Homeoffice in Zeiten der Energiekrise – ein Überblick

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Die Belegschaft wegen der Energiekrise ins Homeoffice schicken? Kristian Kretschmann von rexx systems gibt einen umfassenden Überblick, was Unternehmen dabei beachten sollten. Und warum es nicht ausreicht, nur die organisatorischen Weichen zu stellen. Aspekte wie Führung oder auch BGM erfordern ein Umdenken.

Einige kalte Tage hielten Herbst und Winter bereits für Deutschland bereit, sodass ein Teil der Gasvorräte schon aufgezehrt wurde. Zudem sind die Kosten für Gas, Öl und andere fossile Energieträger weiterhin hoch. Immer mehr Unternehmen suchen deshalb nach zusätzlichen Möglichkeiten, um die Energiekosten so weit wie möglich zu reduzieren. Das Homeoffice rückt vermehrt in den Fokus und große Konzerne, wie die Otto Group haben bereits Maßnahmen eingeleitet, um das Homeoffice für viele Angestellte attraktiv zu machen.

Doch erfolgreiches Arbeiten in den eigenen vier Wänden erfordert mehr von Unternehmen, als nur die organisatorischen Weichen zu stellen. Aspekte wie Führung, Motivation, Teamzusammenhalt oder Fragen des Gesundheitsmanagements stellen Betriebe vor besondere Herausforderungen. Zudem ist es fraglich, ob die Verlagerung der Arbeit in das Homeoffice überhaupt den gewünschten Spareffekt auf die Energiekosten eines Unternehmens hat.

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Energiesparpotenzial durch Homeoffice

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht scheint es durchaus reizvoll, die Mitarbeitenden aus dem Homeoffice arbeiten zu lassen. Schließlich müssen ungenutzte Büros weder beheizt noch beleuchtet werden. Zudem entfallen – zumindest für den Arbeitgeber – zahlreiche laufende Stromkosten, zum Beispiel für den Computer, den Drucker oder die Kaffeemaschine.

Unternehmen wie der Henkel Konzern oder die Otto Group äußerten sich bereits öffentlich dazu, die Mitarbeitenden vermehrt ins Homeoffice zu schicken. Handelsriese Otto kündigt sogar an, die Raumtemperaturen in wenig frequentierten Bürogebäuden an mehreren Standorten auf 15 Grad Celsius zu senken. Angestellte können daraufhin selbst entscheiden, ob sie im Homeoffice arbeiten wollen oder auf einen Schreibtisch in beheizten Räumen ausweichen.

Doch Arbeitgeber können ihre Angestellten nicht ohne Weiteres ins Homeoffice schicken, um so die eigenen Energiekosten zu senken. Vielmehr ist ein Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Angestellten einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Zudem ist das Arbeiten im Homeoffice immer nur einvernehmlich möglich und erfordert das Einverständnis von beiden Parteien.

Mindesttemperatur im Büro vorgeschrieben

Fraglich ist außerdem, ob die Arbeit im Homeoffice überhaupt den gewünschten Einspareffekt bringt. Laut Claudia Kemfert, Ökonomin und Energieexpertin vom Deutschen Institut für Wirtschaftsforschung (DIW) verringert sich hauptsächlich der Energieverbrauch durch die eingesparte Energie für Mobilität um etwa fünf Prozent. Diese Ersparnis kommt aber dem Arbeitnehmer und nicht dem Arbeitgeber zugute. Einsparpotenziale für Unternehmen könnten sich zudem ergeben, wenn in ganzen Bürokomplexen die Temperatur reduziert wird. Arbeitet jedoch ein Teil der Belegschaft vor Ort, muss die Mindesttemperatur laut Arbeitsstättenverordnung in den Arbeitsräumen bei 19 bis 20 Grad liegen.

Wer trägt die Energiekosten im Homeoffice?

Auf Kritik stößt das Konzept überdies, weil die Energiekosten offensichtlich einfach auf die Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmer verlagert werden. Um im Homeoffice effektiv zu arbeiten, muss schließlich der private Arbeitsplatz beheizt und Strom für PC oder andere Elektrogeräte bereitgestellt werden. Die Energiekosten fallen somit nicht weg, sondern verlagern sich vom Arbeitgeber auf die Angestellten.

Erstattungsansprüche für die anfallenden Kosten haben Arbeitnehmer nur, wenn das Unternehmen keinen Arbeitsplatz in den Betriebsräumen zur Verfügung stellt und die Tätigkeit dauerhaft im Homeoffice erfolgt. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist aber eine freiwillige, monatliche Pauschale des Arbeitgebers wünschenswert, um die Mehrkosten auszugleichen. Zudem hat der Gesetzgeber für die Jahre 2020, 2021 und 2022 die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Diese besagt, dass bis zu 120 Homeoffice-Tage im Jahr zu jeweils 5 Euro pro Tag als Werbungskosten geltend gemacht werden können.

So können Führung und Motivation auch im Homeoffice gelingen

Außer Acht lassen zahlreiche Unternehmen, dass die Verlagerung der Tätigkeiten ins Homeoffice mit vielen neuen Herausforderungen einhergeht. Aspekte wie Führung und Motivation erfordern von Führungskräften und Angestellten ein Umdenken, das sich nicht von einem Tag auf den anderen umsetzen lässt. Vor allem Betriebe, die bisher keine oder nur wenige Erfahrungen mit dem Arbeiten im Homeoffice gesammelt haben, stoßen hier schnell an ihre Grenzen.

