungsansprüche durch geeignete Kommunikationsmedien minimieren, statt unsichere, datenschutzgefährdende Medien zu nutzen
  • Wettbewerbsfähigkeit: zeitgemäße Prozesse, um den Anschluss im Wettbewerb nicht zu verlieren

Soziale Aspekte

  • Authentizität und Transparenz: Ehrliche und transparente Kommunikation sind entscheidend
  • Inklusion: In die Kommunikation sollten alle einbezogen werden können, sodass sich jede:r zugehörig fühlt
  • Partizipation: Unternehmen sollten ihre Stakeholder, darunter Kunden, Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter und andere Interessengruppen, in den Kommunikationsprozess einbeziehen und deren Meinungen und Bedenken berücksichtigen
  • Datenschutz und Sicherheit: Die Kommunikation sollte die Sicherheit aller Beteiligten betonen und klare Informationen zur Gewährleistung dieser Aspekte bereitstellen

Berücksichtigen Sie diese Punkte schon in Ihrer Kommunikation? Falls ja, sind Sie in Sachen Nachhaltigkeit schon gut aufgestellt. Doch wie gelingt es, diese Punkte sinnvoll und unkompliziert in Organisationen umzusetzen?

Welche Rolle spielen digitale Tools für nachhaltige Kommunikation?

Die Gründe, weshalb Organisationen, gerade auch im HR-Bereich, bei der internen Kommunikation (IK) auf digitale Kanäle setzen, sind vielseitig. Häufig gehen Sie jedoch Hand in Hand mit den Säulen der Nachhaltigkeit, was sich im Folgenden erkennen lässt.

Ein Blick auf die Zahlen aus dem Digital Trendmonitor IK 2023 zeigt, dass sich 23,6 Prozent der Unternehmen zeitgemäße Medien wünschen – Stichwort Wettbewerbsfähigkeit und Nutzung energieeffizienter Technologien. Dass die Kommunikationsmedien allgemein im Einklang der Nachhaltigkeitsstrategie von Unternehmen sein sollen, finden 16,7 Prozent wichtig. Auch ökonomische Aspekte wie Budget- und Ressourceneinsparungen werden als relevant erachtet und sprechen für digitale Tools. Weiter zeigt der Trendmonitor, dass die Mehrheit der befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchaus offen gegenüber digitalen IK-Kanälen ist. Dennoch gibt es auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die entweder noch keine digitalen Kanäle nutzen oder diese eher vermeiden.

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Doch was könnte der Grund für die skeptische Haltung und Nicht-Nutzung digitaler Tools sein?

Ein Teil der Antwort kann hier im Anteil von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen liegen. Denn in ca. 29 Prozent der befragten Unternehmen ist dieser kleiner gleich 70 Prozent. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die beispielsweise keinen festen PC-Arbeitsplatz haben, profitieren also nicht von digitalen Kanälen, zu denen sie keinen Zugang haben.

Grafik Digitale Interne Kommunikation

Es sei denn: Es gibt eine Lösung, die eine ortsunabhängige Kommunikation ermöglicht. Die gute Nachricht: Die gibt es in Form von Mitarbeiter-Apps.

Eine App zur Förderung der nachhaltigen, internen Kommunikation

48,1 Prozent der befragten Unternehmen haben entweder bereits eine Mitarbeiter-App im Einsatz oder zumindest in Planung (Digital Trendmonitor 2023).

Dass für orts- und zeitunabhängige Kommunikation über die Schreibtischgrenzen hinaus kein Papier mehr verwendet werden muss, steht außer Frage. Durch ein Social Intranet innerhalb der App mit Kommentarfunktionen oder einem Kontaktbuch mit Suchfunktionen wird interne Vernetzung optimiert. Ein integrierter Unternehmenschat ermöglicht die Echt-Zeit-Kommunikation, was zum einen die Effizienz steigert und zum anderen die unkomplizierte Partizipation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördert. Auch Barrierefreiheit ist ein wichtiges Thema, das Mitarbeiter-Apps abbilden können, um sicherzustellen, dass Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen in die Kommunikation einbezogen werden – Stichwort Inklusion. Da für all das lediglich das Smartphone benötigt wird, was die meisten sowieso in der Hosentasche bei sich tragen, sind Mitarbeiter-Apps ein unkomplizierter und für nahezu alle ein zugänglicher Kommunikationskanal.

