Die Erwartungen von Beschäftigten und Unternehmen hinsichtlich Geschäftsreisen haben sich deutlich geändert. Michael Riegel von TripActions gibt einen Überblick über aktuelle Trends.
Trotz des pandemiebedingten Booms bei der virtuellen Kommunikation gelten Geschäftsreisen in dreiviertel aller deutschen Firmen nach wie vor als unverzichtbar für vertrauensvolle Teamarbeit und erfolgreiche Kundenkontakte. Dabei schätzen die Reisenden selbst den Stellenwert von physischen Begegnungen sogar noch etwas höher ein als die zuständigen Entscheidungsträger. Dies geht aus einer aktuellen Corporate-Travel-Studie hervor, für die der Betreiber der Reise- und Spesenabrechnungsplattform TripActions gemeinsam mit dem Newsportal Skift weltweit mehr als 1.600 Teilnehmer aus unterschiedlichen Branchen befragte.
Reiseplanung aus der Cloud
Der von Covid ausgelöste Digitalisierungsschub hat laut Studie zu höheren Ansprüchen vieler Beschäftigter in puncto Planung, Verlauf und Abrechnung von Geschäftsreisen geführt: Wer es gewohnt ist, per Zoom oder MS Teams spontan ein virtuelles Meeting aufzusetzen, akzeptiert auch bei realen Geschäftsreisen auf Dauer weder langwierige Antragsprozeduren noch komplizierte Spesenabrechnungen. Verbindliche Reiseentscheidungen müssen daher schnell getroffen werden, und die Kostenkontrolle sollte ohne lästige Papierbelege möglich sein.
Dafür brauchen Reise- und HR-Verantwortliche rund um die Uhr einen Echtzeitüberblick über alle relevanten Budget- und Personalinformationen. Sofern sich die zugrundeliegenden Datenbestände in einer zentralen Cloud konzentrieren, können Reisende an jedem Ort der Welt via Smartphone-App den eigenen Reiseplan proaktiv anpassen und zum Beispiel per Chat in Kontakt zum Reiseverantwortlichen ihres Unternehmens treten. In krisenhaften Zeiten wie dieser erfordert übrigens allein schon die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für das mentale und körperliche Wohlergehen seiner Angestellten ein konsistentes Echtzeit-Reiselagebild – inklusive einfacher Kontaktmöglichkeiten.
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Ausgabenmanagement automatisieren
Komplett von jeder Abrechnungsbürokratie entlastet werden Geschäftsreisende zudem durch eine entschlossene Ende-zu-Ende-Digitalisierung im Spesenmanagement. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigen integrierte Smartcard-Lösungen, die am Markt verfügbar sind. Sie folgen einem ähnlichen Ansatz: Dank diverser Payment- und Fintech-Partnerschaften mit Visa, Modern Treasury, Plaid und Stripe oder anderen Anbietern können reisebezogene Zahlungen in mehreren Währungen wahlweise mit einer virtuellen oder physischen Firmenkarte beglichen werden.
Gleichzeitig lassen sich firmenspezifische Ausgabenrichtlinien für unterschiedliche Kostenarten wie Hotelbuchungen oder Spontankäufe hinterlegen. Dies beugt nicht nur Limit-Überschreitungen vor, sondern sorgt zudem dafür, dass Geschäftsreisende auch unterwegs nur günstige Angebote von präferierten Anbietern nutzen.
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Via Cloudplattform kann somit das gesamte Ausgabenmanagement von der Buchung bis zum Zahlungsabgleich im Controlling durchgängig automatisiert werden. Erfahrungen zeigen, dass sich bei dieser Art der papierlosen Reisekosten- und Spesenabrechnung der Bearbeitungsaufwand um bis zu 95 Prozent reduziert.
Die Bündelung eines breiten Angebotsspektrums auf einer zentralen Plattform hilft Unternehmen nicht zuletzt auch, sich besser auf die massiven Umbrüche innerhalb der globalen Reisebranche nach fast zweijähriger Coronaflaute einzustellen: Beispielsweise fällt es vielen Fluggesellschaften immer noch schwer, ihr künftiges Passagieraufkommen valide zu prognostizieren. Sie bieten daher zurzeit kaum Volumenrabatte an. Umso wichtiger wird es für Budgetverantwortliche, das Portfolio von möglichst vielen Reiseanbietern mit einem Blick vergleichen zu können. Einige Anbieter verlassen sich deshalb nicht allein auf das gängige Global Distribution System GDS und einige wenige Aggregatoren, sondern weiten ihr jeweiliges Partnernetz kontinuierlich aus.
Megatrend Nachhaltigkeit
Als einen der auffälligsten Unterschiede zur Vor-Corona-Zeit arbeitet die Travel-Corporate-Studie branchenübergreifend eine signifikante Zunahme von Nachhaltigkeitsbestrebungen heraus: Bis dato haben sich weltweit schon mehr als 15.000 Unternehmen und andere Organisationen der Initiative „UN Global Compact“ angeschlossen – darunter 800 aus Deutschland wie etwa Aldi Nord, Aldi Süd, Bayer, BASF, aber auch Mittelständler wie Leonhardt Weiß oder Röchling.
Zudem treten in diesem Jahr weitreichende Offenlegungspflichten für die Finanzwirtschaft gemäß der EU-Richtlinie SFDR im Umfeld des Green Deals in Kraft. Von Bedeutung sind die SFDR-Vorschriften zur Einhaltung der Pariser Klimaziele aber auch für all jene Unternehmen, die auf den Finanzmärkten für Investoren weiterhin attraktiv sein wollen. Folglich wächst der objektive Handlungsdruck, den eigenen CO2-Fußabdruck samt aller Maßnahmen zur Emissionsbegrenzung nachprüfbar dokumentieren zu können.
Abgesehen von wenigen energieintensiven Wirtschaftszweigen wie der Prozessindustrie verursacht die Reisetätigkeit in vielen Unternehmen den Löwenanteil aller klimaschädlichen Treibhausgasemissionen. Als Reaktion auf diese Herausforderung haben manche Anbieter eine komplette Nachhaltigkeitssuite in die jeweilige Plattform integriert: Dadurch wird ein lückenloses CO2-Reporting und somit hohe SFDR-Transparenz ohne nennenswerten Zusatzaufwand möglich.
Über Drittanbieter wie etwa Neste, dem führenden Hersteller von klimafreundlichem Flugkraftstoff, lässt sich zur Optimierung der reisebezogenen CO2-Bilanz auch direkt „grünes Kerosin“ bestellen. Wichtig ist, dass solche Tools nahtlos in die jeweiliger cloudbasierte Reisemanagementplattform integriert sind.
Michael Riegel ist Unternehmer und Gründer in der Reisebranche. Nach Stationen bei u. a. Rocket Internet SE und Homejoy Inc. folgte die Gründung des Geschäftsreise-Startups Comtravo. Dieses gehört seit Februar 2022 zur TripActions-Gruppe, wo er seither die Funktion des Geschäftsführers EMEA innehat. TripActions ist ein Anbieter einer End-to-End-Lösung für Geschäftsreisen, Spesen und Unternehmenskarten.
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