Elektronische Signatur: Checkliste für die Programmauswahl

Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist in Zeiten von Remote Work überfällig. Dominik Drechsler von Yousign erklärt, worauf Sie bei der Auswahl eines Programms achten sollten.

Der Trend, Mitarbeiter komplett remote zu recruiten, einzustellen und onzuboarden hat spätestens 2020 die Oberhand gewonnen und ist gekommen, um zu bleiben. In diesem Artikel beleuchten wir, wie auch die letzte analoge Bastion, die Vertragsunterzeichnung von Arbeitsverträgen, digitalisiert werden kann.

Für viele Unternehmen ist die Arbeit mit digitalen Tools im Recruiting-Prozess, wie zum Beispiel Online-Assessment-Centers, Video-Interviews oder Talentpools bereits gang und gäbe. Trotzdem schrecken viele nach wie vor davor zurück, sich an den größten Zeit- und Ressourcenfresser heranzuwagen – die Unterschriften- und Dokumentenverwaltung.

Sicherheit geht vor Verbundenheit

Es ist weder besonders ökologisch noch ökonomisch, Dokumente in Papierform hin und her zu senden und zu unterschreiben. Wir fühlen uns der guten alten Kugelschreibertinte einfach immer noch zu sehr verbunden. Aber leider ist sie keineswegs die sicherste Variante. Ein Arbeitsvertrag in Papierform kann nach Unterzeichnung mit dem Kugelschreiber immer noch nach Belieben verändert werden. Von der Digitalisierung des Vertragsmanagements würde also vor allem der Personalapparat profitieren.

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Einstellungen seit der Pandemie

Vor der COVID-19-Pandemie war es ganz normal, den möglichen Zuwachs des Teams live zu treffen, um sich persönlich zu unterhalten. Durch die Pandemie sind persönliche Treffen in Unternehmen zeitweise nahezu undenkbar geworden. Unternehmen haben so gelernt, auch zukünftig persönliche Treffen zu minimieren, da es ja auch online geht. Abgesehen davon ist die Terminfindung und Durchführung auf diesem Weg sehr viel effizienter und einfacher. Mittlerweile hat fast jedes Unternehmen Mitarbeiter auch komplett remote eingestellt und damit gute Erfahrungen gemacht. In Zukunft könnten Arbeitnehmer weiterhin ein hybrides Modell aus Bürozeiten und dem Homeoffice präferieren.

Checkliste zur System-Auswahl

Da die möglichen Einsatzgebiete der elektronischen Signatur nun dargelegt wurden, fokussieren wir uns im Weiteren auf die Kriterien, die Sie bei der Auswahl eines Programms unterstützen:

1. Als Erstes sollten Sie sich nach Systemen umschauen, die integrierbar sind. Insellösungen haben zwar den Vorteil, dass sie sich leicht einführen lassen, spätestens nach der Implementierung des dritten oder vierten stand-alone IT-Systems wird sich dies jedoch rächen. In diesem Fall wären Ihre Mitarbeiter unnütze Zeit damit beschäftigt Dokumente oder Kontaktdaten von links nach rechts zu kopieren, was keinen Mehrwert stiftet. Integrierte Programme hingegen können so eingesetzt werden, dass unterschiedliche Systeme mithilfe von Schnittstellen untereinander kommunizieren können. Deswegen achten Sie am besten darauf, dass Ihre e-Signatur-Lösung mit Ihrem Application-Tracking-System oder Ihrer HCM-Suite bereits integriert ist, beziehungsweise via REST API integrierbar ist. Das heißt, die Systeme kommunizieren in Echtzeit und tauschen Daten aus beziehungsweise aktualisieren diese ohne Ihre manuelle Intervention. Beispielsweise der komplette Recruitingablauf kann voll digitalisiert werden und ermöglicht es Ihnen, die Zeit bis zur Auswahl des neuen Mitarbeiters so effizient wie möglich zu nutzen. Der gesamte Auswahlprozess findet in einem einzigen System statt, was Ihnen wiederum wertvolle Zeit sparen kann.
2. Achten Sie auf den Datenschutz! Ihre e-Signatur-Lösung sollte nicht nur Mehrwert bieten, sondern auch DSGVO-konform sein, denn nur dann können Sie bedenkenlos mit Ihrer Lösung arbeiten. Speziell im Personalbereich wird mit extrem sensiblen Daten gearbeitet, deshalb ist der Datenschutz rund um Bankverbindungen, personenbezogene Stammdaten, Gehälter etc. absolut notwendig. Achten Sie deshalb bei der Auswahl auf die Datenschutzbestimmungen des Anbieters und nutzen Sie im Zweifel eine europäische IT-Infrastruktur, um auf der sicheren Seite zu sein.
3. Neben dem Datenschutz sollten Sie darauf achten, dass Ihre e-Sign-Lösung auch eIDAS-konform ist. eIDAS ist die EU-weite e-Signatur-Norm, die die Rahmenbedingungen vorgibt, die eine elektronische Unterschrift zu erfüllen hat, um europaweit rechtliche Beweiskraft zu haben. Ziel der ganzen Systemeinführung ist es, die HR-Vertragsprozesse zu verschlanken, ohne Rechtssicherheit einzubüßen. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass der e-Sign Anbieter Ihrer Wahl eIDAS-konform zertifiziert ist und auf der Europäischen Trusted List der Vertrauensdiensteanbieter steht.
4. Sollten Sie noch Zweifel haben, welche Dokumente Sie rechtsgültig mit elektronischen Unterschriften unterzeichnen dürfen, so konsultieren Sie am besten einen (Fach-)Anwalt.

Das Fazit

Wenn Sie also Ihr HR Vertragsmanagement einfacher und sicherer machen wollen und eine entsprechende digitale Lösung bei sich im Unternehmen implementieren möchten, nutzen Sie dafür gern diesen Leitfaden. Während heutzutage das Gros der Personalabteilungen bereits irgendeine Form der HR-Software nutzt (Application Tracking Systeme, Payroll Management, etc.), sind doch die wenigsten mit einer Lösung für elektronische Unterschriften ausgestattet, was Ihr Vertragsmanagement verlangsamt und Sie im War of Talent benachteiligt. Moderne Personalabteilungen erkennen die Chance einer digitalen Vertragssignatur schnell und suchen sich bewusst ein integriertes eSignatur-Tool aus, mit dem sowohl Arbeitsverträge, Teilzeitverträge, Nachtragsvereinbarungen, Verschwiegenheitserklärungen und weitere Dokumente der digitalen Personalakte rechtssicher und intuitiv e-signiert werden können.

Dominik Drechsler

Seit 2019 verantwortet Dominik Drechsler das Deutschlandgeschäft von Yousign, einem französischen Anbieter elektronischer Unterschriften. Yousign bietet eine intuitive und rechtssichere E-Signatur-Lösung, die sowohl als App oder API eingesetzt werden kann. Davor arbeitete er mehr als 5 Jahre für die britische Großbank HSBC. Dominik ist studierter Betriebswirt mit Abschlüssen an INSEAD (MBA) sowie der ESB Reutlingen (BSc).

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