Mit digitalen Personalmanagement-Tools Kosten reduzieren

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Welchen konkreten monetären Nutzen hat der Einsatz von digitalen Personalmanagement-Tools für Unternehmen? Maximilian Thost, Country Manager DACH bei Quinyx, stellt die Ergebnisse anhand eines Modellunternehmens vor.

Der Dienstplan ist für viele Unternehmen und Arbeitnehmende Freud und Leid zugleich: Lässt sich in der Theorie weit im Voraus planen, welche Personen welche Arbeitszeiten übernehmen, sieht die Realität oft anders aus. Gerade im Schichtdienst kommt es ständig zu kurzfristigen Änderungen, Ausfällen oder mehr Arbeitsaufkommen.

Allzu oft werden in Deutschland die Dienstpläne immer noch per Hand, bestenfalls per Exceltabelle geschrieben. Angestellte können zwar Feedback geben, aber selten wirklich aktiv Schichten tauschen oder sie ihren Lebensumständen anpassen. Das kostet Zeit und vor allem Geld.

Die „richtige“ Belegschaft zum richtigen Zeitpunkt

Das Personal ist einer der größten Kostenfaktoren eines Unternehmens, weshalb oft nach Möglichkeiten gesucht wird, diese Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern. Das Ideal, eine „genau richtige“ Belegschaft, die die richtigen Angestellten zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzt – ohne dabei zusätzliche Mitarbeitende unbeschäftigt herumstehen zu lassen – bleibt viel zu oft, was es ist: eine Utopie. Führungskräfte und Personalplaner / -planerinnen können so manches Lied davon singen.

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Da Technologie und nicht zuletzt die Künstliche Intelligenz (KI) immer ausgereifter werden, bieten digitale Lösungen zur Personaleinsatzplanung via Plattform und App eine neue Möglichkeit, die Effizienz von Arbeitskräften in großem Umfang zu optimieren. Wo genau sich Zeit und vor allem Geld sparen lassen, zeigen bestehende Studien auf.

Die Ausgangssituation: Dienstplan wird manuell erstellt

Im Auftrag eines Anbieters für Workforce Management (WFM) Software hat das Marktforschungsinstitut Forrester Consulting eine Studie zum ökonomischen Einfluss von digitalen Lösungen zur Personaleinsatzplanung veröffentlicht. Im Rahmen der Studie wurden Führungskräfte zu ihren Erfahrungen mit WFM-Tools befragt und die Ergebnisse für ein repräsentatives Modellunternehmen aufbereitet.

Über dieses lassen sich effektive Einsparungen in den einzelnen betrieblichen Prozessen ablesen. In allen befragten Unternehmen war die gleiche Ausgangssituation gegeben: Die Dienstpläne wurden von den Personalverantwortlichen auf Basis ihrer Intuition und Erfahrung manuell (mit einem Tabellenkalkulationsprogramm) erstellt und in Papierform ausgehängt. Das kostete viel Zeit und war fehleranfällig.

Die Ergebnisse der Studie zeigen Veränderungen auf, die sowohl direkten monetären Einfluss auf das Unternehmen haben als auch solche, die sich auf softe Faktoren wie die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden auswirken.

Wo lässt sich konkret einsparen?

In erster Linie sparen Dienstplaner / -innen durch die Nutzung von technologischen Hilfsmitteln Zeit – durchschnittlich etwa zwei Arbeitsstunden pro Woche, die anderweitig sinnvoll investiert werden können. Durch diese Zeitersparnis ergibt sich für das Modellunternehmen die größte Ersparnis von 1.5 Millionen Dollar innerhalb von drei Jahren. Auch die Mitarbeitenden im Schichtdienst erfahren eine Zeitersparnis: Durch die Nutzung digitaler Personalmanagement-Tools, wie etwa einer App für die Kommunikation oder die automatische Verknüpfung des eigenen Zeitkontos mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sparen die Mitarbeitenden etwa 30 Minuten pro Abrechnungszeitraum.

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Wenn zusätzlich Künstliche Intelligenz eingesetzt wird, etwa um die Personalbedarfsplanung auf Datenbasis zu prognostizieren, können die Arbeitskräfte noch besser eingeteilt werden. Das erhöht zudem die Genauigkeit des tatsächlichen Bedarfs, denn die KI bezieht dann auch historische Verkaufszahlen oder besondere Jahresereignisse mit ein und errechnet die optimale Anzahl an Mitarbeitenden für die erwartete Kundenfrequenz. So können die Teams optimal aufgestellt und die Arbeitszeiten an die Bedürfnisse sowohl der Voll- als auch der Teilzeitkräfte angepasst werden.

Wie sieht das an einem fiktiven Beispiel aus?

In der Studie werden die Ergebnisse der repräsentativen Befragungen und die Finanzanalyse anhand eines Modellunternehmens zusammengefasst, um den tatsächlichen Effekt aufzeigen zu können. Das Modellunternehmen umfasst etwa 260 Geschäfte, hat 3.900 Mitarbeitende und macht 1 Milliarde Dollar Umsatz pro Jahr.

Über einen Zeitraum von drei Jahren hinweg würde der Einsatz von digitalen Lösungen zur Personaleinsatzplanung einen Nutzen in Höhe von 4,65 Mio. Dollar gegenüber Kosten in Höhe von 977.000 Dollar generieren. Das ergibt einen Kapitalwert (Net Present Value, NPV) von 3,67 Mio. Dollar und eine Kapitalrendite (Return on Investment, ROI) von 367 Prozent.

Die Kosten umfassen die Nutzung des Services, die Implementierung der Software sowie interne Schulungen. Diese Zahlen sind natürlich nicht eins zu eins adaptierbar, zeigen aber ein deutliches Potenzial auf. Für Unternehmen, die über den Einsatz etwaiger digitaler Services für die Dienstplanung nachdenken, können diese Ergebnisse einen weiteren Anhaltspunkt bieten.

Wie verändert sich die Mitarbeiterzufriedenheit?

Der Einsatz digitaler Planungstools für die Personaleinsatzplanung führt auch zu einer Verbesserung der Zufriedenheit, sowohl der Mitarbeitenden als auch der Kunden. Durch eine bestmögliche Personalbesetzung profitieren Kunden von einem optimierten Service. Aber auch die in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger werdende Employee Experience kann verbessert werden.

Eine digitale Benachrichtigung über veröffentlichte Schichtpläne oder Änderungen erleichtert es den Beschäftigten, ihr Privatleben besser zu planen. Ebenso werden diese mehr in die Dienstplanungsprozesse einbezogen und erhalten wichtige Freiheiten – beispielsweise durch das aktive Tauschen von Schichten oder das Kommunizieren von Verfügbarkeiten.

Das steigert die Work-Life-Balance. Eine digitalisierte Mitarbeiterkommunikation führt also zu mehr Vertrauen ins Unternehmen und fördert die Transparenz; ein optimiertes Reporting verbessert zudem die Compliance.

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Maximilian Thost ist seit April 2018 Country Manager DACH bei Quinyx, einem schwedischen SaaS-Anbieter für cloudbasiertes Workforce Management. Zu seinen Verantwortlichkeiten gehört der Auf- und Ausbau des deutschen, österreichischen und Schweizer Marktes. Quinyx hat kürzlich das holländische AI-Unternehmen Widget Brain übernommen – und so die Expertise im AI-Bereich massiv erhöht.

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