Wie können Unternehmen die Führung von mobilen Teams bestmöglich organisieren? Peggy de Lange, Vice President International Expansion bei Fiverr, gibt fünf Tipps zum Remote Workforce Management.
Der feste Arbeitsplatz im Büro, der an fünf Tagen in der Woche besucht wird – im Jahr 2022 ist das fast schon so etwas wie ein Relikt aus der Vergangenheit. Laut dem Statistischen Bundesamt war fast ein Viertel aller Erwerbstätigen in Deutschland 2021 zumindest gelegentlich im Homeoffice. So viele Menschen wie noch nie zuvor.
Und auch nach der Pandemie wird das Homeoffice ein wichtiger Bestandteil im Arbeitsalltag bleiben. Hier ist Flexibilität gefragt. Nur Unternehmen, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hybride Arbeitsmodelle, regelmäßige Homeoffice-Tage oder gar ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, können heute bei Bewerberinnen punkten.
Die Cloud, digitale Kommunikationslösungen, eine offenere Unternehmenskultur post-Corona, aber auch der akute Fachkräftemangel führen dazu, dass Unternehmen ihre Teamstrukturen heute flexibler gestalten. Zum einen rekrutieren viele Unternehmen schon über die Stadt- oder Landesgrenzen hinaus, zum anderen werden feste Teams häufiger durch Freelancerinnen / Freelancer ergänzt. Die freien Expertinnen / Experten liefern projektbasiert Unterstützung oder bringen spezifisches Fachwissen ins Unternehmen.
Remote Workforce Management: Was Unternehmen tun können
Für Personalerinnen / Personaler und Führungskräfte bedeutet diese Entwicklung, dass das Remote Workforce Management, also die Führung von mobilen Teams, langfristig zur Tagesordnung wird. Auch wenn moderne Technologien vieles ermöglichen, flexible Teamstrukturen bringen auch Herausforderungen mit sich. Wie können sich Unternehmen hier bestmöglich organisieren?
1. Eine unternehmensweite Vereinbarung treffen
Seit die offizielle Homeoffice-Pflicht im März ausgelaufen ist, gibt es deutschlandweit keine einheitlichen Regelungen. Jedes Unternehmen geht seinen eigenen Weg. Und dieser sieht je nach Branche sehr unterschiedlich aus. So hat das Münchener ifo-Institut herausgefunden, dass zum Beispiel in der IT-Branche der Anteil der im Homeoffice Beschäftigten zuletzt noch bei über 70 Prozent lag. Auch Freelancerinnen / Freelancer arbeiten anteilig häufiger im Homeoffice als abhängig Beschäftigte. Bei aller Flexibilität: Menschen lieben Klarheit. Und so ist es für die Teams (und auch in Hinblick auf Bewerberinnen und Bewerber) von Vorteil, wenn das Unternehmen seine individuellen Regelungen klar definiert und kommuniziert.
Eine Betriebsvereinbarung oder Richtlinie klärt zum Beispiel die folgenden Punkte: Können die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter frei über ihren Standort entscheiden oder gibt es Vorgaben, an wie vielen Tagen im Monat sie im Büro sein sollen? Zu welchen Zeiten sollen sie für E-Mails und Anrufe erreichbar sein? Auf welcher Basis werden Fahrtkostenzuschüsse berechnet? Gibt es Zuschüsse zum Mittagessen im Ausgleich zur Kantine? Welche technische Ausstattung gibt es für mobile Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter und wer trägt Kosten für Internet und Telefon?
2. Kommunikationswege einfach halten
Teams, die dezentral zusammenarbeiten, verwenden im Arbeitsalltag in der Regel mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig: E-Mails, Telefonate, Microsoft Teams, Zoom, Skype, WhatsApp oder Slack. Dabei kann es zu Missverständnissen und Verzögerungen kommen, oder Informationen gehen verloren. Solche Schwierigkeiten können bei Teams mit sehr unterschiedlichen Arbeitszeiten noch ausgeprägter sein.
