Damit die Probezeit nicht ein kurzes Intermezzo bleibt: Katrin Luzar, Monster Deutschland, schildert Schritt für Schritt das erfolgreiche Onboarding neuer Kräfte.
Das Netz ist voll mit Tipps für Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmer, wie sie die ersten Monate im neuen Job meistern und welche Fehler unbedingt vermieden werden müssen. Aber was gilt eigentlich für Unternehmen? Hier wird Probezeit auch gerne mal zu: alleine lassen, überfordern, vergraulen. Zeit, dass Unternehmen lernen, wie sie neues Personal halten, anstatt es gleich wieder zu verlieren. Katrin Luzar beschreibt, wie das gelingt.
Unternehmen sollten den Start von neuem Personal ernst nehmen
„Himmel hilf, nur nicht gleich wieder gekündigt werden!“ – so oder so ähnlich lautet das Klischee der Probezeit. Doch es geht eben nicht nur um die Zufriedenheit der Unternehmen mit den neuen Angestellten, sondern auch darum, ob diese mit ihrem neuen Job zufrieden sind. Aber ob nun Berufseinsteigerin / Berufseinsteiger oder erfahrene Führungskraft: Die ersten Tage im neuen Job sind eine echte Herausforderung. Kaum jemand nimmt das auf die leichte Schulter.
Zumindest auf der Unternehmensseite scheint die Bemühung um neue Teammitglieder nach dem Recruiting-Prozess häufig aufzuhören. Viele Branchen wie etwa die IT klagen weiter über einen Fachkräftemangel – und dennoch, das bestätigen auch einige Studien, geht man vielerorts mit dem frisch gewonnenen Personal nicht besonders aufmerksam um. Da wird über den Start im neuen Job berichtet, dass Verwirrung herrscht, man vergessen wurde, niemand so wirklich zuständig war – oder die zuständige Person im Urlaub. Damit entsteht natürlich kein besonders guter erster Eindruck von der neuen Arbeitsstelle.
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Dabei kann es so einfach sein! Unternehmen sollten den Start von neuem Personal mindestens genau so ernst nehmen wie die neuen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter. Denn Probezeit ist, entgegen des Klischees, keine Einbahnstraße. Für einen guten ersten Eindruck und ein nachhaltiges Recruiting, sollten Unternehmen zwingend ein gutes Onboarding auf dem Schirm haben. Dazu gehören verschiedene Phasen, aber auch ein Erwartungsmanagement und die Rolle des Teams beziehungsweise der Vorgesetzten.
Für ein gutes Onboarding gibt es keine zweite Chance
Zentraler Baustein eines gelungenen Einstands im Unternehmen ist ein gut durchdachter Onboarding-Prozess. So ein Prozess sollte, unabhängig von der Größe des Unternehmens, für alle Abteilungen Gültigkeit haben, dabei aber auf den jeweiligen Fachbereich individuell angepasst werden. Ein gutes Onboarding beginnt dabei nicht erst am ersten Arbeitstag der neuen Kräfte, sondern bereits nach Vertragsunterzeichnung. Nach dieser Vorbereitung folgt eine Phase der Orientierung, Schritt drei ist die Integration.
Gute Vorbereitung ist das A und O
In der Vorbereitungsphase übernimmt HR eine ganz zentrale Rolle. Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon vor ihrem ersten Tag im neuen Job mit allen wichtigen Informationen versorgt werden – sowohl über das Gesamtunternehmen (zum Beispiel das Leitbild, Unternehmensbroschüren, Handbuch, etc.), als auch über administrative Details (Arbeitszeiten, flexible Arbeitszeit, Zeiterfassung, etc.), den zukünftigen Arbeitsbereich, die angebotenen Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung, etwaige Benefits oder Details über den Standort. HR sollte für Rückfragen erreichbar sein und Ansprechpartner nennen, die auf dem kurzen Dienstweg weiterhelfen können.
Außerdem müssen jetzt alle offenen Fragen geklärt werden: Welche Informationen fehlen, damit der Arbeitsplatz optimal vorbereitet werden kann? Elementar sind alle wichtigen Informationen zur IT: Besonders unter den aktuellen Umständen muss geklärt sein, wann und wo IT übergeben wird und wie der IT-Support erreichbar ist. Arbeitsmittel wie Telefon und Laptop müssen organisiert und eine Übersicht über alle Hard- und Software-Tools mit entsprechenden Zugangsdaten bereitgestellt werden.
Falls noch nicht geschehen, muss außerdem das gesamte Team informiert werden. Es empfiehlt sich, eine/einen Patin / Paten oder Mentor / Mentorin zu benennen, die erster und dauerhafter Kontaktpunkt sind.
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Orientierung: Zurechtfinden und Lage sondieren
Mit dem ersten Arbeitstag startet dann die Orientierungsphase, die sich ganz grob über die ersten drei Monate erstreckt. Während dieser Zeit werden die neue Mitarbeitenden in die neuen Rolle und Aufgaben eingeführt, indem sie die Menschen, Aufgaben, Strukturen sowie Organisation und Abläufe kennenlernen. Zentrale Bausteine sind dabei klar strukturierte erste Tage im neuen Job und das Beschnuppern des neuen Teams und Vorgesetzten.
Am ersten Tag sollte das neue Teammitglied begrüßt und erst einmal startbereit gemacht werden. Dazu kann unter anderem gehören: Führung durch die Räumlichkeiten, Kennenlernen des Arbeitsplatzes, Übergabe von Schlüsseln, IT und Passwörtern. Außerdem sollte das Team sich kennenlernen, ein erstes Gespräch mit der Vorgesetzten stattfinden und die Patin / der Pate oder Mentor / Mentorin vorgestellt werden.
