Corona-Winter: KI in der Personalplanung nutzen

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Hohe Krankenstände und Quarantäne erschweren die Einsatzplanung. Wie künstliche Intelligenz hier unterstützen kann, erklärt Maximilian Thost, Quinyx.

Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland hält künstliche Intelligenz (KI) für eine zentrale Technologie der Zukunft. Allerdings plante nur jedes siebte Unternehmen im vergangenen Jahr Investitionen in diesem Bereich, wie eine Studie des Bitkom aus dem Juni 2020 belegt. Diese Zahlen zeigen, dass sich Unternehmen mit dem Einsatz von KI in der Praxis derzeit noch schwer tun, insbesondere, da es an konkreten Anwendungsszenarien oftmals noch fehlt.

Präzisere Prognose des Arbeitsaufkommens, bessere Planung der Arbeitszeiten

Gerade in diesem Winter könnte künstlicher Intelligenz allerdings eine besonders große Rolle zukommen, nämlich bei der Bewältigung der Herausforderungen der Covid-19-Pandemie. Auch wenn die Unternehmen bereits den ersten Lockdown gemeistert haben, gibt es hier noch viel Potenzial, um die Prozesse zu verbessern.

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Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wird die aktuelle Lage der Pandemie betrachtet, zeigen sich die enormen Herausforderungen, vor denen zahlreiche Unternehmen stehen: Der Winter wird deshalb in zahlreichen Unternehmen holprig werden, auch bei der Personaleinsatzplanung. Mehr als je zuvor ist die Flexibilität der Unternehmen gefragt, ob durch erhöhte Krankenstände oder wenn Angestellte sich ungeplant in Quarantäne begeben müssen. Die Personalplanung muss schnell und gezielt angepasst werden, um die verbliebenen Beschäftigten nicht zu überlasten.

Doch welche Vorteile kann künstliche Intelligenz hier bringen? Wie können Firmen sich und die Angestellten durch smarte Algorithmen besser über den Winter bringen? Eine Möglichkeit bietet die Nutzung von KI für präzisere Prognose des Arbeitsaufkommens und einer besseren Planung der Arbeitszeiten. Dadurch ergeben sich die folgenden Vorteile.

Vorteile des Einsatzes von KI

Zeitersparnis:

Excel-Tabellen zur Personalplanung sind schon lange nicht mehr zeitgemäß. Das hat auch bereits eine große Anzahl von Firmen erkannt. Allerdings ziehen viele noch keine konsequenten Schlüsse daraus. Eine manuelle Planung der Einsatzzeiten ist allerdings sehr zeitaufwendig. Aber das ist nicht das einzige Problem: Änderungen der Planungen, beispielsweise im Krankheitsfall der Angestellten, um kurzfristig noch eine Schicht abdecken zu können, sind manuell meist mit einem hohen Zeitaufwand der Schichtleitung verbunden. Mithilfe einer KI-basierten Lösung, die automatisiert Vorschläge macht, um Lücken in der Einsatzplanung zu füllen, werden Zeit und Nerven geschont.

Einen erhöhten Krankenstand ausgleichen:

Der Einsatz von intelligenten Lösungen spielt diesen Winter nochmal eine wichtigere Rolle, damit die Unternehmen die Pandemie erfolgreich überstehen. Da Angestellte selbst bei den leichtesten Krankheitssymptomen unbedingt zu Hause bleiben sollten oder auch durch Quarantäne-Vorschriften ausfallen können, muss hier besondere Vorsorge getroffen werden. Um Engpässe zu vermeiden, hilft ein Tool, das selbstständig Vorschläge macht, welche Angestellten eine bestimmte Schicht übernehmen könnten.

Die Auslastung vorhersagen:

Wie voll ist das Geschäft an einem Dienstag, Donnerstag oder Samstag oder vor einem Feiertag? Verfügen Unternehmen über keine Datenbasis, müssen sie sich auf Schätzungen verlassen. Wesentlich präziser arbeiten Geschäfte, die sich nicht nur auf Erfahrungswerte verlassen. Als gute Informationsquelle eignen sich beispielsweise Kassenbelege. Diese Informationen sind bares Geld wert, denn werden zu viele Angestellte für eine Schicht eingeplant, treibt dies die Lohnkosten unnötig in die Höhe. Ist wiederum in einem Geschäft zu wenig Personal anwesend, leidet höchstwahrscheinlich der Kundenservice und somit der Verkauf. Zudem können auch weiterführende Entscheidungen getroffen werden. So können Filialen mit einer sehr geringen Auslastung bei einem hohen Krankenstand sogar temporär schließen, um die Beschäftigten stattdessen in umsatzstärkeren Filialen einzusetzen. Auch hierfür ist jedoch eine solide Datengrundlage notwendig.

Zufriedenheit der Angestellten erhalten:

Angestellte, gerade der Generation Z, wünschen sich heutzutage Flexibilität und ein Mitspracherecht bei der Einsatzplanung, um beispielsweise familiäre Ereignisse wahrnehmen zu können. Auch hierfür braucht es digitale Technologien. Bleibt den Angestellten diese Flexibilität immer wieder verwehrt, fühlen sie sich schnell schlecht behandelt oder benachteiligt und ihre Arbeitsmotivation und Bindung an das Unternehmen kann sinken.

Compliance-Regelungen stets im Blick:

Welche Angestellten haben in diesem Monat wie viele Stunden gearbeitet, wie viele Nachtschichten und Überstunden wurden geleistet? Wurden die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten auch wirklich immer eingehalten? Nicht zuletzt müssen bei der Schichtplanung zahlreiche rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden. Auch hier bedeutet der Einsatz von künstlicher Intelligenz eine große Entlastung. Denn durch entsprechende Technologien werden rechtliche Vorgaben, Wünsche des Personals, Betriebsvereinbarungen ebenso wie unternehmerische Ziele automatisch vereint und können bei Bedarf auch unkompliziert mit neuesten arbeitswissenschaftliche Empfehlungen – etwa zur Häufigkeit von Nachtarbeit – kombiniert werden. Werden Änderungen an Vorschlägen des Systems vorgenommen, kann sich das System durch maschinelles Lernen verbessern und diese Änderungen künftig selbst berücksichtigen.

Fazit: Personalplanungssoftware wird ein Must-Have

Eine zeitgemäße Personalplanungssoftware wird gerade in diesem Winter für Unternehmen zu einem “Must Have”. Durch die Nutzung von besonders innovativen Lösungen, wie dem Einsatz von künstlicher Intelligenz, können sich Unternehmen zusätzliche Spielräume verschaffen und die besonderen Herausforderungen des diesjährigen Winters, wie plötzliche Personalausfälle durch Krankheit oder Quarantäne, meistern, ohne bestehendes Personal zu überlasten.

Maximilian Thost ist seit April 2018 Country Manager DACH bei Quinyx, einem schwedischen SaaS-Anbieter für cloudbasiertes Workforce Management. Zu seinen Verantwortlichkeiten gehört der Auf- und Ausbau des deutschen, österreichischen und Schweizer Marktes. Quinyx hat kürzlich das holländische AI-Unternehmen Widget Brain übernommen – und so die Expertise im AI-Bereich massiv erhöht.

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