Was das Büro vom Homeoffice lernen muss – und was HR tun kann

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Kann das Büro etwas vom Homeoffice lernen, um für die Menschen anziehender zu sein? Matthias Goßmann, Head of Leasing bei HB Reavis, beschreibt in diesem Beitrag detailliert, wo HR hier Einfluss nehmen kann.

Neun von zehn Menschen sagen: Wenn sie Zeit im Büro verbringen (sollen), dann erwarten sie davon einen „maximalen Nutzen“. Das zeigt eine Studie der TU Darmstadt. Die Befragung ist mit 1.000 Teilnehmern repräsentativ bezogen auf die Büro-Erwerbstätigen hierzulande – ohnehin dürften die meisten HR-Abteilungen dies in ihren jeweiligen Unternehmen selbst spüren. Beziehungsweise spüren, dass der „maximale Nutzen“ im Büro keineswegs von allen Kollegen gesehen wird: Die Deutschen arbeiten der genannten Befragung zufolge mehrheitlich lieber im Homeoffice als im Büro (42 zu 37 Prozent). Sie fühlen sich zuhause wohler (47 zu 33 Prozent).

Und besonders frappierend ist: Sie sind dort sogar mit ihrem Arbeitsplatz zufriedener als im Büro (41 zu 39 Prozent). Die Wohnung als Ort, der naturgemäß ja nicht als Arbeitsort konzipiert ist, schlägt also das doch genau dahingehend ausgerichtete Büro. Kann umgekehrt das Büro etwas vom Homeoffice lernen, um für die Menschen wieder anziehender zu sein? Wo kann die HR-Abteilung hier Einfluss nehmen?

Kein Copy-Paste bei Open-Space

Die Wohnung ist laut einer weiteren Studie (vom britischen Researchunternehmen Leesman – siehe Video ab Minute 06:00) dem Büro unter anderem dann überlegen, wenn es um die Denk- und Kreativarbeit geht. Homeoffice-Arbeiter bewerten ihr Zuhause diesbezüglich mit 28 Prozentpunkten besser als Office-Arbeiter ihr Büro. Generell wird die gesamte individuelle Fokusarbeit vom Schreibtisch im Homeoffice besser unterstützt als durch den Schreibtisch im Büro (14 Prozentpunkte beträgt der Vorsprung). HR-Abteilungen, die in Umzüge in neue Büros involviert sind oder in die Umplanung bestehender Büros, können hier ansetzen: Ein attraktives Büro hat nicht mehr ganz so offene Grundrisse, wie das bei Büros der jüngeren Vergangenheit beinahe Copy-paste-mäßig überall durchgezogene wurde.

Ein attraktives Büro, das den erhofften maximalen Nutzen bringt und das Homeoffice schlagen kann, bietet ausreichend viele und ausreichend große Rückzugsräume, die störungsfrei und abgeschottet sind. Vielleicht sogar vom Internet bewusst und gewollt abgeschottet: Das Netz zählt längst zu den größten Fokuskillern unserer Zeit. Das wird auch weiterhin so sein. Warum also nicht darüber nachdenken, bewusst netzfreie Zonen einzurichten, wenn das von den Menschen im Büro gewünscht sein sollte? (Aber auch nur dann und eben ausdrücklich nur in gekennzeichneten Zonen, ansonsten muss die Konnektivität im Bürogebäude zwingend überall top sein — auch im üblicherweise bei diesem Thema vergessenen Aufzug und weiter … bis runter in die Tiefgarage.)

Meetings im Büro attraktiver machen

Der Untersuchung von Leesman zufolge liegt das Homeoffice sogar beim Thema Meetings klar vorne. Gemeint sind nicht nur die geplanten Meetings, die man natürlich heute einfach über Videocalls abbilden kann, sondern ausdrücklich auch die spontanen und ungeplanten, von denen viele Unternehmen bis heute fälschlicherweise annehmen, dass diese nur im realen Büro richtig funktionieren.

Was HR mit Blick auf geplante Meetings aus diesen Erkenntnissen ableiten kann: eine ausreichende Zahl von (kleinen sowie großen) Meetingräumen in hoher Qualität. Das heißt: gute technische Ausstattung und inspirierendes Design. Eine Herausforderung hierbei ist, dass viele HR-Abteilungen den tatsächlichen Bedarf an Meeting-Räumen nicht richtig einschätzen und somit Über- oder Unterkapazitäten drohen. Hier kann ein Tracking der realen Nutzung für Transparenz sorgen: Wir plädieren für Sensorik, die automatisiert (und dabei anonymisiert) die Belegung erfasst. Auch für neu bezogene Büroräume kann dies hilfreich sein, um nachträglich einen Meetingraum doch wieder zurückzubauen oder umgekehrt neue zu schaffen.

Foto DSTRCT.Berlin
DSTRCT.Berlin ©HB Reavis Germany

Beim Thema informelle Meetings im Büro gilt: Der Social Space und die Begegnungsorte im Büro müssen größer, attraktiver und vielfältiger werden. Die Küche als informeller Treffpunkt allein reicht längst nicht mehr aus. Gaming-Rooms mit X-Box und Playstation, Sport- und Yogaräume, sogar Gebetsräume — Unternehmen, die heute Flächen mieten oder alte Flächen umgestalten, wollen und brauchen neue Raumkategorien abseits vom Standard, um die Menschen auf neue Art informell zusammenzubringen.