In diesen Konstellationen sollten die Erwartungen an alle Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter sehr klar sein. Was ist zum Beispiel der präferierte Kommunikationskanal für welche Art von Information? Wie wird die Kommunikation mit Teammitgliedern aus anderen Zeitzonen gehandhabt? Um Unsicherheiten zu vermeiden, können auch solche Regeln als Memo für alle festgehalten werden.
3. Eine schlankere Meeting Kultur etablieren
Wenn Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Ländern heraus oder zeitlich sehr flexibel arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, alle Teammitglieder an einen (virtuellen) Tisch zu bringen. Wie viel unmittelbare Absprachen tatsächlich benötigt werden, hängt natürlich von der Art der Arbeit oder dem Projekt ab. Häufig sind aber gar nicht so viele Meetings nötig. Statt Kommunikation in Echtzeit kann ein asynchroner Ansatz oft genauso produktiv oder sogar produktiver sein. Teammeetings sollten möglichst sparsam dosiert sein und effektiv gestaltet werden.
4. Die individuelle Auslastung im Blick behalten
Für Führungskräfte von mobilen Teams ist es nicht immer einfach zu erkennen, ob Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter ausgelastet oder bereits überlastet sind – gerade wenn sie dies nicht proaktiv zu verstehen geben. Wenn die Arbeitsbelastung dauerhaft zu hoch oder ungleich unter den Teammitgliedern verteilt ist, kann dies zu Frust sowie zu sinkender Motivation und Produktivität führen. Um ein ausgewogenes Arbeitspensum für das gesamte Team zu erreichen, ist es wichtig den Überblick zu behalten. Mithilfe von Zeiterfassungs- und Projektmanagementtools können Teams ihre Aufgaben priorisieren, verteilen und gemeinsam nachhalten, wer welche Projekte bearbeitet. Auf diese Weise lassen sich auch die freien Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter einfach und effizient in Arbeitsprozesse einbinden.
5. Das Wir-Gefühl stärken
Da es in mobilen Teams weniger Möglichkeiten für soziale Interaktionen gibt, kann es schwieriger sein, ein echtes Wir-Gefühl aufzubauen. Das ist allerdings ein entscheidender Faktor für Vertrauen und die Identifikation mit dem Unternehmen. Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten können einen wertvollen Beitrag leisten – zum Beispiel die virtuelle Happy Hour oder sogenannte Team-Retreats. Dabei handelt es sich um ein- bis dreitägige Online-Veranstaltungen, bei denen die Teammitglieder an gemeinsamen Aktivitäten oder Online-Multiplayer-Spielen teilnehmen.
Neben solchen Aktionen ist es im Arbeitsalltag innerhalb mobiler Teams umso wichtiger, dass sich Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter aufeinander verlassen können und eine offene, positive Feedback- und Fehlerkultur gepflegt wird. Führungskräfte sollten eine ausgewogene Life-Work-Balance vorleben und für alle Teammitglieder durchsetzen.
Remote Workforce Management wird in vielen Unternehmen bereits gelebt – sei es projektbasiert oder als neuer Standard. Eine offene Unternehmenskultur, gepaart mit einem achtsamen Führungsstil und technologischen Tools als alltägliche Hilfsmittel, sind der Schlüssel zur neuen Flexibilität.
Peggy de Lange ist Vice President International Expansion bei der Freelancer-Plattform Fiverr. Neben der globalen Expansion des Unternehmens verantwortet sie die Lokalisierung des Marktplatzes, um die Käufer- und Verkäufererfahrungen auf Fiverr außerhalb der USA zu optimieren. Sie ist seit 2012 bei Fiverr tätig, u.a. als Marketing Director und VP Corporate Marketing. 2017 gründete sie zudem die gemeinnützige Tierschutzorganisation KFAAF (Kindness For All Animals Foundation), mit der sie hilfsbedürftige Tiere auf ihrer Farm in den Niederlanden betreut.
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