Büro der Zukunft: Das Wohl der Menschen kommt zuerst

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Unternehmen müssen für die künftige Zusammenarbeit das Büro neu erfinden, erklärt Thomas Kessler, Locatee. Eine digitale Arbeitsplatzstrategie hilft dabei.

Die Frage, wie Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine sichere und regelkonforme Rückkehr ins Büro ermöglichen können, steht aktuell im Fokus der Aufmerksamkeit. Das Recht auf Homeoffice wird debattiert und auch Masken sind auf Fluren und Gängen vielerorts eher Pflicht als Kür geworden. Dennoch bleibt das Büro gerade in der Krise weiterhin ein wichtiger Bezugspunkt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Für Personalfachkräfte bedeutet dies aber eine klare Verschiebung in den Verantwortlichkeiten. Während die klassische Rolle der HR-Manager sich vornehmlich auf die Personalplanung und -entwicklung oder das Recruiting fokussiert, rücken in der aktuellen Lage Aspekte wie Arbeitssicherheit oder Koordinierung flexibler Arbeitsmodelle in den Vordergrund.

Obwohl das Homeoffice im Angesicht der steigenden Infektionszahlen noch immer das Gebot der Stunde ist, muss auch ein Blick auf die künftige Art und Weise der Zusammenarbeit geworfen werden. Denn der Umstand ist für viele eher ein Zwang, als eine freie Entscheidung. Während oftmals schon die langsame Internetverbindung, heimisches Mobiliar oder der grundsätzlich (nicht)-vorhandene Raum die Arbeitsbedingungen erschweren, wird dies durch einen Mangel an persönlichem Austausch weiter beeinträchtigt.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer brauchen nicht nur einen Ort, von welchem sie arbeiten können, sondern auch einen Raum für gemeinsamen Austausch und kollaboratives Arbeiten. Der Mensch ist noch immer ein soziales Wesen und virtuelle Meetings können nur ein vorübergehender Ersatz für Begegnungen im realen Leben sein. Für die künftige Zusammenarbeit muss daher das Büro neu erfunden werden, um zu einem Ort zu werden, an dem die Menschen gerne arbeiten und sich sicher fühlen können. Zudem bleibt das Büro der Ort, an dem sich Unternehmensziele manifestieren und Unternehmenskultur maximal gelebt wird.

Digitale Arbeitsplatzstrategie – Mitarbeiter sicher ins Büro holen

Um dieses neue Büro der Zukunft zu gestalten und die Kultur zu leben, müssen sich die Mitarbeiter nicht nur sicher fühlen, sondern vor allem sicher sein. Doch gerade in großen Bürogebäuden mit hunderten von Mitarbeitern fehlt es oftmals an belastbaren Konzepten für die Erfassung und den Schutz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Einfache geführte Anwesenheitslisten, die die AHA-Grundregeln ergänzen und komplettieren, sind leider schon bei wenigen Mitarbeitern höchst fehleranfällig, ungenau und bieten keinen Einblick in die konkrete Auslastung der Räume. Dabei können softwarebasierte Systeme solide Daten liefern, die Aufschluss über die Nutzung der Büroflächen geben: zuverlässig, langfristig und anonym.

Die Implementation einer digitalen Arbeitsplatzstrategie wird künftig für viele Unternehmen unumgänglich werden. Dies ist allerdings keine singuläre Initiative, sondern ein kontinuierlicher Prozess, welcher einer ständigen Anpassung und Verbesserung unterliegt. Kernstück dieses Prozesses sind digitale Tools, welche Entscheider auf den unterschiedlichsten Ebenen mit den richtigen Daten versorgen, um datengestützt die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ein Teilstück dieser Arbeitsstrategie bilden Lösungen, welche die effizienteste Raumnutzung in Bürogebäuden erfassen und analysieren.