Retreat auf den Flächen und unter freiem Himmel

Ein dritter Aspekt, der von Leesman erhoben wurde, betrifft die Pausen. Auch diesbezüglich schneidet das Homeoffice besser ab als das Büro. Wenn das Büro hier das Homeoffice künftig schlagen will, können HR-Abteilungen bei anstehenden Umzügen in der Standortwahl auf noch bessere Lagen mit einem noch vitaleren Umfeld drängen. Erlaubt ein Standort den Kollegen eine Mittagspausen- oder auch Abendgestaltung im direkten Umfeld mit Gastronomie, Kultur, Sport und Entertainment?

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Auf der Bürolandschaft selbst wiederum sollten HR-Abteilungen für mehr „Retreat“-Flächen einstehen. Beziehungsweise auch für Retreat-Flächen unter freiem Himmel: Außenräume wie Dachterrassen gehören zum Büro der Zukunft genauso wie Balkone oder Laubengänge – die moderne Büroarchitektur hat hier bereits von der Wohnarchitektur gelernt und entsprechende Elemente übernommen.

Was das Büro vom Homeoffice lernen muss
PLTFRM.Berlin ©HB Reavis Germany

HR sollte daher das Kriterium Außenflächen zum Erholen (aber gleichzeitig auch als Social Space und Feierort) bei der Suche nach neuen Büros in der Agenda weit oben ansiedeln. Übrigens hat Leesman für die genannten Ergebnisse mehrere hunderttausend (!) Büro- und Home-Office-Arbeiter länderübergreifend befragt und gilt als führend in der Erhebung der Arbeitsplatzzufriedenheit. Umso ernster ist das Ergebnis, wenn das durchschnittliche Homeoffice bessere Arbeitsbedingungen bietet als das durchschnittliche Office.

Lebenslanges Lernen

Der einzige relevante Punkt, in dem das Büro laut Leesman heute besser abschneidet als das Homeoffice ist die Tatsache, dass Kollegen vor Ort besser voneinander lernen, als wenn sie remote arbeiten. Was aber nicht heißt, dass sich die HR-Abteilungen darauf ausruhen können – man kann den Aspekt weiter stärken, indem man das Büro buchstäblich (noch mehr) als moderne Lernumgebung versteht und gestaltet.

Mit Räumlichkeiten, die junge Nachwuchskräfte beispielsweise beim erstmaligen Erlernen wichtiger Skills in der Praxis helfen. Gemeint sind insbesondere Skills wie kritisches Denken, Kommunikation oder Fehlertoleranz beziehungsweise Mut zur Fehlerkultur – derartige Fähigkeiten können nicht einfach gelehrt oder in einem simplen Schulungsvideo transportiert werden. Sie müssen erlebt und interaktiv von jedem selbst durch eigene Erfahrung erarbeitet werden, gemeinsam mit Kollegen. In Räumen, die dazu einladen.

Und: Neben den „Newbies“ müssen natürlich auch die etablierten Kräfte immer weiter (lebenslang) lernen. Das Office muss also auch sie als Lernumgebung unterstützen. In diesem Sinne muss sich das Büro flexibel und reversibel den unterschiedlichen Lerngründen anpassen lassen. Neue Wege abseits des Durchschnitts sind erforderlich – ob bewegliche Schallschutzkoffer und tanzende Wände, ob eigener Kinoraum, in dem bei Videoübertragung die Köpfe der Teilnehmer nicht wie auf dem Laptop briefmarkenklein, sondern so groß sind, dass Mimik und Gestik klar erkennbar sind. Ob Lerncubes für ungestörte Teamarbeit zum Beispiel von Mentor und Mentee. Ob VR-Technologie und -Räume für spielerisches, immersives Lernen.

Den Vermieter um Austausch bitten – dauerhaft

Natürlich kommt es letztendlich immer auf das jeweilige Unternehmen an. Und darauf, die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen der Unternehmen und — ganz wichtig! — aller Menschen im Unternehmen zu verstehen. Für HR-Abteilungen dürfte dies keine große News sein: Es ist daily business, möglichst alle Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen zu verstehen. Für Vermieter und Immobilieneigentümer aber gilt das (leider) in der Regel nicht: Zu oft gilt, dass sie nur die Bedürfnisse der Finanzabteilung verstehen lernen, damit der Mietvertrag zustande kommt.

HR-Abteilungen können durchaus beim Vermieter zusätzliche Beratung und den Austausch darüber einfordern, wie man die Bedürfnisse der Menschen, die auf der Fläche arbeiten, noch besser auf der Fläche abbilden kann. Und das nicht nur einmalig, sondern im Sinne einer dauerhaften räumlichen Optimierung permanent. Vermieter, die ihre Mieter ernst nehmen, haben hier ein offenes Ohr und unterstützen.

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Matthias Goßmann ist Head of Leasing bei HB Reavis. Er blickt auf mehr als 15 Jahre Berufserfahrung in der Immobilienbranche zurück. Nach dem Abschluss seines Studiums der Immobilienwirtschaft in Leipzig begann seine Karriere bei der Wohnungs- und Baugesellschaft Wolfen, bevor er anschließend zur HIH Real Estate nach Berlin wechselte und dort den Bereich Vermietung Region Ost verantwortete. Foto: Sandra Kühnapfel

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