Team-Zusammenarbeit im Homeoffice: Wie soll das gehen?

Serious-Play-Workshops, Online-Kummerkasten, wechselnde Rollen in Meetings vergeben – was Team-Verantwortliche tun können, schildert Andrea Heitmann.

Die Arbeit im Homeoffice hat aufgrund der Corona-Pandemie noch einmal stark zugenommen – was für unsere Haltung gegenüber einer neuen Arbeitswelt definitiv ein Gewinn ist. Allerdings bringt die neue Situation auch neue Herausforderungen mit sich: Teams, die vorher in physischer Nähe gemeinsam an Lösungen gearbeitet haben, sehen ihre Kollegen und Kolleginnen jetzt nur noch über dem Bildschirm. Wie gelingt so die Zusammenarbeit im Team?

Soziale Distanz schadet Teams

Wenn jedes Teammitglied für sich allein im Homeoffice sitzt, bleibt der soziale Austausch auf der Strecke. Das Flurgespräch, der gemeinsame Gang zur Kaffeemaschine oder das Team-Mittagessen bleiben aus. Durch diesen Mangel an persönlicher Team-Interaktion entstehen unterschwellig viel schneller negative Gefühle oder Missverständnisse: Die Kollegen bekommen die nonverbalen Reaktionen der Teilnehmenden im Online-Meeting nicht mehr richtig mit und können schwer bis gar nicht einschätzen, wer wie auf welche Äußerungen reagiert.

Blickkontakte, genervtes Augenrollen, lautes Ausatmen: all diese kleinen nonverbalen Aspekte können wir per Video-Call viel schwerer erfassen und wahrnehmen. Das schadet der Team-Atmosphäre. Ob gewollt oder nicht, distanzieren sich die Team-Mitglieder dadurch voneinander, verlieren den Bezug zueinander und werden zu Einzelkämpfern. Der Teamgedanke geht verloren. Doch der Mensch ist ein soziales Wesen. Das Gefühl der Zugehörigkeit ist auch in Teams extrem wichtig. Wer nur noch online kommuniziert, verliert dieses Gefühl. Das Feedback fehlt – und wir schalten auf die typischen Stressreaktionen: Gleichgültigkeit, Teilnahmslosigkeit oder aber Gereiztheit schleichen sich ein.

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Was also tun?

Wenn im Online-Team schon spürbar dicke Luft herrscht, sollten die Team-Leader das im nächsten Video-Meeting sofort proaktiv ansprechen – und nicht erst sammeln. Die Ansprache gelingt über die regulären Feedback-Regeln:

„Ich nehme wahr, dass…“
„Ich habe das Gefühl…“
„Das bewirkt … bei mir“

Wenn es bei Konflikten um wenige Personen geht, können Team-Leader darüber in separaten Online-Gesprächen sprechen. Ist das gesamte Team betroffen, bieten sich Kreativworkshops an, die gut online durchgeführt werden können – wie beispielsweise die „Serious-Play-Workshops“ mit Lego-Spielzeug: Die Teilnehmenden bauen aus Lego etwas, das ihre „Misere“ darstellt und erklären dann ihr Modell. Auch Zeichnen klappt gut: Die Teilnehmenden zeichnen etwas, was darstellt, wie sie sich mit der Situation fühlen. Dafür sind keine Künstler gefordert. Das Niveau sollte auf Kindergarten-Level sein.
Mithilfe solcher Workshops setzen sich alle Beteiligten wieder vermehrt mit den Gefühlen der Anderen auseinander. Das TCB (Taking Care of Business) rückt für eine Weile in den Hintergrund und die Menschen wieder in den Vordergrund. Das schweißt die Truppe trotz physischer Distanz wieder mehr zusammen.

Mitarbeiter ernst nehmen

Im Corona-bedingten Homeoffice klagen Mitarbeiter oftmals über das Gefühl, sie arbeiten viel mehr als im Büro: Die Pausen fallen weg, das Fünf-Minuten-Gespräch mit den Tischnachbarn entfällt, und sie kümmern sich deutlich weniger um sich selbst. Wenn Team-Verantwortliche dann noch scherzen, dass zuhause alle faulenzen würden, ist die Spaßgrenze schnell überschritten. Die Mitarbeiter fühlen sich nicht gewürdigt, ermüden deutlich schneller und sind den Online-Meeting-Marathon leid.

