Interne Kommunikation im „New Normal“

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Die Pandemie hat fast über Nacht eine neue Arbeitswelt geschaffen, mit Auswirkungen auf die interne Kommunikation. Ulf-Jost Kossol, Head of People Experience bei T-Systems MMS, erläutert, worauf es jetzt ankommt.

Die Abteilungen für interne Kommunikation befinden sich seit rund zwei Jahren im Dauerstress. Lockdowns, Anordnung zur Nutzung des Homeoffice, aber auch die Sorgen und Nöte der Mitarbeitenden haben besondere Kommunikationsmaßnahmen erfordert. Die Pandemie hat die Firmen und die Arbeitswelt insgesamt verändert. Darauf muss sich die interne Kommunikation jetzt einstellen:

Die Mitarbeitenden neu verbinden und Sinn stiften

Digitale Kommunikationstools verbinden die Mitarbeitenden im Homeoffice miteinander. Die zeitweilige oder dauerhafte räumliche Distanz beeinflusst aber ganz unmittelbar die interne Kommunikation. Es fehlen die informellen Gespräche zwischen den Beschäftigten; die Möglichkeit, sich auch privat auszutauschen. Zufällige Begegnungen in der Cafeteria des Unternehmens und gemeinsame Mittagessen finden nicht mehr statt. So besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeitenden voneinander entfremden. Das trifft gerade auch auf Non-Desk-Worker zu, die ihren Kolleginnen und Kollegen aus den Büros nicht mehr so häufig direkt begegnen.

Interne Kommunikation muss hier Brücken bauen und den Klebstoff liefern, um den Zusammenhalt erneut herzustellen und zu verbessern. Für die Beschäftigten müssen neue Möglichkeiten geschaffen werden, sich auch über räumliche Distanzen hinweg persönlich und privat auszutauschen. Es gilt Wege zu finden, um die sich möglicherweise ergebende Kluft zwischen Non-Desk-Workern und den Beschäftigten in einem hybriden Modell zu schließen. Ein Social Intranet oder Apps für die Beschäftigten liefern dafür eine solide Basis. Interaktive Elemente, Quiz-Runden, Fotogalerien, die auch private Motive zeigen, tragen dazu bei.

Wichtig bleiben in diesem Zusammenhang auch Events und Firmenveranstaltungen, die sich heute mit der passenden technischen Lösung auch hervorragend im Hybridformat durchführen lassen. Digitale Plattformen liegen ohnehin im Trend: Fast zwei Drittel der Unternehmen setzt auf digitale Tools als bevorzugten Weg der internen Kommunikation.

Antworten auf Sorgen in Krisensituationen liefern

Ereignisse von globaler Tragweite wie die Coronakrise, die drohende Klimakatastrophe oder der Krieg in der Ukraine sorgen bei den Mitarbeitenden für konkrete Fragen im Arbeitsalltag. Sie werfen aber auch Fragen zur Corporate Social Responsibility eines Unternehmens auf. Interne Kommunikation sollte sich hier auch als Krisenkommunikation verstehen. Dazu gehört zumindest, eine eigene Haltung zu solchen Themen zu entwickeln. Denn nur daraus ergibt sich dann die Erkenntnis, ob die Organisation Stellung beziehen will, oder besser keine Aussage trifft – auch das kann eine wichtige Botschaft an die Mitarbeitenden sein.

Das ist allemal besser, als in den Kommunikationsmaßnahmen so zu agieren, als gäbe es die Probleme nicht. Dort, wo das Leben der Beschäftigten unmittelbar betroffen ist, wie im Falle von Corona, kann die interne Kommunikation die Sorgen der Mitarbeitenden aufgreifen und im Rahmen ihrer Möglichkeiten Lösungen anbieten, etwa bei Fragen zur Kinderbetreuung, zum Umgang mit Tests, zu den Maßnahmen des Unternehmens.

Sich gegen Instagram, Facebook und andere durchsetzen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich Informationen über die neuesten Entwicklungen im Unternehmen: Entscheidungen der Geschäftsführung, Veränderungen von Prozessen oder auch den Eintritt neuer Kolleginnen und Kollegen. Es ist Aufgabe der internen Unternehmenskommunikation, dass diese Informationen schnell und unkompliziert alle Beschäftigten erreichen, ob Desk- oder Non-Desk-Worker, im Homeoffice, im Außendienst oder in der Firma.

Allerdings stehen die Botschaften des Unternehmens im permanenten Wettstreit um die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden. Und die Konkurrenz ist mit Instagram, Facebook oder neuen Nachrichten auf WhatsApp groß. Interne Kommunikation kann heute nicht mehr davon ausgehen, dass sie sich bei ihren Botschaften in der Holschuld der Beschäftigten befindet, sondern muss sich dem Wettbewerb stellen und selbst proaktiv kommunizieren.

Der Weg zur Aufmerksamkeit für Mitarbeitenden führt über ein Denken in Kampagnen und dem Bespielen der verschiedensten Kanäle, die auf intelligente Weise verknüpft werden. So wird eine Botschaft unter unterschiedlichen Aspekten in Postings im Intranet, einem Newsletter, in einem Townhall-Meeting und möglicherweise auch dem vielfach verpönten „Schwarzen Brett“ verbreitet.

Mitarbeitende möchten sich einbringen: Mit transparenten Feedback-Kanälen, Möglichkeiten zur Interaktion wie in anderen sozialen Netzwerken, etwa durch Likes oder Kommentare, gelingt das. Wie bei externen Maßnahmen darf sich interne Kommunikation dann aber auch nicht scheuen, messbar zu sein und sollte stets KPI wie Reichweite und Engagement im Blick behalten, damit sie nicht zur l’art pour l’art wird.

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Social Media Enthusiast seit 2006, der nicht aufgibt, an das vernetzte Unternehmen zu glauben! Nach 14-jähriger Offizierslaufbahn bei der Bundeswehr mit nebenberuflichen Gründungen in der new economy und dem frühen Web2.0 Zeitalter Wechsel zu T-Systems Multimedia Solutions zunächst als Senior Consultant für Social Business, seit 2012 Managing Consultant (Head of) People Experience. T-Systems MMS begleitet Großkonzerne und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Transformation und entwickelt zukunftsfähige Geschäftsmodelle in den Bereichen Industrial IoT, Customer Experience, New Work sowie Digitale Zuverlässigkeit.

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