Wenn das Team selber über die Kurzarbeit entscheidet

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Selbstorganisation in Teams bedeutet, dass diese Verantwortung für ihr Handeln übernehmen. Wie das funktioniert, erklären Kristina Uhl und Anita Hauck.

Agiles Arbeiten meint in aller Konsequenz: Das Team entscheidet selbst. Dieses Verständnis bekommt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bei borisgloger consulting von Anfang an mit auf den Weg. Doch was bedeutet das eigentlich, wenn gelernte Arbeitsabläufe ad hoc auf die Probe gestellt werden? Eins war von Anfang an klar: Die Pandemie erfordert ein schnelles Umdenken, bei dem kein vordefinierter Krisenplan hilft.

Digitale Tools schaffen Nähe bei größtmöglicher Distanz

Gegenüber vielen anderen Unternehmen haben wir einen Vorteil: Wir arbeiten seit Jahren in dezentralen Teams über Deutschland und Österreich verteilt und mussten uns schon immer digital vernetzen. Aktuell nutzen wir als Tool MS Teams – sowohl für den fachlichen, als auch den persönlichen Austausch. In der ersten Phase des Lockdowns starteten viele Teams morgens mit einem gemeinsamen Daily – einem kurzen Videotelefonat von rund 15 Minuten – in dem die wichtigsten Themen und Aufgaben des Tages zur Sprache kamen. Einmal wöchentlich treffen sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei einem virtuellen Frühstück, das unter dem Dach des privaten Austausches steht. „Wie geht es dir?“ steht als zentrale Frage im Mittelpunkt.

Das Gemeinschaftsgefühl wird darüber hinaus in allgemeinen Teams-Kanälen, wie zum Beispiel der „Kaffeeküche“ gestärkt – hier halten wir uns stets auf dem Laufenden und lassen den #DailyCheckOut wieder auferleben: Jeder hat am Ende eines Arbeitstages die Möglichkeit, die wichtigsten Punkte, Gefühle oder Eindrücke gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen zu reflektieren. So lernen wir sehr schnell auch in extremen Situationen voneinander und sehen, mit welchen Herausforderungen jeder Einzelne zu tun hat oder wer Unterstützung benötigt.

Auch der Spaß kommt nicht zu kurz: Mit Foto-Challenges oder virtuellen Afterwork-Veranstaltungen zeigen wir, dass es okay ist, trotz allem gemeinsam zu lachen. Lobende Worte und liebevoll selbst zusammengestellte Care-Pakete für das Home Office sorgen darüber hinaus für Anerkennung und Respekt in diesen schwierigen Zeiten.

Selbstorganisation in der Krise – wie funktioniert sie?

Selbstorganisation ist das zentrale Element agilen Arbeitens und doch eine der größten Herausforderungen. Denn ernsthaft gelebte Selbstorganisation setzt voraus, dass Mitarbeiter ihr Handeln eigenständig reflektieren und Verantwortung dafür übernehmen. Gleichzeitig erkennen sie, dass Selbstorganisation nicht Willkür und Anarchie bedeutet, sondern den Rahmen respektiert, der von der Führung gesetzt wird. Selbstorganisation ist also eine sehr persönliche Herausforderung zwischen Entscheidungsfreiheit und -grenzen.

Was heißt das konkret in der Praxis? Ein Beispiel: Unser Geschäftsführer zeigte die Notwendigkeit von Kurzarbeit auf, ließ uns aber in den Teams selbst entscheiden, wer diese in welchem Umfang umsetzt. Für die Berater, die noch im April und Mai Vollzeit beim Kunden gebucht waren, sind demnach auch keine Ausfallstunden angefallen. Bei denjenigen, deren Kunden einen Projektstopp verhängten, allerdings schon. So legte jedes Team zusammen mit seinem jeweiligen Führungsduo aus ScrumMaster und Product Owner anhand nachvollziehbarer Kriterien selbst die tatsächliche Kurzarbeitszeit fest. Gemeinsam mit der HR-Abteilung wurden vorab die einzuhaltenden gesetzlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen transparent gemacht, die eine notwendige Grundlage sind, um entscheiden zu können.

Um Selbstorganisation zuzulassen, waren für uns folgende Punkte elementar:

  • Vertrauen der Führung in die einzelnen Teams, dass sie unternehmerisch denken und somit selbst über das Ausmaß der Kurzarbeit entscheiden können. Umgekehrt bedingt Selbstorganisation aber auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Führung, dass diese alle notwendigen Vorbereitungen trifft, damit das Unternehmen die Krise übersteht.
  • In einer für jeden Einzelnen persönlich unsicheren und beängstigenden Situation belastet eine zusätzliche Unsicherheit im beruflichen Kontext sehr. Das kann ein Unternehmen komplett lahmlegen. borisgloger consulting steuerte hier mit völliger Transparenz und Offenheit gegen. Die monatlichen Finanzberichte unseres Unternehmens sind schon immer für alle Mitarbeiter transparent. Seit Beginn der Krisenzeit veröffentlichen unser Geschäftsführer und der CFO regelmäßig zusätzlich ein Video, in dem sie die Zahlen und Trends ausführlich erklären, auf Risiken eingehen, nächste notwendige Maßnahmen, beispielsweise zur Kostenreduktion, erklären oder – wie aktuell – erste Erfolge in den Umsatzzahlen an uns weitergeben. Zudem bieten sie dadurch eine Plattform für Fragen aller Art an den Führungskreis oder die Personalabteilung.
  • Zusammenhalt & Menschlichkeit: Ob Afterwork, gemeinsames virtuelles Backen oder das virtuelle Frühstück: Obwohl wir uns alle nicht persönlich sehen können, hatten und haben wir durch die Möglichkeiten zum persönlichen Austausch nie das Gefühl, mit Sorgen und Ängsten allein zu sein.

Die Zeit der Pandemie, des Lockdowns und die Folgen waren und sind für Unternehmen eine stetige Lernreise: Was bedeutet Kurzarbeit in allen Facetten? Wie kommunizieren wir mit Kunden und weiteren Stakeholdern? Und wie motivieren wir uns gegenseitig? Uns hat dabei geholfen, nicht in unkoordinierten Aktionismus zu verfallen, sondern unsere Energie zielgerichtet einzusetzen. So konnten wir uns nicht nur intern bestmöglich abstimmen, sondern auch für unsere Kunden da sein.

Kristina Uhl ist Management Consultant bei borisgloger consulting, eine der führenden Managementberatungen im Bereich des agilen Change-Managements und der agilen Produktentwicklung in der DACH-Region. In dieser Funktion begleitet die ausgebildete Industriekauffrau und studierte Betriebswirtin Unternehmen und Führungsteams bei ihrer Transformation. Foto: borisgloger consulting

Anita Hauck ist People & Culture Manager bei borisgloger consulting, eine der führenden Managementberatungen im Bereich des agilen Change-Managements und der agilen Produktentwicklung in der DACH-Region. In dieser Funktion steuert sie als HR-Allrounder alle Personalprozesse für den deutschen und österreichischen Standort. Anita Hauck ist studierte Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlerin.
Foto: Karin Mikikits (https://www.bewerbungsfotoprofi.com/)

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