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Teamleiter sollten die Klagen ihrer Leute immer ernst nehmen. Es kann hilfreich sein, einen Online-Kummerkasten zu etablieren, wo die Teilnehmenden anonym mitteilen können, was sie gerade nervt und stört oder wo sie momentan festhängen. Auch sollten Verantwortliche die Online-Meetings sorgfältig vorbereiten und das ganze Team schon vorab mit ins Boot holen. Per E-Mail können sie informieren, welche Themen für das nächste Meeting auf der Agenda stehen – und schon einmal anfragen, wer wozu etwas beitragen möchte. So können die Teammitglieder die Agenda um weitere Punkte ergänzen und priorisieren, beispielsweise mithilfe eines Online-Votings. So ist schon vor dem Meeting jeder inhaltlich vorbereitet und involviert.

Das gesamte Team in die Gestaltung einbinden

Team-Leader sollten sich bei Online-Meetings auch bewusst mehr Zeit nehmen für private Gespräche und persönliche Befindlichkeiten. Wer einen intensiven Austausch pflegt, hält das Team-Gefühl hoch. Das gelingt schon durch kurze „Dailys“, bei denen jeder sich kurz einbringen kann: Wo stehe ich? Was liegt an? Welche Unterstützung braucht wer wofür von wem? Aufgelockert werden kann das mit weiteren und zum Teil banalen Fragen, wie zum Beispiel: „Worauf bist du heute besonders stolz?“, oder „Was ist dir heute so richtig missglückt?“ – privater wie beruflicher Natur.

Rollen verteilen – und wechseln

Missverständnisse, Distanz und Konflikte können Team-Verantwortliche schon präventiv abwenden, indem sie die gesamte Gruppe nicht nur in die Meeting-Vorbereitung, sondern auch in die Meeting-Gestaltung einbeziehen und die Interaktion bewusst fördern. Das gelingt gut durch Rollenverteilung, die regelmäßig wechselt. Rollen könnten sein:

Moderator, Inhaltsverantwortlicher, Protokollant, Time Keeper (achtet darauf achtet, dass die Agenda-Zeiten eingehalten werden), einen Spiel- und Spaßwart, der im Meeting für Aktivitäten jenseits der Arbeit sorgt (Witz des Tages, Lieblingsbuch-Vorstellung, Aktivierungsübungen) und ein Whiteboard-Fotograf (speichert und versendet alle Whiteboard-Inhalte). Was Verantwortliche dabei schon vorab mit ihren Leuten klären sollten: Welche Tools sind für die Ausführung der Rollen notwendig? Und: Sind die Teilnehmenden damit vertraut?

Diese wechselnde Rollenverteilung eignet sich vor allem dann, wenn es um regelmäßige oder wiederkehrende Video-Calls mit mehreren Personen handelt. Hat jeder Teilnehmer eine bestimmte Rolle, ist er automatisch aktiv im Meeting integriert. Auch in einmaligen Calls oder wenn sich die Gesprächspartner noch nicht kennen, können Verantwortliche mit einer Rollenverteilung vorab Interesse und Neugier wecken sowie die Interaktion fördern – eine gute Voraussetzung für eine positive Atmosphäre.

Fazit: Online-Teamwork geht!

Online-Team-Zusammenarbeit ist eine Herausforderung. Wer seine Leute die Online-Meetings aktiv mitgestalten lässt, mehr Zeit für persönliche Inhalte einplant und durch wechselnde Rollen die Interaktivität hochhält, fördert die gegenseitige Empathie, das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Motivation der Mitarbeitenden. Im Idealfall entwickelt sich schon nach wenigen Online-Team-Sitzungen eine energiegeladene Eigendynamik – und der Teamgeist wächst über die Home-Office-Grenzen hinaus.

Andrea Heitmann

Andrea Heitmann ist Trainerin und Coach für Kommunikation und (digitale) Rhetorik sowie Expertin für Körpersprache und Auftrittskompetenz. Die ehemalige Leistungssportlerin unterstützt Führungskräfte, Mitarbeitende und BewerberInnen dabei, souveräner und selbstbewusster aufzutreten und ein Gefühl für die eigene Wirkung bei der Interaktion mit anderen zu erlangen. Seit August 2020 bietet Heitmann Online-Kurse für digitale Rhetorik an. Mehr Infos: www.digitale-rhetorik.com

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