7 Tipps: Den passenden Virtual Workspace finden

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Was es bei der Wahl eines Virtual Workspaces zu beachten gilt, hat Thomas Schäfer, Co-Founder von HyHyve, für Sie zusammengestellt.

Mit dem Aufkommen der Corona-Pandemie hat sich der Arbeitsplatz zunehmend digitalisiert. Homeoffice, Remote Work oder auch hybride Arbeitsformen fordern die Mitarbeiter dazu heraus, persönliche und geschäftliche Beziehungen nun mehr auf der virtuellen Ebene zu pflegen. Virtual Workspaces haben deshalb an Beliebtheit hinzugewonnen und bieten einen virtuellen Raum, der die bekannte Büroatmosphäre ins Digitale überträgt. Doch die Zahl der Anbieter für solche Plattformen von Virtual Workspaces ist groß und deren Angebote fallen unterschiedlich aus. Was es also bei der Wahl eines Virtual Workspaces zu beachten gilt, haben wir daher einmal für Sie zusammengefasst.

Die Qual der Wahl beim Virtual Workspace

Mithilfe dieser 7 Praxistipps geben wir Ihnen die wichtigsten Aspekte mit an die Hand, die Ihnen die Recherche und die Auswahl eines virtuellen Büros für Ihre Mitarbeiter erleichtern wird.

Tipp 1: Die Plattform muss Datenschutz konform sein.

Der Markt für Virtual Workspaces ist seit Beginn der Coronakrise stark gewachsen. Es sind viele Plattformen für Virtual Workspaces hinzugekommen, doch einige von diesen verarbeiten die Daten nicht gemäß der DSGVO der EU. Daher sollten Sie mit dem Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens bei Suche nach einem Virtual Workspace stets Rücksprache halten und ggf. mit dem Support des Anbieters bei Unklarheiten Kontakt aufnehmen.

Tipp 2: Das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte stimmen.

Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Plattformen auf dem Markt. Bei der Wahl des Tools ist es vor allem wichtig, zu wissen, welche Anforderungen der Anbieter erfüllen muss. Passen die virtuellen Räume vom Design her zu Ihrem Unternehmen? Welche Features sind in die Plattform zur Förderung der Interaktion Ihrer Mitarbeiter bereits integriert? Gibt es die Möglichkeit und den Support, spezielle Features einzubinden, wie etwa eine Push-Benachrichtigung mit den wichtigsten Informationen für Neuankömmlinge im Raum? Diese und andere Fragen sollten Sie sich bei Suche stellen, um das beste Angebot zu finden.

Tipp 3: Der Virtual Workspace sollte benutzerfreundlich gestaltet sein.

Bei der Integration eines neuen Tools ist es wichtig, dass die Mitarbeiter dieses schnell verstehen und verwenden können. Daher sollte das Tool vom Design her nicht zu überladen sein, ein einfaches Onboarding besitzen und der Zugriff auf den Raum unkompliziert zum Beispiel mit der Email-Adresse erfolgen können.

Tipp 4: Die Plattform sollte mit den verwendeten Geräten und Browsern kompatibel sein.

Grundsätzlich sollte die Plattform mit allen gängigen Browsern und Geräten kompatibel sein, um die Eintrittsschwelle für Nutzer möglichst gering zu halten. Nichtsdestotrotz sollte vor der Nutzung der Plattform vorab sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter ein Gerät sowie einen Internetbrowser nutzen, die beide möglichst aktuell sind, um störungsfreien Zugriff auf den Virtual Workspace zu haben.

Tipp 5: Die Integration von Features für Team- und Projektarbeiten sollte möglich sein.

Je nach Arbeitsweise verwenden Mitarbeiter weitere Tools, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Neben den Möglichkeiten der Kommunikation per Chat und Video sollten zum Beispiel der integrierte Zugriff auf eine Cloud oder ein virtuelles Whiteboard zusätzlich und auf Wunsch hin in der Plattform Platz finden können. Dazu ist es entscheidend, dass der virtuelle Raum individualisiert werden kann und der Customersupport schnell auf Anfragen reagiert.

Tipp 6: Die persönliche Gestaltung des eigenen Büros ist wichtig.

Je nach Plattform ist es möglich, mithilfe von Designern sein virtuelles Wunschbüro zu entwerfen, aus Vorlagen eine auszuwählen und diese zu modifizieren, oder ein eigenes Design hochzuladen, das jedoch nach den Vorgaben der Plattform gestaltet werden muss. Auch ein virtuelles Office sollte wie im klassischen Büro eine angenehme Arbeitsatmosphäre bieten, die die Identifikation mit dem Unternehmen steigert, aber auch kreativer Arbeit einen Raum gibt.

Tipp 7: Ein guter Support sollte im Ernstfall vorhanden sein.

Gerade als Unternehmen kann es bei der geplanten Nutzung einer neuen Plattform am Anfang zu Problemen kommen. Eventuell müssen die Firewall-Settings angepasst werden oder es gibt Design- oder Anpassungswünsche hinsichtlich des virtuellen Raumes. Daher sollte der Support schnell erreichbar sein und flexibel auf Kundenwünsche reagieren können.

Zusammenfassung

Die Suche nach einer geeigneten Plattform fürs Virtual Workspace wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie sich anhand dieser sieben Tipps bereits vor der Recherche ein paar Gedanken machen. Wenn Sie wissen, welche Erwartungen Sie an die Plattform haben und worauf Sie achten müssen, können Sie schnell die verschiedenen Plattformen auf die Tauglichkeit hin überprüfen und eine engere Auswahl treffen, um schließlich das geeignete, virtuelle Büro für sich und Ihr Team zu finden.

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Thomas Schäfer ist Co-Founder von HyHyve, einer Networking- und Interaktionsplattform für Online-Events und Virtual Workspaces, die Menschen wie im echten Leben im virtuellen Raum miteinander interagieren lässt und verbindet. Davor war er als Digitalberater & CDO tätig und hat Unternehmen in Fragen rund um das Thema Digitalisierung & Digitalproduktentwicklung zur Seite gestanden.

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