Die folgenden Wochen dienen der weiteren Orientierung. Wo finde ich was? Welcher Prozess läuft wie ab? Welche Tools setze ich für was ein? Welche externen Kontakte muss ich kennen? Es ist Teil der Einarbeitung, dass neues Personal Zeit hat, sich diese und andere Fragen selbst zu erarbeiten. Dabei können auch Tools helfen: Ein Einarbeitungsplan, der in Excel oder einem Projektmanagement-Tool wie Trello für mehrere Wochen vorgeplant ist, gibt allen Seiten Sicherheit und einen klaren Rahmen vor. Teil des Plans sollten Feedbackgespräche beziehungsweise dezidierter Raum für Nachfragen sein, damit sich die neuen Kräfte nicht alleingelassen fühlen.
Dazu gehören auch regelmäßige Gespräche mit den Vorgesetzten über gegenseitige Erwartungen und spätere Zielvorgaben. Regelmäßiges Feedback ist ganz entscheidend für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess. Zu festgelegten Terminen wird sich zusammengesetzt: Zum Beispiel zwei Wochen nach dem Start, dann nach einem Monat und dann im Rhythmus von vier Wochen. In diesen Terminen wird besprochen, wie es läuft, wie gut man im Team angekommen und integriert ist, ob die neue Rolle und die Aufgaben klar sind, und so weiter. Offene Fragen können gemeinsam geklärt und Entwicklungsperspektiven und Zielvorgaben besprochen werden. Unternehmen sollten diese Gelegenheit beim Schopf packen und sich außerdem unbedingt Feedback über die Effektivität des Onboarding-Prozesses holen.
Integration: Mit dem Team zusammenwachsen
Nach ein paar Wochen hat sich eine erste Routine eingestellt. Jetzt folgt die Integrationsphase, die bis zum Ende des ersten halben Jahres oder sogar bis zum Ende der ersten zwölf Monate dauert. Es werden die Weichen für eine langfristige Zusammenarbeit gestellt: Neue Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter werden immer stärker ins Unternehmen integriert, Verantwortlichkeiten ausgebaut, die Rolle klarer umrissen und Aufgabengebiete nachgeschärft. Das Unternehmen sollte auch in dieser Zeit weiter auf Unterstützung setzen, etwa durch Einführungsveranstaltungen, Workshops oder Informationstage für neues Personal. Aber auch die individuellen Feedbackgespräche und das Mentoring-Programm lohnen sich fortzuführen.
Die Integrationsphase steht ganz unter dem Stern der Wissensvermittlung und dem Teambuilding. Ob nun Networking bei internen oder externen Events, die Mitarbeit in Arbeitsgruppen und besonderen Projekten oder die Einführung in die Ziele und die Strategie des Unternehmens: Durch die aktive Einbindung wird das Zugehörigkeitsgefühl neuer Teammitglieder gestärkt. Das gilt auch für alle Spielarten des Teambuildings, die für das Wohlfühlen im neuen Job extrem wichtig sind. Ob gemeinsame Drinks zum Feierabend, ein regelmäßiges Team-Frühstück oder Ausflüge – erlaubt ist, was gefällt und die Menschen im Team zusammenbringt.
Sonderfall remote: Digital durch die ersten Monate
Spätestens die Corona-Pandemie hat dafür gesorgt, dass sich auch im Recruiting und Onboarding vieles – wenn nicht alles – ins Digitale verlagert hat. Unternehmen dürfen nicht den Fehler machen, ein virtuelles Onboarding zu unterschätzen. Im Gegenteil: Digital ist oft noch eine Ecke mehr Fingerspitzengefühl gefragt als analog. Unternehmen müssen sich bewusst machen, dass ein digitales Onboarding oft mehr Zeit braucht – ein Faktor, der bei der Planung unbedingt berücksichtigt werden muss! HR, aber auch das neue Teammitglied, sollte beispielsweise auf Video-Calls statt Emails setzen. Gespräche müssen sehr regelmäßig stattfinden und statt Dinge sozusagen am lebenden Objekt zu zeigen, müssen kreative Lösungen per Screen-Sharing oder über digitale Whiteboards her.
Aber auch remote darf die soziale Komponente nicht zu kurz kommen: Fehlt die emotionale, menschliche Bindung zum Team und zum Unternehmen, ist egal wie gut neues Personal fachlich eingearbeitet wird. Eine Mittagspause oder ein Kaffee am Nachmittag per Videotelefonat sind das Mindeste, um Nähe aufzubauen.
Einbahnstraße adé: Der Anfang ist eine Testlauf für beide Seiten
Die Probezeit ist für das Unternehmen und die neuen Kräfte eine intensive Zeit. Hier werden die Weichen gestellt: Bleibt es bei einem kurzem Intermezzo oder ist es der Beginn einer langfristigen Zusammenarbeit? Anstatt also planlos zu starten oder einem neuen Teammitglied Druck zu machen, sollten Unternehmen auf Struktur, engmaschige Betreuung und echtes Commitment setzen, um klar zu signalisieren, dass neue Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter herzlich willkommen sind. Einander unter bestmöglichen Voraussetzungen zu beschnuppern und die Lage zu sondieren ist elementar, um am Ende über Gehen oder Bleiben entscheiden zu können – für beide Seiten.
Dr. Katrin Luzar kam Anfang 2011 zu Monster und verantwortet aktuell als Senior Director Marketing die Themenbereiche Marketing- und Markenstrategie DACH und Schweden sowie Public Relations und das Content Management. Auf europäischer Ebene leitet sie den Bereich der Consumer Communications und hat dabei den Perfect Fit für die Jobsuchenden im Fokus.
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