Büroflächen – HR-ready oder nicht?

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HR wird immer häufiger in die Suche nach neuen Büroflächen einbezogen, sagt Marcel Sedlák, CEO von HB Reavis Germany. Hier kommen Tipps, worauf Personalerinnen & Personaler achten sollten.

Wenn ein Unternehmen in der Vergangenheit neue Büroflächen gesucht hat, dann waren meist die Finanzvorstände die ersten Ansprechpartner: Es ging vorrangig um die Kosten. Wenn Unternehmen heute neue Büroflächen suchen, dann sind immer häufiger von Anfang an auch die HR-Abteilungen gefragt: Werden sich die Mitarbeiter hier auch wirklich wohlfühlen? Drei wichtige Gründe, warum HR zu Recht immer häufiger in die Bürosuche und die Anmietungsgespräche involviert wird.

Grund Nummer eins: Büros ziehen neue Teammitglieder an — oder stoßen sie ab

StepStone hat es schon vor vielen Jahren ermittelt: Für 83 Prozent der Bewerber wird ein Unternehmen durch ein ansprechendes Büro interessant. Mit dem anhaltenden War for Talents wird das Office als Attraktivitätsfaktor dabei immer wichtiger. Natürlich ist die Büroqualität dabei nur ein HR-Faktor von vielen. Aber im Kanon der jeweiligen Faktoren muss eben alles stimmig sein.

Tipp an HR:

Denken Sie zunächst an die Lagequalität. Wie gut ist das potenzielle Büro erreichbar? Bewerberinnen und Bewerber, die einen zu langen oder umständlichen Weg zur Arbeit haben, kommen mit einer anderen Grundstimmung an als jemand, der hierfür weniger Zeit und Mühe aufwenden muss. Auch die städtische Umgebung kann eine wichtige Rolle spielen.

Zweiter Tipp:

Prüfen Sie, ob ein flexibler Bürogrundriss möglich ist oder ob aus irgendwelchen Gründen vielleicht nur klassische Einzel- oder Doppelbüros sinnvoll sind. Durch offene und anpassbare Bürolandschaften können Bewerberinnen und Bewerber schon auf dem Weg zum Meetingraum einen schnellen ersten Eindruck von ihren potenziellen künftigen Kolleginnen und Kollegen bekommen. Dabei wird auch sofort transparent, welchen Stellenwert beispielsweise Vielfalt im Unternehmen einnimmt.

Denn ob Alters- und Geschlechterverhältnis, Ethnizität und Herkunft: Jeder zweite Mensch ist davon überzeugt, dass Diversität im Team implizit nicht nur für Toleranz und Offenheit steht, sondern auch eine größere Vielfalt an Kompetenzen bedeutet, wodurch die Zusammenarbeit erfolgreicher wird.

Dritter Tipp:

Beraten Sie sich vor einem geplanten Umzug oder einer Verbesserung des Büros mit einem Workspace Advisor, bevor Sie sich mit Architekten und Raumplanern zusammensetzen. Wenn Sie die Firmen-DNA zuerst als klare Anforderung in das Konzept übertragen, wird es für beide Seiten – Firma und Innenarchitekt – einfacher und produktiver sein, ein neues Bürokonzept zu erstellen.

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Grund Nummer zwei: Büros können die Personalbindung verstärken

Neben der Gewinnung neuer Kolleginnen und Kollegen gilt es natürlich, die bestehenden Talente zu halten und weiterhin an das Unternehmen zu binden. Dies ergibt sich fast von selbst, wenn HR in die Wahl neuer Bürolandschaften eingebunden wird. Denn vor der Entscheidung für eine Fläche steht immer die Überlegung: Wie viel Platz brauchen wir künftig überhaupt? Dabei geht es um Fragen wie die Homeoffice-Quote, aber auch die Klärung, wie viele Menschen in welchem Bereich einen festen oder flexiblen Arbeitsplatz brauchen und warum. Welche Teams sitzen zusammen? Welche Abteilungen brauchen die räumliche Nähe zueinander, damit die Kommunikation funktioniert?