Belegungs- und Standortanalysen auf Echtzeit-Niveau

Mit IoT-gesteuerten Belegungs- und Standortanalysen auf Echtzeit-Niveau haben sich neue Chancen entwickelt, genauere Einblicke in die tatsächliche Raumnutzung sowie bisher verborgene Muster in der tatsächlichen Raumnutzung aufzudecken und Verbesserungen der Raumnutzung zu ermöglichen. Wie kann so eine Datenerhebung aussehen? Workplace-Analytics-Lösungen nutzen beispielsweise das bereits bestehende W-LAN, um Daten anonym in langfristige Nutzungsstatistiken oder Heatmaps auf Echtzeit-Niveau zu übertragen.

Mit der Festlegung von gezielten Normwerten können diese Tools auch Überschreitungen der Belegungssituation melden. Dies führt nicht nur dazu, die Möglichkeiten einer potenziellen Ansteckung zu verringern, sondern auch einen direkten Überblick über die Auslastung zu erhalten. Dies ist besonders spannend für Unternehmen, wenn man sich vor Augen führt, dass die Kosten für die Büroräume nach den Gehältern den größten Ausgabeposten für eine Firma ausmacht. Hier die Kosten entscheidend zu senken, indem man Büroräume entsprechend optimiert, kann ein wichtiger Faktor sein, um die eventuell gedämpfte Wirtschaftlichkeit wieder auf einen positiven Kurs zu heben und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten. Die gesparten Kosten können zudem ein einschlägiges Investment in die Employee Experience ausmachen und die positiven Arbeitserfahrungen am Arbeitsplatz fördern.

HR, IT und Real Estate Management: Ein neues Profil

Im Zentrum all dieser neuen Herausforderungen – inklusive Corona – stehen nun die Corporate Real Estate Manager dieser Welt. Während die Rolle in der Vergangenheit recht klar und simpel von der Belegschaft getrennt war und vornehmlich durch Asset- und Kostenmanagement weniger Beachtung fand, ist die Rolle durch die Pandemie stark gewachsen.

Da sich Büroräume in der Zukunft weniger um den Platz als um den Menschen drehen werden, entwickelt sich die Rolle in eine Art Workplace Strategist, die sowohl Industrietrends, Unternehmensziele und datengestützte KPIs als auch die Bedürfnisse der Kolleginnen und Kollegen im Blick behält. Die Grenzen zwischen verschiedenen Berufsfeldern verschwimmen. Wir können jetzt bereits beobachten, dass einige Funktionen, die traditionell von der IT oder der Personalabteilung wahrgenommen werden, teilweise von Corporate Real Estate Managern ausgeübt werden. Diese Rolle wird sich auf die Befähigung der Menschen konzentrieren, während der physische Arbeitsplatz und IT-Tools eher ein Ressourcenthema wird, dessen Verwaltung von ihnen erwartet wird.

Daher sollten Corporate Real Estate Manager enger an die Arbeitsschritte der IT-Abteilung und den Prozessen der HR-Abteilung angedockt werden. Das größte Hindernis, mit dem Corporate Real Estate Manager derzeit konfrontiert sind, ist die begrenzte Transparenz, die sie über ihre Arbeitsbereiche haben. Keine Daten über die Büronutzung zu haben, kann zu einem Risiko für Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Unternehmen werden. Es ist wie ein Flug im dichten Nebel. Und dieser Nebel ist dank Corona nur noch dichter geworden.

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Thomas Kessler ist Mitgründer und CEO von Locatee, der führenden Workplace Analytics Plattform im Corporate Real Estate Sektor. Gemeinsam mit dem CTO Benedikt Köppel hat er Locatee im Jahr 2014 gegründet. Vor der Firmengründung in verschiedenen Unternehmen gearbeitet, so auch bei der Schweizer Grossbank Credit Suisse. Dort sammelte er erste Erfahrungen mit «Smart Working Environments» und erkannte dabei das ungenutzte Potenzial moderner Arbeitsplatzkonzepte, was zur Unternehmensgründung von Locatee führte.

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