Jedoch können nicht nur Apps die nachhaltige Kommunikation fördern. Es ist das Zusammenspiel von digitalen Tools mit einer App, das die gesamte Kommunikation für alle anwendbar macht.

Nachhaltigkeit in der dokumentenbasierten Kommunikation

Es gibt auch vielzählige Fälle, bei denen Dokumente in die Kommunikation mit eingebunden sind. Denken wir etwa an die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern, sind Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Steuerbescheide und Zielvereinbarungen mögliche Beispiele. Gerade HR als Innovationstreiber in Organisationen und mit Schnittstellen zu allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollte nachhaltige HR Prozesse etablieren.

Generell ist es im Business-Kontext essenziell, dass Dokumente möglichst sicher, effizient und bestenfalls umweltfreundlich zu ihren Empfängerinnen / Empfängern gelangen. Aspekte wie die DSGVO, die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), Kosteneinsparungen oder Wettbewerbsfähigkeit sind für Unternehmen von großer Bedeutung. Daher sollten sie auch im Zustellprozess ihrer Dokumente auf digitale Lösungen setzen, die diese Themen berücksichtigen.

Eine Möglichkeit, um Dokumente im Sinne der drei Säulen der Nachhaltigkeit zuzustellen, ist ein digitales Postfach, wie die d.velop postbox. Papierverbrauch, Autofahrten und veraltete Versandmethoden können damit aus der Kommunikation verbannt werden. Auch die Sicherheit der verschickten Dokumente kommt hierbei nicht zu kurz. Punkte, wie DSGVO-Konformität, Rechts- und Revisionssicherheit und 2-Faktor-Authentifizierung sind hier nur Beispiele, die die sichere Umsetzung eines digitalen Briefkastens gewährleisten. Barrierefreiheit ist hier ebenso problemlos möglich. Die Funktion eines Zustellnachweises und der Protokollierung über den Abruf eines Dokumentes gibt den Absenderinnen / Absendern darüber hinaus die Gewissheit über die erfolgreiche Zustellung. Dokumentenbasierte Kommunikation findet in den verschiedensten Branchen, Fachabteilungen und Use-Cases statt. Ein Grund mehr, weshalb es sich lohnt, auch hier nachhaltige Methoden in Betracht zu ziehen.

Fazit: Digitale Tools spielen eine wichtige Rolle bei der Umsetzung von nachhaltiger Kommunikation

Nachhaltigkeit bedeutet weit mehr, als nur ein grünes Image durch ökologisches Handeln zu haben. Denn auch ökonomische und soziale Kriterien sind Säulen, auf denen Nachhaltigkeit beruht. Kommunikation als Austausch von Informationen findet in allen Bereichen des Lebens statt. Egal, ob privat, geschäftlich, dokumentenbasiert, in einem Chat, mündlich vor Ort oder über weite Entfernung. Da Nachhaltigkeit heute einen hohen Stellenwert hat, wieso dann nicht auch im Bereich der Kommunikation, die uns alle betrifft, nachhaltig agieren? Digitale Tools wie etwa eine Mitarbeiter-App oder die d.velop postbox werden nicht nur den ökologischen Verpflichtungen gegenüber unserem Planeten gerecht, sondern bieten auch ökonomische Vorteile und fördern die soziale Integration. Sie ermöglichen es, die nachhaltige Kommunikation effektiv voranzutreiben und sich gleichzeitig erfolgreich für die Zukunft aufzustellen.

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David Aalbers kam 2021 zunächst als Technical Consultant zur d.velop AG. Heute ist er Business Development Manager und Head of d.velop dialogue. Gemeinsam mit seinem Team hat er es sich zur Aufgabe gemacht, (dokumentenbasierte) Kommunikation digital und nachhaltig zu gestalten.

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