Mit KI die internen Experten finden

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Die interne Personalbeschaffung rückt immer mehr in den Fokus von HR. Daniel Fallmann von Mindbreeze erklärt, wie Sie die „verborgenen Experten“ im Unternehmen finden.

Wie das Statistische Bundesamt mitteilt, wird es bis 2035 wesentlich mehr Menschen im Rentenalter geben als noch heute. So soll die Zahl der Personen im Alter ab 67 Jahren zwischen 2020 und 2035 um 22 Prozent von 16 Millionen auf voraussichtlich 20 Millionen steigen. Der derzeit herrschende Fachkräftemangel wird sich dementsprechend auch in naher Zukunft nicht wesentlich verbessern, sondern gegebenenfalls sogar noch weiter verschärfen. In den Fokus der Recruiter und HR-Verantwortlichen rückt daher zunehmend die interne Personalbeschaffung als zentrale Quelle für das Auffinden von Experten.

Jedoch ist es oft gar nicht so einfach herauszufinden, welche Mitarbeiter über welche Kompetenzen außerhalb ihres derzeitigen Arbeitsumfeld verfügen. Kenntnisse und Erfahrungen aus früheren Beschäftigungen ebenso wie Zertifizierungen, zusätzliche Qualifikationen oder gar Publikation sind meist nur in den Personalakten oder in Lebensläufen erfasst. Genau diese verborgenen Qualifikationen bergen aber enormes Potenzial, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Intelligente Wissensmanagementlösungen spielen genau hier ihre Vorteile aus. Insight Engines sind in der Lage, die im Unternehmen vorhandenen Daten zu analysieren, miteinander zu verknüpfen und Zusammenhänge herzustellen. Die Suche nach einer bestimmten Expertise bringt in Echtzeit eine 360-Grad-Sicht auf alle im Unternehmen vorhandenen Personen mit dem benötigten Know-how. Kompetenzen lassen sich einfach vergleichen und die qualifizierteste Person so rasch auffinden.

Technologische Basis: Keine klassische Suchmaschine

Insight Engines erweitern die Funktionen klassischer Enterprise Search Anwendungen mit innovativen Methoden der künstlichen Intelligenz (KI), um die Informationsbereitstellung in Unternehmen zu optimieren.

Dafür setzen sie genau dort an, wo Mitarbeiter die Daten speichern, verarbeiten und neue produzieren. Sie konsolidieren die Informationen aus den unterschiedlichen Quellsystemen. Von Personalakten, spezifischen Fachanwendungen, über E-Mail-Programme bis hin zu Intranet und Cloud – sämtliche Informationen, unabhängig davon, ob es sich um strukturierte Metadaten (etwa Einträge in Fachanwendungen), semi-strukturierte (etwa E-Mails) oder unstrukturierte Inhalte (etwa Text, Audio, Video) handelt, werden bei einer Suchabfrage mit einbezogen.

Anstelle einer aufwendigen, manuellen Suche nach relevanten Fakten in allen unterschiedlichen Anwendungen und Datenquellen bereitet eine Insight Engine die benötigten Informationen bedarfsgerecht auf und stellt sie mit nur einer Abfrage im Rahmen der Zugriffsrechte zur Verfügung.

Kommt es zu einer Abfrage einer bestimmten Qualifikation, extrahiert die Lösung dementsprechend exakt jene Personen, die die konkreten Anforderungen erfüllen. Das ist möglicherweise ein Mitarbeiter, der Teil eines bestimmten Projektes war, jemand, der aufgrund von Fortbildungen und Zertifizierungen die entsprechenden Kompetenzen aufweist, oder die Kollegin, die laufend Dokumente zum gesuchten Thema erstellt und adaptiert.

Erweitert um relevante Zusatzinformationen (zum Beispiel: Auslandsaufenthalte) ergibt sich eine 360-Grad-Sicht auf die abgefragte Qualifikation und die möglicherweise aufgrund Ihres Profils passenden Personen im Unternehmen.

Die menschliche Sprache analysieren

Insight Engines wenden darüber hinaus Algorithmen und Verfahren der künstlichen Intelligenz an, um in natürlicher Sprache gestellte Fragen adäquat zu beantworten. Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) und Natural Language Understanding (NLU) erkennen, verstehen, analysieren und interpretieren sie die menschliche Sprache.

Die Frage: „Welcher meiner Mitarbeiter spricht russisch?“, liefert daher auch direkt eine konkrete Antwort, nämlich die Namen der Mitarbeiter mit der gesuchten Qualifikation. Die Lösung erkennt dabei automatisch das Fragewort, wonach gesucht wird – in diesem Fall eine Person und kein Gegenstand – und extrahiert exakt die Informationen, die abgefragt wurden.

Doch Insight Engines finden nicht nur „verborgenen Experten“, sondern entlasten auch die HR-Abteilung auf vielfältige Weise, beispielsweise indem sie Prozesse und Abläufe im Unternehmen optimieren.

Bewerbungsprozess automatisieren

Durch eine automatische Datenextraktion unterstützen diese KI-basierten Systeme bei der Abarbeitung von Bewerbungen. Sie filtern die relevanten Daten wie die „Position“ oder „Ansprechperson“ heraus, erfassen diese und teilen die Unterlagen automatisch der richtigen Person oder dem Fachbereich zu. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und mögliche Fehler, wie sie bei manuellen Dateneingaben vorkommen, entfallen.

Onboarding mit KI-Unterstützung

Neue Mitarbeiter stehen oft einer Informationsflut gegenüber, die in den ersten Arbeitstagen gar nicht zu bewältigen ist. Fragen tauchen meist erst nach dem Onboarding auf oder wenn die ersten Arbeiten zu erledigen sind.

Von Informationen über Produkte und Dienstleistungen über Kunden oder interne Experten – Insight Engines sind darauf spezialisiert, Wissen im richtigen Kontext bereitzustellen. Neuen Mitarbeitern steht damit eine zuverlässige Informationsquelle rund um die Uhr zur Verfügung. Auch Übergaben lassen sich mit Insight Engines effizienter managen und ein möglicher Wissensverlust minimieren.
KI-basierte Lösungen kommen heute bereits in vielen Unternehmensbereichen zum Einsatz und auch HR-Abteilungen sollten das enorme Leistungsspektrum zu ihrem Vorteil nutzen.

Daniel Fallmann gründete 2005 Mindbreeze. Zusammen mit seinem Team legte er bereits in den ersten Jahren den Grundstein für die hoch skalierbare und intelligente Mindbreeze InSpire Appliance. Mindbreeze ist ein führender Anbieter von Appliances und Cloud-Services für Information Insight, angewandte künstliche Intelligenz und Wissensmanagement.

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