In 4 Schritten eine erfolgreiche HR-Abteilung aufbauen

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Irgendwann ist er da, der Zeitpunkt, an dem eine HR-Abteilung aufgebaut werden muss. Sarah Ben Allel, VP People bei Qonto, erläutert die vier Schritte zu einem erfolgreichen Team.

Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt die Anzahl an Aufgaben und damit auch die Nachfrage nach Personal. Dieses muss nicht nur rekrutiert werden, auch die Verwaltung nimmt zu. Zahlreiche Aufgaben fallen an: Arbeitsverträge gestalten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen bearbeiten sowie Mitarbeiter:innenvorteile definieren.

Aller Anfang ist schwer – doch mithilfe von vier Schritten gelingt der Aufbau einer erfolgreichen HR-Abteilung.

1. Erstes HR-Profil einstellen

Zunächst stellt sich die Frage: Wen braucht es eigentlich zuerst im HR-Team? Hier haben Sie drei Optionen: eine:n generalistische:n Manager:in, eine Recruiterin / einen Recruiter oder eine Assistenz. Auf welches Profil die Wahl fällt, hängt stark davon ab, welchen Bedarf Sie im Unternehmen haben.

Oft gefragt sind HR-Generalistinnen / -Generalisten, denn diese Allrounder sind breit aufgestellt und decken viele Aufgabenbereiche der Personalabteilung ab. Ob neues Personal suchen, Arbeitsverträge erarbeiten oder die Unternehmenskultur formen – Generalistinnen / Generalisten sind die beliebten eierlegenden Wollmilchsäue. Gerade am Anfang übernimmt diese Person sehr viel Verantwortung, deshalb sollte sie idealerweise bereits über eine langjährige Berufserfahrung verfügen – und kann so in der Regel sowohl eine Personalpolitik entwickeln als auch verschiedene HR-Bereiche koordinieren.

Wenn Ihr Unternehmen allerdings einen besonderen Fokus auf das Personalwachstum legen möchte, empfiehlt sich eine Recruiterin / ein Recruiter. Diese Person wird jedoch in der Regel 80 Prozent ihrer Zeit damit verbringen, neue Talente an Bord zu holen. Viel Zeit für das Aufsetzen von HR-Prozessen bleibt da also nicht.

Als dritte Option bietet sich eine Assistenz an. Eine Verwaltungskraft ist nicht auf Human Resources spezialisiert, kann aber neben ihren Bürotätigkeiten auch bei typischen HR-Aufgaben assistieren. So übernimmt sie beispielsweise den Abschluss von Arbeitsverträgen oder die Koordination von Bewerbungsgesprächen. Das ist zwar keine langfristige Lösung, kann aber zu Anfang ausreichen.

2. Unternehmenskultur und Personalentwicklung etablieren

Die erste Person im HR-Team steht und das Kernteam bildet sich? Perfekt, dann geht es jetzt ans Eingemachte – die Unternehmenskultur. Wofür steht Ihre Organisation? Was ist Ihrer Organisation wichtig? All das muss definiert werden. Gemeinsame Werte sind nicht nur intern relevant, sondern auch extern ein Wettbewerbsvorteil. In einer Studie von Stepstone gaben 97 Prozent der befragten Fachkräfte an, dass ihnen die Unternehmenskultur wichtig sei. Diese sollte daher so früh wie möglich definiert und in den Recruiting-Prozess integriert werden.

Neben der Unternehmenskultur braucht es auch eine Personalentwicklung. Die spezifische und systematische Weiterentwicklung der Mitarbeitenden erhöht nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit und den Wissensvorsprung, sie unterstützt zudem strategische Unternehmensziele. Auch stärkt sie die Bindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Von Potenzialanalysen zu Entwicklungsgesprächen und Leistungsbewertungen – die Mitarbeitenden schätzen es, in den Mittelpunkt gestellt zu werden. Die Prozesse sollten standardisiert und fair sein, sodass jede / jeder – unabhängig von Teamzugehörigkeit oder Führungskraft – die gleichen Möglichkeiten erhält.

