Wie Sie in Corona-Zeiten sicher auf Geschäftsreise gehen

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Was können Unternehmen und Reisende tun, um möglichst sicher zu reisen? Hier kommen Tipps und 10 Leitfragen von Eugen Triebelhorn von Travelperk.

Viele Betriebe haben nach Abklingen der ersten Covid-19-Welle über die Sommermonate in einen neuen Normalbetrieb zurückgefunden. Same, same, but different ist die Devise, denn nicht alle betrieblichen Abläufe und Tätigkeiten können aufgenommen werden, als sei nichts gewesen. Das gilt vor allem für Geschäftsreisen. Auch wenn im internationalen Vergleich Arbeitnehmer nirgends so häufig wie in Deutschland wieder beruflich reisen, ist doch eine gehörige Portion Verunsicherung im Gepäck. Ein gutes Reisemanagement und eine sorgfältige Wahrnehmung aller Fürsorgepflichten des Arbeitgebers sind jetzt wichtiger denn je.

Hygienevorschriften und von der Regierung festgelegte Arbeitsschutzstandards geben in Organisationen bundesweit den Takt für einen neuen Normalbetrieb vor. Mit der Rückkehr vieler Arbeitnehmer ins Büro nehmen auch Geschäftsreisen wieder an Fahrt auf: Laut Umfragen des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) erlauben 74 Prozent der deutschen Firmen „in begründeten Ausnahmefällen” wieder Reisetätigkeiten.

Die Berührungsängste zu Reisen sind aber nach wie vor groß – die Geschäftsreiseaktivität (mit Flugzeugen, Mietwagen und Zügen) liegt in Deutschland derzeit bei nur 3,5 Prozent im Vergleich zu Januar 2020. Lockerungen von Reisebeschränkungen und lokale, temporäre Einschränkungen wechseln sich je nach Infektionsgeschehen vor Ort ab – das macht Reisen komplexer und schlechter planbar. Regionen oder Metropolen werden quasi über Nacht wieder zu Risikogebieten – Reisende sind verunsichert und machen sich Sorgen hinsichtlich nicht absehbarer gesundheitlicher Risiken.

Flexibilität und Fürsorge stehen hoch im Kurs

Ein Maximum an Flexibilität bei der Buchung sowie größtmöglicher Schutz und Sicherheit für die Reisenden sind die beiden wichtigsten Voraussetzungen, um den Einschränkungen und Risiken der Covid-19-Pandemie auf Reisen zu begegnen. Absolut flexible Buchungsbedingungen mit optimalen Stornomöglichkeiten erfreuen in erster Linie die Finanzverantwortlichen in Unternehmen.

Umfänglich wahrgenommene Fürsorgepflichten der Arbeitgeber gegenüber ihrer Belegschaft hingegen sind zum einen ein wichtiges Mittel der arbeitsrechtlichen Absicherung, sollte unterwegs doch etwas passieren. Zum anderen sind sie aber auch ein wertvolles, Vertrauen stiftendes Signal gegenüber der Belegschaft und fördern die Mitarbeiterbindung. Reisende wie Arbeitgeber brauchen gerade in Krisensituationen wie der jetzigen bestmögliche Handlungssicherheit. Dazu bedarf es lückenlosen Zugang zu allen wichtigen, für jede spezifische Geschäftsreise relevanten Informationen, etwa zu Reisebeschränkungen und Gesundheitsempfehlungen vor Ort und unterwegs. Arbeitgeber müssen zudem in der Lage sein, den Aufenthaltsort ihrer reisenden Mitarbeiter jederzeit zu kennen, in Notfällen Hilfe zu leisten oder Mitarbeiter kurzfristig nach Hause zu holen.

Um der Fürsorgepflicht insbesondere während Covid-19 nachkommen zu können, ist es wichtig, dass relevante Informationen auf einem Blick ersichtlich sind. Dazu gehören derzeit Einschätzungen zum Infektionsrisiko mit Covid-19, Covid-19-bezogene Reisebeschränkungen (zum Beispiel ob Reisen zwischen verschiedenen Orten erlaubt sind), geltende Vorschriften für Social Distancing und das Tragen von Gesichtsmasken, lokale Notrufnummern und Hinweise zu anstehenden Streiks. Es gibt Buchungsplattformen, die diese Informationen bereits gebündelt an die Daten der Reisenden anpassen, aber auch die Website des Auswärtigen Amtes gibt einen guten Überblick.

Klare Direktiven zur Wahl der Reisemittel und zu Sicherheitsmaßnahmen kommunizieren

Um möglichst sicher zu reisen und verantwortungsvoll mit der wiedergewonnenen Freiheit umzugehen, sollten zudem klare Direktiven zur Wahl der Reisemittel und Sicherheitsmaßnahmen kommuniziert werden. Oberste Priorität hat nach wie vor Social Distancing – und dies fängt nicht bei den Reisenden selbst an, sondern schon bei den gewählten Anbietern, die einen sicheren Rahmen vorgeben sollten.

Es wäre jetzt essentiell, dass sich die Reise-Branche zu strengen, einheitlichen Standards verpflichtet. Bis dahin sollten Unternehmen Ihren Mitarbeitern Buchungsplattformen mit entsprechenden Filtermöglichkeiten bereitstellen, so dass Kunden transparent nachvollziehen können, welche Reiseanbieter nach welchen Standards handeln. Reisende selbst sollten folgende Leitfragen bei der Reiseplanung und Anbieter-Wahl berücksichtigen:

Leitfragen für sichere Geschäftsreisen unter Covid-19

  1. Besteht für mein Reiseziel eine Risikogebietseinstufung oder gar eine Reisewarnung?
  2. Gelten für mein Reiseziel bei der Einreise oder Rückkehr Quarantänebestimmungen oder Testpflichten?
  3. Habe ich die Möglichkeit, mich freiwillig einem Corona-Schnelltest zu unterziehen und wer trägt die Kosten?
  4. Steht in den gewünschten Transportmitteln genügend Platz zur Wahrung von Abstandregeln zur Verfügung und kann ich höhere Buchungsklassen wählen, die eventuell mehr Sicherheitsabstand gewährleisten?
  5. Werden Mietwagen, Flugzeugkabinen bzw. Zuginnenräume ausreichend oft desinfiziert?
  6. Wird die Pflicht zum Tragen von Masken in öffentlichen Räumen und Transportmitteln kontrolliert und durchgesetzt?
  7. Kann ich außerhalb der Stoßzeiten reisen, um in öffentlichen Verkehrsmitteln große Menschenansammlungen zu vermeiden?
  8. Welches Hygienekonzept hat das gewünschte Hotel? Ist die Organisation des Frühstücks für mich passend und hinreichend sicher?
  9. Sind die Hygieneregeln bei meinem Gastgeber / dem zu besuchenden Unternehmen ausreichend?
  10. Wie regelt mein Arbeitgeber im Ernstfall eine mögliche Quarantäne?

*Die Zahlen stammen von der Buchungsplattform TravelPerk, gemessen wurde der Zeitraum von Anfang April bis 11. Mai 2020.

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Eugen Triebelhorn verantwortet seit Anfang 2019 als Geschäftsführer das Deutschlandgeschäft von TravelPerk. Das Unternehmen bietet eine Management-Plattform zur Buchung, Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Zuvor war er Teil des Vorstands der Ground-Transport-Technologieplattform Distribusion Technology. 

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