Zehn Tipps für virtuelles Onboarding

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„Willkommens-Buddy“ und „Meet-and-Greet“-Roadmap sind nur einige Maßnahmen, die Unternehmen vornehmen können. Mehr erfahren Sie von Jo Deal von LogMeIn.

Im Frühjahr dieses Jahres begann der „Siegeszug“ des Homeoffice. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren wegen der Pandemie plötzlich gezwungen, in den eigenen vier Wänden zu arbeiten. HR-Verantwortliche stehen vor der Aufgabe, Prozesse wie die Einstellung und Einarbeitung neuer Talente an die Anforderungen im Homeoffice anzupassen. Jo Deal, Chief Human Resources Officer bei LogMeIn, gibt Tipps, wie Unternehmen in der heimischen Arbeitsumgebung neue Mitarbeiter an Bord holen, motivieren und als Teil des verteilten Teams integrieren können.

Menschen im Unternehmen kennenlernen

1. Virtuelle Meetings mit Video verwenden

Durch den Einsatz von Meeting-Tools sind virtuelle Begrüßungen und Einführungen fast genauso einfach wie bei einer persönlichen Begegnung im Büro. Die Video-Meetings sollten beim Onboarding von Anfang an genutzt werden. Nur dann gelingt es, eine gute Verbindung der neuen Mitarbeiter zum Team aufzubauen und das Gefühl der Isolation zu vermeiden.

2. „Willkommens-Buddy“ zur Seite stellen

Direkte Unterstützung in den ersten Tagen bietet ein remoter Kollege als „Willkommens-Buddy“. Er kennt den traditionellen Einarbeitungsprozess und kann Ratschläge für einen erfolgreichen Start im Unternehmen geben.

Kontakte zu anderen Teams knüpfen

Nach der ersten Woche ist es wichtig, den Onboarding-Prozess nicht einfach einschlafen zu lassen. Der neue Mitarbeiter kennt nun zwar seine Aufgabenbereiche und die engsten Teammitglieder, doch vielen Kolleginnen und Kollegen ist er immer noch fremd.

3. Per „Meet-and-Greet“-Roadmap Belegschaft kennenlernen

Neue Mitarbeiter sollten nicht nur ihr eigenes Team, sondern die gesamte Belegschaft kennenlernen. Mithilfe einer „Meet-and-Greet“-Roadmap lässt sich ein internes Netzwerk auch von zuhause aufbauen, das Neulinge über das Unternehmen und die Team-Kultur informiert.

4. Virtuelle Mentoren für Fortbildung

Unternehmen können neuen Mitarbeitern auch virtuelle Mentoren zur Seite stellen, um die Einarbeitungszeit zu beschleunigen und maßgeschneiderte Lernpfade zu entwickeln. Mentoren unterstützen neue Mitarbeiter dabei, geeignete Fortbildungsmöglichkeiten zu finden und zu nutzen.

5.  Schulungstempo an Remote-Arbeit anpassen

Die zahlreichen Einführungen und Schulungen können die neuen Mitarbeiter schnell überfordern. Vor allem remote ist es ratsam, auch Ruhephasen einzuplanen. Anstatt „die Neuen“ mit Inhalten zu überfluten, sollten sie auch die Gelegenheit haben, die Informationen aufzunehmen und Fragen zu stellen.

6. Mit Flexibilität punkten

Im Home-Office sind viele Menschen neben ihrer Arbeit auch mit der Kinderbetreuung konfrontiert. Hier sollte sich der Arbeitgeber flexibel zeigen und neue Mitarbeiter wissen lassen, dass sie ihre Arbeitszeiten selbst einteilen können, um sich durch die Onboarding-Informationen zu arbeiten. Das signalisiert Verständnis und schafft die Grundlage für eine enge Unternehmensbindung.

7. Änderungen im Onboarding-Prozess dokumentieren

Es ist wichtig, neue Onboarding-Prozesse sowie Veränderungen zu dokumentieren und entsprechende Leitfäden anzulegen. Die Verschriftlichung hilft, die Einführung auch im Homeoffice umzusetzen.

Unternehmenskultur im Blick behalten

Die Unternehmenskultur darf nicht auf der Strecke bleiben, wenn die Mitarbeiter einen großen Teil der Arbeitszeit zuhause ableisten. Gerade für Neue kann es schwierig sein, die Werte und Visionen des Unternehmens zu verstehen, wenn sie im Heimbüro isoliert von den Kollegen sind.

8.  Regelmäßige Teammeetings einführen

Kurze, aber regelmäßige Meetings steigern das Engagement, die Motivation und die Verbundenheit im Home-Office. Das gilt vor allem für neue Mitarbeiter. Ob virtuelle Besprechungen, tägliche Stand-Ups, CEO-Updates oder Teamevents: Ein genauer Zeitplan für die Interaktion und Kommunikation sorgt dafür, dass sich niemand isoliert fühlt.

9. Gemeinschaft durch Engagement

Die Team-Mitglieder und Buddies sollten neue Kollegen motivieren, sich bei Meetings und Team-Veranstaltungen zu engagieren, selbst wenn sie noch nicht alle Beteiligten kennen. Das schafft ein Gefühl von Gemeinschaft auch im Homeoffice.

10. Teamspirit ausbauen

Team-Ausflüge und -Events sind nur schwer in der Corona-Pandemie umsetzbar. In der virtuellen Welt braucht es neue Anreize für den Austausch, um die Arbeitsplatzkultur auch remote zu erhalten. Vor allem Neulinge profitieren von solchen Veranstaltungen und lernen ihre Kollegen so von einer persönlichen Seite kennen.

Onboarding-Prozesse sind auch virtuell umsetzbar und sichern neuen Mitarbeitern einen geebneten Eintritt ins Unternehmen. Neue Methoden zur Unterstützung des remote working helfen, potenzielle Mitarbeiter anzuziehen, das Recruiting zu unterstützen und gleichzeitig die Geschäftskontinuität zu wahren.

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Jo Deal ist Chief Human Resources Officer bei LogMeIn. Sie ist verantwortlich für die Leitung der globalen Personalstrategie mit Schwerpunkten auf der Anwerbung, Entwicklung und Einstellung von neuen Talenten. Dabei schafft sie eine kooperative Lernumgebung, in der Mitarbeiter ihre Karriereziele verfolgen können.

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