War beim Arbeiten im Büro jederzeit der persönliche Kontakt möglich, muss die Führung der Mitarbeitenden nun aus der Distanz erfolgen. Dies wiederum beeinflusst die Kommunikation, aber auch die Rolle und Haltung der Führungskraft. Während das spontane Gespräch weitestgehend entfällt, rücken andere Kommunikationskanäle, wie E-Mail, Telefon, Videokonferenz und Chat, in den Fokus. Über diese Kanäle fällt es meist schwerer, eine ehrlich gemeinte Wertschätzung auszudrücken oder mehr über die Stimmung der Mitarbeitenden zu erfahren.

Viele Führungskräfte tun sich zudem schwer, den entstehenden Kontrollverlust hinzunehmen. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice wirklich arbeiten, werden sie oft mit Aufgaben überhäuft, sodass der Stress mitunter zunimmt. Zudem klagen einige Angestellte, dass ihnen kein Vertrauen entgegengebracht wird und eine Kontrolle über möglichst kleinteilige Arbeitsaufträge erfolgt.

Die Herausforderung der Führungskräfte liegt hier darin, eine Balance zu schaffen zwischen der notwendigen Unterstützung der Mitarbeitenden und dem Gewähren von Handlungs- und Entscheidungsfreiheiten. Hilfreich kann hierbei die gemeinsame Vereinbarung von Zielen sein, statt Arbeitsaufträge kleinschrittig zu verteilen. Die Veränderung des Mindsets ist jedoch ein Lernprozess für alle Beteiligten und kann durch Qualifizierungsmaßnahmen gestützt werden. Unternehmen, die Angestellte überhastet und ohne Vorbereitung ins Homeoffice schicken, müssen mit Leistungseinbußen und Problemen rechnen.

Betriebliches Gesundheitsmanagement für Angestellte im Homeoffice

Die geänderten Rahmenbedingungen, die sich durch das Homeoffice ergeben, müssen auch im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) berücksichtigt werden. Aufgrund der höheren Flexibilität im Homeoffice ist es meist schwerer, die Mitarbeitenden zu erreichen und zur Teilnahme zu motivieren. Erfolgreiches BGM im Homeoffice rückt andere Themen in den Fokus als bei der Arbeit vor Ort und sollte die Interessen der Angestellten treffen.

Ergonomie am Arbeitsplatz ist im Büro meist durch das entsprechende Equipment und deren Anordnung gewährleistet. Im Homeoffice fehlen Mitarbeitenden jedoch wichtige Erkenntnisse zum Einrichten eines ergonomischen Arbeitsplatzes. Auch in Bezug auf die Ernährung können Unternehmen mit Betriebskantinen dafür sorgen, dass überwiegend gesunde Lebensmittel konsumiert werden. Müssen Angestellte selbst kochen, soll es oft schnell gehen und die Zubereitung gesunder Mahlzeiten bleibt auf der Strecke.

Sportkurse, die bisher vor Ort angeboten wurden, können nun in Form von Online-Kursen und Webinaren durchgeführt werden. Dies hat den Vorteil, dass ein solcher Kurs oft nicht an eine feste Zeit gebunden ist und gewährleistet so eine flexiblere Teilnahme. Gleichzeitig erfordern Online-Kurse ein höheres Maß an Selbstdisziplin, da Kolleginnen und Kollegen, die sonst zur Teilnahme motivieren, fehlen. Motivierend auf die Angebote des BGM können sich Team-Challenges, Ansätze der Gamification oder sogenannte Wearables auswirken. Die spielerische Note stärkt außerdem den Teamzusammenhalt, der im Homeoffice sonst oft aus dem Blick gerät.

Homeoffice in Zeiten der Energiekrise – eine lohnenswerte Idee?

Die Idee, Mitarbeitende nur deshalb ins Homeoffice zu schicken, um Energiekosten zu sparen, geht aus mehreren Gründen nicht auf. Zum einen ist bisher nicht nachgewiesen, dass sich überhaupt Ersparnisse für Unternehmen ergeben. Müssen die Mitarbeitenden die entstehenden Mehrkosten sogar selbst tragen, kann dies vielmehr zu einer höheren Unzufriedenheit führen.

Des Weiteren erfordert das erfolgreiche Arbeiten im Homeoffice eine passende Strategie und Maßnahmen, um die neu entstehenden Herausforderungen zu meistern. Unternehmen, die es schaffen, Lösungen für Themen wie Führung, Teamarbeit und Gesundheit im Homeoffice zu finden, können hingegen die Vorteile des Homeoffice ausschöpfen.

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Foto Kristian Kretschmann

Kristian Kretschmann ist HR Specialist und Marketing Manager bei rexx systems. Sehr populär ist der hauseigene Corporate Podcast „Rexxperts“, bei dem Kristian Kretschmann als Host fungiert und mit wechselnden Gesprächspartnern zu den Themen Talent Management, Recruiting und Human Resources spricht.

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