Tax Compliance: Kontrollsystem schützt vor Haftungsfallen

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Ein Tax Compliance Management System ist für den Schutz des Unternehmens unabdingbar. Steuerberater Helmut König erklärt, warum das auch für HR wichtig ist.

Unternehmensorgane tragen die Verantwortung für einen einwandfreien Ablauf bei allen steuerlichen Vorgängen. Sie müssen sogar für die Folgen von Regelverstößen durch Mitarbeiter geradestehen. Eine Schutzfunktion bietet das sogenannte „Tax Compliance Management System“ als Umsetzungsform eines Innerbetrieblichen Kontrollsystems. Damit können Führungskräfte und Unternehmer sich vor den Vorwürfen eines bewussten oder leichtfertigen steuerlichen Fehlverhaltens schützen. Auch der Bezug zur HR wird leicht deutlich.

Alle Unternehmen in Deutschland sind von kontinuierlichen Verschärfungen in der steuerlichen Gesetzgebung betroffen. Diese schlagen sich zwar nicht grundsätzlich in höheren Steuersätzen nieder, sondern wirken sich erheblich im Umgang mit steuerlichen Pflichten innerhalb einer Organisation aus.

Verschärfungen in der steuerlichen Gesetzgebung oft wenig bekannt

Das Problem: Vielfach gehen diese Verschärfungen an den Augen vieler Unternehmer vorbei. Das wiederum führt zu Risiken. Der Gesetzgeber verfolgt alle steuerlichen Verstöße, auch solche wegen Kommunikationslücken und Handhabungsfehlern, und sanktioniert Verstöße gegen die Steuergesetze in jederlei Hinsicht – egal ob ertrags- oder auch umsatzsteuerlich – nach strengen Vorgaben. Dabei gilt: Unwissenheit und Versehen sind kein Schutz vor Aufgriff und Nachverfolgung durch die Finanzbehörden.

Besonders gefährlich wird dies, weil Unternehmen für Verstöße ihrer Mitarbeiter, die zu Steuerverkürzungen führen, zumindest finanziell einzustehen haben. Diese Verstöße gegen das Steuerrecht gehen immer voll zu Lasten des Unternehmens, aber auch des Unternehmers, mit allen finanziellen sogar bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen. Daraus folgt eben auch, dass sich kein Geschäftsführer einer Vermögensverwaltungsgesellschaft darauf beziehen kann, dass ein Mitarbeiter an einem Regelverstoß schuld sei. Er trägt die Verantwortung für einen einwandfreien Ablauf bei allen steuerlichen Vorgängen und muss dafür Sorge tragen, dass alle Beteiligten nach Recht und Gesetz vorgehen.

Verstöße der Mitarbeiter gegen geltende Steuergesetze auf ein Minimum reduzieren

Daher ist eine wesentliche Anforderung an Geschäftsführung und demnach auch HR, alles daran zu setzen, dass solche Verstöße der Mitarbeiter gegen geltende Steuergesetze auf ein Minimum reduziert werden beziehungsweise durch die Errichtung bestimmter Strukturen zumindest die aus diesen steuerlichen Verstößen entstehenden Schäden für das Unternehmen so gering wie möglich gehalten werden. Das sogenannte Innerbetriebliche Kontrollsystem rückt daher mehr und mehr in den Fokus von Unternehmen, um eine protektive Wirkung vor allem gegen den Vorwurf von Steuerhinterziehung bei bereits bedingtem Vorsatz zu schaffen.

Das Bundesfinanzministerium hat für Unternehmen einen Ausweg geschaffen, und das schon vor einigen Jahren. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) findet sich seit Mai 2016 ein entscheidender Hinweis zur Schutzfunktion von innerbetrieblichen Kontrollsystemen (IKS) in Form von Tax Compliance Management Systemen (Tax CMS). Darunter versteht man, die Einhaltung aller Vorschriften und Pflichten sowie der unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv abzusichern. Das Tax CMS bezeichnet also umfassende Kontrollmaßnahmen, die die wesentlichen fiskalischen Sachverhalte überwachen. Das schützt vor dem Vorwurf eines bewussten oder leichtfertigen steuerlichen Fehlverhaltens.

