Elektronische Signaturen in HR-Prozessen

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Das Onboarding vollständig digitalisieren und auf unnötigen Papierkram verzichten? Marco Schmid, Swisscom Trust Services, zeigt, wie das gelingen kann.

Bewerbungen in Papierform haben heute Seltenheitswert. Anstatt sich mit der teuren und ungeliebten Bewerbungsmappe herumzuschlagen, erstellen Kandidaten einfach ein PDF. Kosten für den Postversand sparen sie ebenfalls. Auch Bewerbungsgespräche via Videokonferenz erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Übrigens nicht erst seit Corona – die Pandemie hat dieser Entwicklung allerdings noch einmal zusätzliche Dynamik verliehen. So ist der gesamte Bewerbungsprozess mittlerweile oft digital – bis es zu dem Punkt kommt, an dem beide Parteien den Arbeitsvertrag unterzeichnen.

Hier fallen wir auf einmal wieder zurück in die „Papierzeit“. Auch wenn Arbeitsverträge tatsächlich nicht zwingend der Schriftformerfordernis unterliegen, möchten sich beide Seiten rechtlich oft absichern. Es muss Klarheit herrschen hinsichtlich Urlaubsansprüchen, Gehalt und vielen weiteren Fragen. Arbeitnehmer möchten ein Dokument in Händen halten, das im Zweifel auch vor Gericht Bestand hat. Dafür greift man dann wieder ganz traditionell auf den schriftlichen Vertrag zurück, der eigenhändig unterschrieben wird. Das bringt aber einige Probleme mit sich.

Schriftliche Verträge: Teuer und zeitaufwändig

Die direkten monetären Kosten, die der Versand eines Arbeitsvertrages verursacht, sind freilich zu vernachlässigen. Die höchsten Beträge, die dabei anfallen, sind die Portokosten für ein Einschreiben, wenn man auf Nummer sicher gehen möchte. Schwerer ins Gewicht fällt jedoch der Zeitaufwand für die Bearbeitung, der letztlich auch einen Kostenfaktor darstellt. Das kann sich in großen Unternehmen schnell summieren, besonders wenn sie saisonale oder temporäre Mitarbeiter beschäftigen. In letzter Zeit sind außerdem bestimmte Formen von Werkverträgen zunehmend in die Kritik geraten. Wenn Unternehmen in Zukunft darauf verzichten wollen, Arbeitskraft gebündelt von Subunternehmern anstellen zu lassen, bedeutet das im Umkehrschluss mehr Arbeit für die eigene HR-Abteilung.

Außerdem befinden sich viele Branchen gerade in einem regelrechten „War for Talent“, in dem gilt: Zeit ist Geld! Ist ein Bewerbungsgespräch positiv verlaufen und beide Seiten haben sich auf Versand eines Arbeitsvertrages geeinigt, ist die Sache für den Personaler noch nicht in trockenen Tüchern. Es kann immer noch vorkommen, dass der Kandidat ein besseres Angebot erhält, während sein Vertrag mit der Post unterwegs ist. Für die HR-Abteilung ist das natürlich ärgerlich, schließlich haben sie bis zu diesem Zeitpunkt schon viele Ressourcen investiert, um genau diesen Kandidaten zu finden.

Elektronische Signatur: Der Schlüssel zur vollständigen Digitalisierung

Bricht man es aufs Wesentliche herunter, scheitert das vollständig digitale Onboarding von neuen Mitarbeitern an der Signatur des Arbeitsvertrages, da diese heute in der Regel immer noch analog erfolgt: mit der händischen Unterschrift unter den Vertrag signalisieren beiden Seiten ihren eindeutigen Willen, dass dieser Vertrag zustande kommt. Doch das lässt sich mittlerweile ebenfalls digital abbilden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist der händischen Unterschrift rechtlich in vielen Fällen gleichgestellt. Im Vergleich zu anderen digitalen Lösungen muss die Beweislast der qualifizierten elektronischen Signatur vor Gericht nicht bewiesen, sondern widerlegt werden.

Die hohe Sicherheit entsteht dadurch, dass für das Zustandekommen eines Vertrages drei Komponenten nötig sind: Zuerst die Signatur selbst, die unzweifelhafte Identifikation des Unterzeichners und ein Authentifikationsmittel, mit dem die eindeutige Willensbekundung manifestiert wird. Dieses Authentifikationsmittel ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, wie sie Verbraucher vom Online-Banking kennen. Das macht die qualifizierte elektronische Signatur nicht nur schnell und komfortabel, sie bietet auch ein äußerst hohes Niveau an Fälschungssicherheit.

Ein kryptografisches Verfahren

Wichtig ist, dass man sich die elektronische Signatur nicht einfach als handschriftliche Unterschrift in digitaler Form vorstellt, denn diese Unterschrift wäre tatsächlich recht einfach zu kopieren. Es handelt sich vielmehr um ein kryptografisches Verfahren: Dabei werden die persönlichen Informationen sowie eine individuelle mathematische Quersumme, der Hash-Wert des Dokumentes, durch einen eingesetzten Algorithmus mit einem privaten Schlüssel verschlüsselt, der dem Dokument zusammen mit einem auf seine Identität ausgestellten Signaturzertifikat beigefügt wird. In dem Signaturzertifikat ist der öffentliche Schlüssel zum privaten Schlüssel enthalten.

Ein Empfänger hat nun die Möglichkeit, ebenfalls einen Hash-Wert zu ermitteln und den verschlüsselten Hash des Signierenden mit dem öffentlichen Schlüssel im Zertifikat zu entschlüsseln. Sind dann beide Hashwerte gleich, wurde das Dokument nach der Signatur nicht mehr verändert und mit der Person verbunden, deren Identitätsdaten im Zertifikat vorhanden waren. Durch dieses Public-Key-Verfahren wird die ermittelte Signatur untrennbar mit dem elektronischen Dokument verbunden, sodass die Integrität des Schriftstückes gesichert ist. Nachträgliche Veränderungen am Dokument können dadurch erkannt und nachvollzogen werden.

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Marco Schmid verantwortet als Head of International Expansion Strategy die Trust Services bei dem Schweizer Telekommunikationsunternehmen Swisscom. Zuvor hatte er unter anderem als Business Strategy Advisor bei dem IoT-Unternehmen adnexo und Country Manager für die DACH-Region zum Webhoster Rackspace gearbeitet. Swisscom Trust Services ist der einzige europäische Anbieter, der eine qualifizierte elektronische Signatur in den Rechtsräumen EU (eIDAS Signaturverordnung) und Schweiz (ZertES Signaturgesetz) zur Verfügung stellt.

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