Arbeiten ohne Präsenzbüro? Wie funktioniert das?

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Wie geht ein Unternehmen vor, das keine Präsenzbüros mehr hat? Mehr erfahren Sie von Rosie Cogill, General Managerin von mmhmm für EMEA.

Die Welt befand sich nun über ein Jahr im Homeoffice. Eine Zeit, in der wir alle die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, überdenken konnten. Und das hat uns dringend benötigte Veränderungen, technologische Fortschritte und einen großen Vorwärtsschritt in der Digitalisierung gebracht. Aber auch die Frage, wie es künftig mit dem Arbeitsplatz weitergehen soll – werden wir zurück ins Büro gehen oder weiterhin von zu Hause arbeiten? Welcher Weg ist in unserer agilen und selbstbestimmten Welt zeitgemäß und wie sieht die Arbeitswelt der Zukunft aus?

Verteiltes Arbeiten ist die neue Normalität

Eines hat die Homeoffice-Zeit gezeigt: Produktives Arbeiten und Teamgefühl sind auch ortsunabhängig möglich. Inzwischen gibt es zudem zahlreiche Tools und Strukturen, die es Beschäftigten erlauben, von überall auf der Welt ihren Beruf auszuüben.

Deshalb hat sich unser Gründer und CEO Phil Libin kurzerhand dazu entschlossen, physische Büros gänzlich abzuschaffen – und das bereits vor dem Beginn der Pandemie. Stattdessen arbeiten wir von überall auf dem Globus verteilt. Das bringt viele Vorteile mit sich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht mehr darauf angewiesen, am Unternehmensstandort zu wohnen und ersparen sich das tägliche Pendeln oder die hohen Mieten in den Großstädten.

Auch die Auswahl an Talenten, auf die wir zugreifen können, ist nicht mehr geografisch eingeschränkt. Das gibt uns die Freiheit, mit vielversprechenden Bewerberinnen / Bewerbern auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Ganz nach unserem Motto: „Arbeite dort, wo du den besten Job hast, und lebe dort, wo du das beste Leben hast“, habe ich Kolleginnen und Kollegen aus Deutschland, den USA und Tokio, und arbeite selbst im Vereinigten Königreich.

Die Multi-Milliarden-Dollar Transformation als Chance

Das räumlich verteilte Arbeiten wird vor allem durch den raketenhaften Aufstieg der Anbieter von Videokonferenzlösungen ermöglicht. “Video” befindet sich derzeit in einer Multi-Milliarden-Dollar-Umstrukturierung, die stark an den Dotcom-Boom in den 90er-Jahren erinnert. Die Pandemie hat diese Transformation verstärkt. Die neuen technischen Möglichkeiten geben uns erstmals die Chance, die Art und Weise, wie wir in Zukunft arbeiten und kommunizieren möchten, grundlegend zu überdenken und neu zu gestalten. Die nächste Generation von Video-Tools und -Lösungen verleiht uns außerdem einmalige Kommunikationssuperkräfte, mit denen wir die Welt fortan menschlicher, produktiver und fairer gestalten können.

Zudem eröffnet der anhaltende Video-Boom unzählige weitere Möglichkeiten sowohl für Unternehmen als auch für Konsumentinnen / Konsumenten. So müssen wir beispielsweise nicht mehr bei jeder Erkältung persönlich in die Arztpraxis, sondern können Vorgespräche bequem von zu Hause erledigen. So sparen wir uns viel Zeit und Aufwand. Mir persönlich gab die neue Arbeitsweise die Möglichkeit, meinen Alltag und mein Arbeitsleben individuell zu gestalten. Als erwerbstätige Mutter ist das für mich ein großer Vorteil gegenüber der Präsenzarbeit. Immerhin erhalte ich dadurch die Möglichkeit, meine Zeit so zu organisieren, wie es sowohl für meinen Job als auch für mein Familien- und Privatleben am besten ist.

Tschüss persönliche Meetings?

Natürlich bedeutet die Umstellung auf ein verteiltes Team nicht, dass Unternehmen persönliche Treffen oder Meetings gänzlich abschaffen sollten. Ganz im Gegenteil: Sie haben ihre ganz eigenen Vorteile, nur können sie deutlich effizienter gestaltet werden. Anstatt gemeinsam durch Präsentationsfolien zu gehen, die sich jede(-r) eigenständig auf dem Bildschirm ansehen kann, werden persönliche Meetings für produktive Diskussionen auf der Grundlage von asynchronen Updates genutzt.

Diese Unterlagen erhalten die Teilnehmenden vorab, damit sie genug Zeit für die Vorbereitung auf die Diskussion haben. Für soziale Kontakte und Networking, beispielsweise bei einem gemeinsamen Abendessen, ist der Kontakt von Angesicht zu Angesicht ebenfalls unschlagbar. Phils passendes Motto hierfür lautet: „Tue das, was besser persönlich funktioniert, persönlich und das, was besser per Video funktioniert, per Video.“

Kommunikationswege anpassen

Um erfolgreich als verteilt agierendes Team zusammenzuarbeiten, ist es vor allem wichtig, die Kommunikationswege und -strategien anzupassen und zu optimieren. Wenn Teams in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten und verschiedene Aufgaben bewältigen, können virtuelle Treffen nur schwer zeitgleich stattfinden. Daher haben wir Live-Meetings gänzlich durch aufgezeichnete Videos und Präsentationen ersetzt. So kann sich jede(-r) diese in seinem eigenen Timing und der individuellen Arbeitszeit ansehen und To Dos zu den individuell am besten passenden Zeiten bearbeiten.

Fazit: Chancen nutzen – Flexibilität und Individualität bewahren

Das letzte Jahr hat uns gezwungen, die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, neu zu bewerten. Das hat dringend benötigte Veränderungen in unser Leben gebracht. Vor allem im Bezug auf die fortschreitende Digitalisierung. Denn das Video hat im letzten Jahr Einzug in unser aller Leben gehalten und ermöglicht uns fortan so zu arbeiten, wie es für uns selbst am besten ist. Deswegen wird die Arbeit von morgen von weltweit verteilt arbeitenden Teams geprägt sein. Durch diese gewinnen wir mehr Flexibilität, um unseren Alltag so zu gestalten, wie es uns am besten passt und dadurch die beste Version unserer selbst zu sein. Eine unglaubliche Chance.

Der technologische Grundstein für ein verteiltes Arbeiten in der Zukunft ist gelegt. Nun sollten wir diese einmalige Chance auch nutzen.

Rosie Cogill ist General Manager für EMEA bei mmhmm. Sie arbeitet seit mehr als neun Jahren mit dem erfolgreichen Gründer, Phil Libin, zusammen, unter anderem bei All Turtles. Die Video-App mmhmm bietet zahlreiche Funktionen, die Videocalls besser und spaßiger werden lassen.

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