All dies zu erheben, gelingt nur durch einen intensiven Dialog. Und in diesem werden die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der unterschiedlichen Kollegen deutlich: Man erfährt dabei erstaunlich viel über die Probleme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von denen die Teamleader oft noch gar nichts gehört haben. Sind sie beispielsweise mit dem Mentorenprogramm zufrieden oder nicht? Hat das räumliche Gründe – sitzen Mentor und Mentee abgeschottet voneinander in getrennten Bereichen? Über welche Stellschrauben kann der Wunsch unterstützt werden, wieder häufiger vor Ort ins Büro zu kommen und nicht im Homeoffice zu bleiben?

Tipp für Personalerinnen & Personaler: Bestehen Sie auf mehr Social Areas!

Gemeint sind Flächen für Bällebäder, Hängematten, den Yogaraum, Kletterwände, Bibliothek, eine offene Küche oder ein eigenes Café, das individuell gebrandet, aber von externen Profis betrieben wird. Wir beobachten, dass derartige Flächen heutzutage deutlich mehr Raum einnehmen müssen als früher. Denn hier findet Kommunikation statt, hier entsteht ein Teil der Unternehmenskultur.

Dort liegen die Gründe, warum die Menschen überhaupt gerne weiterhin ins Büro kommen — und nicht doch lieber permanent im Homeoffice bleiben. Die Bedeutung von Bällebad, Hängematte und Co. ist übrigens längst nicht mehr an bestimmte Branchen oder das Alter einer Firma gebunden: Es gibt heute gestandene Unternehmensberater, die hierbei innovativer sind als hippe Start-ups — und zwar ohne aufgesetzt zu sein.

Aber erfüllen die Social Areas auch ihren Zweck? Einer Umfrage aus Großbritannien zufolge werden Sportmöglichkeiten von 22 Prozent der Menschen täglich (!) genutzt. Hinzu kommen die Menschen, die es vielleicht nur jeden zweiten oder dritten Tag zum Sport schaffen. Auch informelle Break-out-Zonen zum Entspannen und für die kurze Entschleunigung werden fast genauso häufig täglich genutzt.

Grund Nummer drei: Gesundheit und Produktivität erhöhen

Wenn HR frühzeitig in die Bürowahl involviert ist, wird sehr wahrscheinlich noch mehr auf die Gesundheitsförderung jeder / jedes Einzelnen durch die Immobilie geachtet.

Tipp an die Personalerinnen & Personaler:

Potenzielle Büros daraufhin priorisieren, ob diese das Fahrrad als Mobilitätsschwerpunkt vorsehen – inklusive Fahrradgarage, Duschen und Umkleiden. Außerdem die Büroraumgestaltung dahin lenken, dass bewegungsförderndes Active Design vorgesehen wird. Ein Beispiel sind attraktiv gestaltete Treppen, die zugleich Kommunikationsmöglichkeiten bieten, etwa durch klug platzierte Sitzecken. Denn wenn die Kollegen weniger mit dem Lift fahren und mehr laufen, ist das gut für Fitness und Wohlbefinden.

Personaler können außerdem auf sensorgesteuerte Luftqualität inklusive CO2-Steuerung und Aerosolmessung drängen. Moderne Immobilien bringen hier die Voraussetzungen üblicherweise mit – aber nicht jeder Eigentümer / Vermieter ist offen dafür. Schließlich kostet Sensorik auf den letzten Metern nochmal Geld. Hier sollte HR für die Kolleginnen und Kollegen kämpfen.

Ebenfalls auf die Checkliste gehören die Fragen, ob die Immobilie ausreichend große Fenster für eine optimale Tageslichtversorgung mitbringt und ob sie begrünte Wände (innen und/oder außen) für ein besseres natürliches Mikroklima aufweist. Oder ob deren Einbau zumindest nachträglich noch möglich ist. Einer britischen Studie zufolge steigern natürliches Sonnenlicht und Grünpflanzen am Arbeitsplatz das Wohlbefinden der Menschen um 15 Prozent. Man wird nachweislich produktiver und kreativer, letzteres ebenfalls um 15 Prozent.

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Marcel Sedlák ist seit 2017 Geschäftsführer der HB Reavis Germany GmbH. Er ist verantwortlich für die Umsetzung des Geschäftsmodels der HB Reavis Gruppe auf dem deutschen Markt. Ziel ist es, Vorreiter auf dem Gebiet moderner Büro- und Arbeitsplatzlösungen zu werden. Marcel Sedlák hat einen Master in Rechtswissenschaften von der Comenius Universität in Bratislava und einen Executive MBA der Wirtschaftsuniversität Wien / Carlson School of Management / University of Minnesota.

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