Für die Etablierung einer Personalentwicklung sollte das HR-Team gut aufgestellt sein. In einem Scale-up macht dieses gut fünf bis sieben Prozent der Belegschaft aus. Wird ein besonders starkes Wachstum angestrebt, ist ein höherer Prozentsatz empfehlenswert.

3. HR-Abteilung: Expert:innenteams entwickeln

Die Personalabteilung entwickelt sich, die Unternehmenskultur ist definiert und die Belegschaft bildet sich nach Ihren Wünschen und Möglichkeiten weiter? Dann sind die ersten wichtigen Schritte getan. Mit dem weiteren Wachstum des Unternehmens wird allerdings die Komplexität der verschiedenen HR-Funktionen immer größer. Um neue Dynamiken und Spezialisierungen zu schaffen, braucht es Expert:innenteams.

Bei uns besteht die Personalabteilung zum Beispiel aus drei Bereichen: Talent Acquisition, People Experience und People Expertise. Neue Talente zu begeistern und zu rekrutieren, ist Aufgabe der Mitarbeitenden des Bereichs Talent Acquisition. Der Bereich People Experience kümmert sich darum, dass diese neuen Talente bestmöglich in den Unternehmensalltag starten und unsere Unternehmenskultur sowie Arbeitsweisen ganzheitlich verinnerlichen. Ein weiterer Fokus dieser Abteilung liegt zudem auf operationellen Aufgaben wie Payroll und Legal sowie auf Engagement und Retention – beginnend beim Onboarding-Prozess bis hin zu internen Events.

Im Bereich People Expertise sind die Mitarbeitenden dafür zuständig, Standards und Best Practices zu etablieren. Mit dieser Aufteilung sind die Verantwortlichkeiten klar und nach Expertise verteilt – bei gleichbleibend enger Zusammenarbeit.

Das passende Know-how in den einzelnen Expert:innenteams entwickelt sich natürlich nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern sollte von Ihnen auch von außerhalb bezogen werden. Daher lohnt es sich, auch Mitarbeitende aus größeren Unternehmen einzustellen – denn diese wissen bereits, was es bedeutet, in einer großen Personalabteilung zu arbeiten.

4. Internationalisierung des HR-Teams beginnen

Im heimischen Markt hat man es geschafft – jetzt sollen die wirtschaftlichen Aktivitäten international ausgedehnt werden. Damit beginnt auch der Ausbau des internationalen HR-Teams. Dieser kann zunächst am Hauptstandort stattfinden, indem eine Fachkraft eingestellt wird, die die Koordination für die verschiedenen Länder und dort ansässige Dienstleister übernimmt. Sobald allerdings mehr als 10 Mitarbeitende an dem Standort im neuen Markt beschäftigt sind, sollte auch eine Personalfachkraft vor Ort sein. Beginnt auch dieser Standort stark zu wachsen, sollte das neue HR-Team nach dem gleichen Prozess aufgebaut werden wie der des Kernteams.

Diese vier Schritte dienen als Orientierung – mit ihnen ist es uns gelungen, eine erfolgreiche HR-Abteilung von Grund auf aufzubauen. Natürlich gibt es keine Anleitung, die bei jedem Unternehmen gleich gut funktioniert. Allerdings lassen sich mit diesen Schritten einige Wachstumsschmerzen umgehen.

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Als eine Mitarbeitende der ersten Stunde leitet Sarah Ben Allel seit 2017 das HR-Team bei Qonto. In ihrer Rolle als VP People stellt sie sicher, dass HR-Themen stets im Mittelpunkt der Wachstumsstrategie stehen. So hat sie Qonto erfolgreich bei der Skalierung von 40 auf mittlerweile 700 Qontoers begleitet. Begonnen hat Sarah ihre Karriere bei großen Marken wie L’Oréal und Nestlé. Foto: © Qonto

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