Geschäftsleiter trägt Verantwortung für einwandfreien Ablauf aller steuerlichen Vorgänge

Aber obwohl das Schreiben mittlerweile fast vier Jahre alt ist, sind die Möglichkeiten erst bei einem Bruchteil der Unternehmen umgesetzt worden. Daher sollten sich Unternehmer mit diesem Thema schnellstmöglich befassen, um ein dauerhaft rechtssicheres Vorgehen sicherzustellen und ihr Unternehmen und sich selbst vor schwerwiegenden Haftungsfallen zu schützen. Kein Unternehmensorgan kann sich darauf beziehen, dass ein Mitarbeiter an einem Regelverstoß schuld sei. Es trägt die Verantwortung für einen einwandfreien Ablauf bei allen steuerlichen Vorgängen und muss dafür Sorge tragen, dass alle Beteiligten nach Recht und Gesetz vorgehen. Dafür rückt eben die sogenannte Tax Compliance, also das steuerliche Wohlverhalten, in den Fokus.

Schließlich müssen Unternehmen eine Vielzahl von fiskalischen Sachverhalten überwachen, um der Tax Compliance zu entsprechen. Das Tax Compliance Management System integriert in dem Zusammenhang Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung und Einhaltung aller steuerlichen Pflichten. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Bewertung aller steuerlichen Risiken, Strukturierung und Dokumentation aller steuerlichen Vorgänge sowie die Identifikation und Implementierung steuerrelevanter Anpassungen der Geschäftsprozesse. Und vor allem müssen sie diese Überwachung dokumentieren und bei den Mitarbeitern verankern. Nur auf diese Weise ist es möglich, dass sich Geschäftsführer / Gesellschafter vor den Risiken persönlicher Inanspruchnahme absichern können, indem sie nachweisen, dass sie alles dafür getan haben, steuerliche Verfehlungen zu verhindern.

Inhalte des Tax CMS hängen von der Betriebsstruktur ab

Ausgehend von der Risikoanalyse, -bewertung und -dokumentation anhand branchenspezifischer Prüfmuster werden individuelle Richtlinien für Unternehmen erstellt, die rechtssicher die einzelnen Punkte behandeln. Sie gelten zudem als Nachweis dafür, dass eine Organisation und deren Verantwortliche im Sinne des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten dafür Sorge tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße gegen steuerliche Vorschriften erfolgen. Die Maßnahmen werden durch Prüfungen bei den Mitarbeitern verankert und regelmäßig überprüft. Die Inhalte des Systems hängen von der Betriebsstruktur ab. In dem einen Fall kann es beispielsweise schon genügen, eine Kassieranweisung zu besitzen und anhand dieser durchgeführten Schulungen zur korrekten Kassenführung zu dokumentieren und regelmäßig zu wiederholen, durch Stichproben die Einhaltung der Richtlinie zu prüfen und ein Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Fragestellungen einzuführen

Der enge Bezug zur HR wird auch insofern deutlich, als dass die aus lohnsteuerlicher Sicht bedeutende Entgeltabrechnung meist in der Personalabteilung angesiedelt ist. Die Lohnsteuer stellt eine besondere Herausforderung im Rahmen eines Tax CMS dar. Im Rahmen der Entgeltabrechnung beziehungsweise Pauschalversteuerung müssen beispielsweise viele Sachzuwendungen erfasst werden. Dazu gehören unter anderem die Pkw-Nutzung, Betriebsveranstaltungen und Incentives, in die Daten von den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen einfließen. Risiken bergen auch Reisekosten, insbesondere hinsichtlich fehlerhaft erstatteter Verpflegungsmehraufwendungen und Hotelübernachtungen. Diese und mehr Themen führen in der Praxis nicht selten zu Nachforderungen bei Lohnsteueraußenprüfungen. Und da Geschäftsleiter neben dem Unternehmen persönlich für die Lohnsteuer haften können, werden zunehmend Ermittlungsverfahren gegen Organe bei lohnsteuerlichen Verstößen eingeleitet. Zusätzlich sind Ordnungswidrigkeitsstrafen bis zur Ebene der handelnden Personen in der Entgeltabrechnung zu beobachten, wenn Prozessfehler wiederholt zu Feststellungen von Verstößen geführt haben.

Das bedeutet: Steuerliches Compliance Management ist absolut notwendig. Natürlich führt die Installation des Systems zu Aufwand und Kosten. Aber für den Schutz des Unternehmens ist dies unabdingbar.

Helmut König

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Helmut König ist Geschäftsführer der BBWP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Partner der Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt. Die BBWP GmbH bietet umfassende Leistungen in Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und betriebswirtschaftlicher Beratung und besitzt besondere Expertise in der Begleitung mittelständischer Mandanten.